Häufige Fragen

Für Freischaffende und kleine Dienstleistungsbetriebe, die Zeit erfassen, Offerten und Rechnungen schreiben und ihre MWST vorbereiten wollen — ohne Buchhaltungsausbildung.

Weniger geeignet ist Zeffio für Handel mit Lagerhaltung und für Lohnbuchhaltung.

Eine Buchhaltung führt Zeffio, wenn du sie unter Einstellungen → Buchhaltung einschaltest. Journal, Bilanz und Erfolgsrechnung liest du in Zeffio; den Abschluss macht deine Treuhand. Wie das geht, steht in der Anleitung Buchhaltung einschalten.

Für ein einfaches Board ja. Wenn du als Dienstleister planen willst, was ansteht, und die Zeit gleich auf die Aufgabe buchen möchtest, hast du beides an einem Ort: ein Kanban-Board je Projekt und eines über alle Projekte, mit Zuständigkeit, Fälligkeit, Schätzung, Kommentaren und Anhängen. Die Karte zeigt, wie viel Zeit schon darauf gebucht ist.

Für grosse Projektpläne nein. Die vier Spalten Offen, In Arbeit, Wartet und Erledigt stehen fest. Eine einfache Zeitleiste zeigt Aufgaben mit Datum, Meilensteine und die Abwesenheiten im Team je Projekt und über alle Projekte. Dort legst du Aufgaben durch Ziehen an und verschiebst sie mit der Maus oder den Pfeiltasten. Ein volles Gantt-Diagramm ist sie nicht: Pfeile zwischen Aufgaben und kritischen Pfad gibt es nicht, und verschiebst du eine Aufgabe, bleiben die anderen, wo sie sind. Die Kapazität je Person und Woche zeigt die Teamübersicht aus Wochenstunden, Abwesenheiten und Schätzungen; eine Planung, die Personen automatisch auf Projekte verteilt, gibt es nicht. Eine Aufgabe kann auf eine andere im selben Projekt warten; erledigen lässt sie sich erst, wenn die andere erledigt ist. Mehr Abhängigkeiten gibt es nicht. Unteraufgaben, Erwähnungen und Benachrichtigungen bei einem Kommentar gibt es ebenfalls nicht, auch keine wiederkehrenden Aufgaben. Bestehende Karten übernimmt der CSV-Import nicht — die legst du auf dem Board neu an.

Wie das Board funktioniert, steht in der Anleitung Aufgaben im Kanban-Board planen, die Zeitleiste in Termine auf der Zeitleiste sehen und planen.

Zeffio ist kostenlos für frühe Nutzer. Wer sich bis zum 1. Januar 2027 registriert, nutzt Zeffio auch nach dem Start der Preise noch 12 Monate kostenlos. Preismodelle folgen; du erfährst sie zuerst und rutschst in keinen Vertrag hinein.

Die Anwendung und die Datenbank werden in der Schweiz betrieben.

Jedes Konto sieht ausschliesslich die eigenen Daten. Wer im Team arbeitet, teilt sie bewusst über eine Organisation — nichts wird stillschweigend geteilt.

Ja. Zeffio erzeugt ein vollständiges Übergabepaket einer Periode: Journal, Stammdaten, Belege und ein Manifest, das beschreibt, was enthalten ist.

Das Format ist herstellerneutral und bewusst nicht an Zeffio gebunden — es ist dieselbe Ausgabe, die du deiner Treuhand gibst.

Deine Aufgaben stehen nicht darin. Die gibt «Meine Daten herunterladen» samt Kommentaren als CSV heraus; die Dateien an Aufgaben sind in keinem der beiden Pakete — die lädst du an der Karte herunter.

Rechnungen mit Schweizer Zahlteil, MWST-Sätze je Position samt Null-Sätzen mit Begründung, Abrechnung nach vereinbartem oder vereinnahmtem Entgelt, Saldosteuersatz sowie eine Periodenübersicht für die ESTV-Abrechnung — als XML-Datei (eCH-0217), die du im ESTV-Portal unter «MWST-Abrechnung pro» hochlädst und selbst einreichst.

Für Deutschland erzeugt Zeffio zusätzlich strukturierte E-Rechnungen: XRechnung als eigene XML-Datei, wahlweise als PDF mit eingebettetem XML, beides nach EN 16931. Empfänger in anderen Ländern können die Datei lesen, sofern sie EN 16931 unterstützen. Die eigenen Formate und Meldewege einzelner Staaten unterstützt Zeffio nicht — dort gibst du die Rechnung selbst ein oder reichst sie auf dem vorgeschriebenen Weg ein.

Grundsätzlich gilt dein eigener Steuersatz. Eine Ausnahme gibt es für elektronisch erbrachte Leistungen — ein Abo, einen Download, einen aufgezeichneten Kurs — an eine Privatperson in einem anderen EU-Land: Dort besteuert das Land der Kundschaft, nicht deines.

Zeffio kann das rechnen. Du schaltest die Regel unter MWST ein, hältst am Kunden fest, dass er eine Privatperson ist, und markierst die betroffene Position. Danach trägt der Beleg den Normalsatz des Kundenlandes, und Zeffio meldet sich, sobald du auf die Umsatzgrenze zuläufst, ab der eine Registrierung fällig wird.

Zwei Grenzen bleiben: Zeffio übermittelt keine Meldung — es bereitet die Zahlen auf, registrieren und melden musst du selbst. Und es kennt je Land nur den Normalsatz; für einen ermässigten Satz sagt es das und lässt dich die Zahl eintragen, statt zu raten.

Ja. Du kannst weitere Personen in deine Organisation einladen und ihnen eine Rolle zuweisen.

Mit der Rolle Buchhaltung ist sie fürs ganze Geld zuständig: die Treuhand schaltet die Buchhaltung selbst ein, bucht von Hand und sperrt Zeiträume, die fertig sind. Den Abschluss macht sie weiterhin selbst.

Wer nur die Zahlen für den Abschluss braucht, kommt oft auch ohne Zugang aus — dafür genügt der Periodenexport.

Ohne weiteres Zutun von send@mail.zeffio.app, im Namen deiner Firma — mit deiner Kontoadresse als Antwortadresse. Die Antwort deines Kunden geht also direkt an dich, nicht an uns.

Auf Wunsch auch mit der Adresse deiner Firma: Hast du unter Einstellungen › E-Mail-Versand eine eigene Absenderadresse verbunden, gehen Rechnungen, Gutschriften, Stornierungen, Mahnungen und Offerten über deinen eigenen Mailanbieter hinaus — per SMTP, etwa bei Infomaniak, Hostpoint, Bluewin oder Gmail, oder mit der Anmeldung bei Microsoft 365 / Outlook.com. Wie das geht, steht in der Anleitung Eigene Absenderadresse verbinden.

Warum nicht einfach deine Adresse ins «Von»? Damit eine Mail zuverlässig ankommt, muss die Domain im «Von» den Versand erlauben (SPF, DKIM, DMARC). Würde Zeffio über seinen eigenen Versanddienst unter deiner Adresse senden, landete die Rechnung bei vielen Empfängern im Spam oder käme gar nicht an. Darum steht deine Adresse nur dort im «Von», wo dein eigener Mailserver sendet.

Über die Zeffio-Adresse sieht dein Kunde deinen Firmennamen als Absender, mit dem Zusatz «via Zeffio». Das gemailte PDF bewahrt Zeffio auf beiden Wegen als Kopie auf, damit du den Versand später belegen kannst.

Ja, über Demo starten auf der Startseite. Du erhältst einen eigenen, kurzlebigen Testbereich — wahlweise mit Beispieldaten oder leer, wenn du den Ablauf mit eigenen, erfundenen Beispieldaten durchspielen möchtest.

Bitte gib dort keine echten Kunden-, Adress- oder Geschäftsdaten ein. Der Testbereich ist zwar von allen anderen getrennt und wird nach 24 Stunden automatisch gelöscht, er bleibt aber eine öffentlich zugängliche Testumgebung — für echte Daten registrierst du besser ein eigenes Konto.

Aus der Demo geht ausserdem bewusst keine E-Mail hinaus.

Zuerst über die Anleitungen in der Hilfe — sie decken die üblichen Abläufe Schritt für Schritt ab.

Kommst du damit nicht weiter, schreib an hallo@zeffio.app. Nenn dabei die Version, die unten in der Navigation der App steht; damit ist sofort klar, welcher Stand gemeint ist.