Erste Schritte und Kontoeinrichtung

Belege, Mails und Kundenportal gestalten

Gib Rechnungen, Offerten, deinen Mails an Kunden und dem Kundenportal den Look deiner Firma — mit einer Vorschau, die jede Änderung sofort zeigt.

Wofür ist das?

Auf der Seite Gestaltung legst du fest, wie alles aussieht, was zu deinen Kunden geht: deine Belege, deine Mails an Kunden und das Kundenportal. Logo, Farbe, Schrift und Firmenname gelten überall; dazu kommen je Kanal eine Vorlage und ein paar Einstellungen. Daneben zeigt eine Vorschau sofort, wie eine Rechnung, eine Offerte, eine Mail oder die Portalseite damit aussieht — mit deinem eigenen Absender.

Wann brauche ich das?

Wenn du Zeffio einrichtest und deine Belege nach deiner Firma aussehen sollen — und später, wenn sich dein Logo oder deine Firmenfarbe ändert.

Voraussetzungen

Das Recht, die Einstellungen zu ändern (Inhaber:in oder Administration). Wer es nicht hat, sieht die Seite, kann aber nichts ändern
Für die Vorschau: Firmenname, PLZ und Ort unter Absender & Zahlungsangaben. Ohne Absender entsteht kein Beleg, auch keine Vorschau

Schritt für Schritt

Öffne Einstellungen › Gestaltung. Oder klicke über der Vorschau einer Rechnung oder Offerte auf Gestaltung anpassen — dann führt Zurück zur Rechnung bzw. Zurück zur Offerte wieder dorthin. Links stehen die Einstellungen, rechts die Vorschau. Auf dem Telefon öffnet der Knopf Vorschau unten die Vorschau über den ganzen Bildschirm.
Wähle oben unter Was gestaltest du? den Kanal: Belege, Mail oder Portal. Die Karten unter Gilt für Belege, Mail und Portal (Logo, Farbe und Schrift) wirken überall; darunter stehen nur die Einstellungen des gewählten Kanals, und die Vorschau springt auf denselben Kanal. Umgekehrt geht es auch: wählst du in der Vorschau Mail, zeigt die Seite links die Mail-Einstellungen.
Logo — mit Logo wählen lädst du ein PNG oder JPG hoch, Logo ersetzen und Logo entfernen wirken sofort, ohne Speichern. Das Bild bleibt in Druckqualität. Darunter steht Firmenname neben dem Logo zeigen: schaltest du es aus, steht der Name klein in der Absenderzeile. Ganz verschwinden kann er nicht — als Text muss er auf dem Beleg stehen.
Farbe — nimm eine Farbe Aus deinem Logo, Neutral (Schwarz und Grau, wie ohne Gestaltung) oder eine eigene: mit dem Farbwähler oder als Hex-Wert wie #9D2B5B. Darunter steht der Kontrast der Farbe zu Weiss. Ist sie zu hell für Schrift, nimmt Zeffio für Titel und Total eine dunklere Stufe derselben Farbe und sagt es dir; der Tabellenkopf bekommt eine helle Tönung.
Schrift — Standard (ohne Serifen, wie bisher) oder Serif (mit Serifen, klassisch). Die Schrift gilt für Belege, Mail und Portal. Die Mail nimmt eine ähnliche Schrift, die jedes Mailprogramm anzeigen kann; der QR-Zahlteil bleibt immer in der Standardschrift.
Belege › Vorlage — Klassisch (wie bisher: Briefkopf mit Name und Logo, der Tabellenkopf hell hinterlegt), Modern (ein Farbband oben auf der Seite und ein Tabellenkopf in deiner Farbe) oder Schlicht (nur feine Linien, keine Flächen, eine etwas kleinere Schrift — spart Toner). Mit Für alle Kanäle übernehmen bekommen Mail und Portal dieselbe Vorlage.
Belege › Anordnung — die Position des Logos (links oder rechts) und seine Grösse (klein, mittel oder gross). Ohne Logo gibt es hier nichts zu wählen. Steht ein grosses Logo links, rückt die Adresse deines Kunden darunter — ausser bei einem festen Adressfeld (nächster Schritt).
Belege › Adressfeld — Wie bisher setzt die Adresse deines Kunden unter den Briefkopf. Links im Fenster setzt sie fest an den Platz, an dem ein Kuvert nach DIN 5008 sein Fenster hat; Rechts im Fenster an den Platz des in der Schweiz verbreiteten Fensters rechts. Wähle die Seite, auf der deine Fensterkuverts (C5/6 oder C5) das Fenster haben. Über der Adresse steht dann klein dein Absender in einer Zeile, für die Post. Nummer, Datum und Fälligkeit stehen neben dem Fenster, wie bei DIN 5008; darunter beginnt der Beleg mit seinem Titel. Der Briefkopf endet über dem Fenster: reicht der Platz nicht, wird zuerst ein Logo über dem Fenster kleiner, dann die Schrift des Briefkopfs. Der Firmenname wird nie gekürzt. Weil der Beleg tiefer beginnt, haben neben dem QR-Zahlteil auf der ersten Seite weniger Positionen Platz (etwa vier statt sieben); längere Rechnungen bekommen eine zweite Seite.
Belege › Fusszeile — mit Firmenangaben unten auf jeder Seite stehen deine Angaben klein am unteren Rand jeder Seite. Welche Teile, wählst du einzeln: Adresse, Telefon und Website, Bank und IBAN, MWST-Nr. / USt-IdNr. Es erscheint nur, was unter Absender & Zahlungsangaben steht. Auf der Seite mit dem QR-Zahlteil steht die Fusszeile über dem Zahlteil, nie darauf. Offerten zeigen keine Bankverbindung — eine Offerte ist keine Zahlungsaufforderung.
Mail — wähle eine Vorlage: Klassisch (weisse Karte, feine Linie in deiner Farbe), Modern (Farbband oben, das Logo auf weisser Fläche) oder Schlicht (wie eine persönliche Mail, das Logo klein in der Signatur). Dazu die Position des Logos (links, Mitte, rechts), seine Grösse und die Ecken (Eckig oder Rund). Mit Signatur unter der Mail stehen deine Firmenangaben unter dem Gruss; welche Teile, wählst du einzeln. Fehlt eine Angabe — etwa die Website —, sagt die Zeile es und führt zu den Absenderangaben.
Portal — wähle auch hier eine Vorlage (Klassisch, Modern, Schlicht), die Position des Logos (links oder Mitte) und die Ecken. Mit Kontaktangaben unten im Portal zeigt das Portal deinen Kunden Adresse, Telefon und E-Mail; die E-Mail ist die Adresse, an die Antworten auf deine Mails gehen.
Prüfe die Vorschau. Oben wählst du Rechnung, Offerte, Vertrag, Mail oder Portal und die Kundensprache. Die Vorschau zeigt Musterdaten mit deinem Absender — die Mail so, wie sie beim Kunden ankäme, und die Portalseite so, wie dein Kunde sie öffnet. Hast du noch keine IBAN hinterlegt, rechnet die Rechnung mit einer Muster-IBAN und sagt es dir.
Klicke Speichern. Bis dahin steht neben dem Knopf Nicht gespeichert, und verlässt du die Seite vorher, fragt Zeffio nach. Auf Standard zurücksetzen stellt das Aussehen ohne eigene Gestaltung wieder ein — auch das gilt erst nach Speichern.

Beispiel

Dein Logo ist dunkelrot. Du wählst die Farbe aus deinem Logo, stellst das Logo links und gross und lässt den Firmennamen daneben stehen. Die Vorschau zeigt Titel und Total in Dunkelrot, den Tabellenkopf hellrot hinterlegt. Deine Kuverts haben das Fenster rechts: unter Adressfeld wählst du Rechts im Fenster, und die Adresse deines Kunden rückt an diesen Platz. Unter Mail nimmst du Modern und schaltest die Signatur unter der Mail ein; die Vorschau zeigt das rote Band mit deinem Logo und deine Adresse unter dem Gruss. Du klickst auf Speichern — die nächste Rechnung und die Mail dazu gehen so hinaus.

Was danach passiert

Die Gestaltung gilt für Rechnungen, Gutschriften, Offerten und Vertragsblätter, für Entwürfe sofort. Beim Versand friert ein Beleg sein Aussehen ein, so wie Absender und Empfänger: eine neue Farbe ändert nur, was danach hinausgeht, und ein Beleg, den dein Kunde schon hat, bleibt, wie er ist. Belege, die vor dem 5. Oktober 2026 versendet wurden, sehen weiter aus wie bisher. Vorlage, Schrift, Adressfeld und Fusszeile frieren genauso ein; wer sie nicht wählt, sieht seine Belege unverändert. Die Adresse deines Kunden und der QR-Zahlteil bleiben immer schwarz auf weiss — der Zahlteil ist ein Zahlungsmittel, und der Standard schreibt das so vor. Der Jahresrückblick nimmt Vorlage und Schrift, aber kein Adressfeld und keine Fusszeile — er geht an dich, nicht an einen Kunden. Mails und das Portal frieren nichts ein: die nächste Mail und jeder Portal-Link, den dein Kunde ab jetzt öffnet, zeigen die neue Gestaltung — das PDF darin bleibt, wie es war. Mails an dich selbst (Anmeldung, Team) tragen weiter das Aussehen von Zeffio. Den Hinweis «Erstellt mit Zeffio» unter der Mail und «Bereitgestellt … über Zeffio» im Portal blendest du mit einem bezahlten Plan aus.

Häufige Stolpersteine

Eine Farbe wählen und die Seite verlassen, ohne Speichern zu klicken. Die Vorschau zeigt den Entwurf; gespeichert ist er erst mit dem Knopf.
Erwarten, dass eine bereits versendete Rechnung die neue Farbe bekommt. Die Rechnung bleibt, wie dein Kunde sie bekommen hat — das ist Absicht.
Sich über dunklere Titel wundern, nachdem man eine helle Farbe gewählt hat. Hellgelb auf weissem Papier liest niemand; für Schrift nimmt Zeffio darum eine dunklere Stufe derselben Farbe.
Die Meldung Absender ergänzen in der Vorschau für einen Fehler halten. Ohne Firmenname, PLZ und Ort lässt sich kein Beleg erstellen; der Link führt direkt zu den fehlenden Angaben.
Runde Ecken in Outlook erwarten. Outlook auf dem Computer zeigt sie eckig; alle anderen Mailprogramme zeigen sie rund.
Die Website in der Signatur suchen, ohne sie unter Absender & Zahlungsangaben eingetragen zu haben. Die Signatur zeigt nur, was dort steht.
Die falsche Fensterseite wählen. Hat dein Kuvert das Fenster rechts und du wählst Links im Fenster, ist die Adresse im Fenster nicht zu sehen. Prüfe einmal mit einem gedruckten Blatt und einem Kuvert.
Ein Zeichen wie ☿ in einer Adresse speichern wollen. Die Serifenschrift kann sieben Planetenzeichen nicht drucken; Zeffio nennt das Zeichen und speichert die Adresse ohne es nicht. Eine Adresse, die vor dem 7. Oktober 2026 gespeichert wurde, kann ein solches Zeichen noch tragen: in Serif fehlt es dann auf dem Beleg. Sieh solche Namen nach, bevor du auf Serif wechselst.