Rechnung erstellen, prüfen und versenden

Wofür ist das?

Die Rechnung ist der Beleg, der beim Kunden landet und später bei der Treuhand. Zeffio führt sie deshalb bewusst über den Zustand Entwurf: Solange sie Entwurf ist, darfst du alles ändern. Mit dem Versand wird sie zum Dokument und friert ein.

Wann brauche ich das?

Immer dann, wenn eine Leistung abgerechnet wird — nach Aufwand, pauschal oder gemischt.

Voraussetzungen

• Firmenangaben inklusive IBAN sind hinterlegt
• Der Kunde hat eine vollständige Adresse mit PLZ und Ort. Ohne beides lässt sich die Rechnung nicht versenden — Zeffio nennt dann das fehlende Feld, statt den Beleg trotzdem freizugeben
• Für die Übernahme von Stunden: erfasste, noch nicht verrechnete Zeiteinträge

Schritt für Schritt

1. Öffne Rechnungen → Neue Rechnung und wähl den Kunden.
2. Klick auf Zeiten übernehmen, um offene Stunden als Positionen einzufügen. Ergänze freie Positionen mit Position hinzufügen.
3. Prüf pro Position Menge, Preis, Einheit und MWST-Code. Rabatte sind je Position oder auf die gesamte Rechnung möglich. Auf einem grossen Bildschirm steht jede Position in einer Zeile; Beschreibung, MWST-Code und Rabatt liegen dort unter Details, dem Pfeil rechts an der Zeile. Steht rechts die Seitenleiste Offene Zeiten, fehlt dafür der Platz — dann stehen die Felder untereinander.
4. Kontrollier Rechnungsdatum und Fälligkeit. Die Frist kommt aus den Einstellungen oder vom Kunden.
5. Die Rechnungsnummer schlägt Zeffio vor: Kürzel des Kunden, Jahr und eine fortlaufende Zahl, also etwa AVA-2026-001 — bei einer Vertragsrechnung mit dem Vertragskürzel dazwischen. Jeder Nummernkreis zählt für sich, pro Kunde und pro Jahr. Du darfst die Nummer überschreiben; zweimal dieselbe im selben Konto lehnt Zeffio ab.
6. Klick auf Vorschau und lies den Beleg so, wie ihn dein Kunde sieht — das ist der Moment, in dem Zahlendreher auffallen. Die Vorschau zeigt den gespeicherten Stand; hast du gerade etwas getippt, sagt sie es dir. Zum Aufbewahren gibt es weiterhin PDF herunterladen.
7. Stimmt alles, verschick die Rechnung direkt per E-Mail aus Zeffio. Ohne eigene Absenderadresse geht die Mail über send@mail.zeffio.app im Namen deiner Firma hinaus, mit deiner Kontoadresse als Antwortadresse — dein Kunde antwortet also direkt dir. Hast du eine eigene Absenderadresse verbunden, geht sie über deinen Mailanbieter mit dieser Adresse im «Von» hinaus. Welcher Absender gilt, nennt der Versanddialog vor dem Senden.
8. Hast du die Rechnung anders zugestellt — persönlich, per Post, aus deinem eigenen Mailprogramm — nimm Nur als versendet markieren. Das setzt denselben Status, verschickt aber nichts.

Beispiel

Ein Texter übernimmt zwölf erfasste Stunden zu 120 Franken, ergänzt eine Position «Lizenzpauschale» über 300 Franken und gewährt fünf Prozent Rabatt auf die Gesamtsumme. Nach dem Blick ins PDF versendet er die Rechnung per Mail; der Kunde erhält sie mit Zahlteil, sieht den Firmennamen des Texters als Absender, und die Antwort geht direkt an den Texter.

Was danach passiert

Mit dem Versand friert die Rechnung ein: Nummer, Beträge und die verrechneten Zeiten sind fixiert. Ab dem Fälligkeitsdatum erscheint sie als überfällig. Korrekturen laufen ab jetzt nicht mehr über Bearbeiten, sondern über eine Gutschrift oder ein Storno. Zahlt ein Kunde nie, kannst du den offenen Rest abschreiben: Die Rechnung bleibt als Beleg erhalten, der Verlust wird in der laufenden MWST-Periode zurückgenommen und im Journal als Debitorenverlust gebucht — und die Abschreibung lässt sich aufheben, falls das Geld doch noch kommt.

Häufige Stolpersteine

• Eine Rechnung im Entwurf lassen und auf Zahlung warten. Ein Entwurf ist kein Beleg — der Kunde hat ihn nie erhalten.
• Den Status von Hand auf Bezahlt setzen wollen. Das geht bewusst nicht: «Bezahlt» entsteht daraus, dass du eine Zahlung erfasst.
• Vergessen, den Beleg anzusehen. Die Vorschau ist der einzige Ort, an dem du ihn mit den Augen des Kunden siehst. Fehlt beim Kunden PLZ oder Ort, lässt sich die Rechnung ohnehin nicht versenden — Zeffio nennt dir dann das fehlende Feld.
• Den Status im Auswahlfeld auf Versendet stellen, um eine selbst zugestellte Rechnung festzuhalten. Das geht zwar, sieht aber wie eine Änderung aus — dafür gibt es Nur als versendet markieren, mit Rückfrage und klarer Ansage.
• Bei einer getrennten eigenen Absenderadresse einfach noch einmal senden. Zeffio weicht dann nicht still auf die Zeffio-Adresse aus: entweder verbindest du den Absender unter Einstellungen › E-Mail-Versand neu, oder du wählst im Versanddialog ausdrücklich Diesmal über die Zeffio-Adresse senden.

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