Rechnungen

Rechnung erstellen, prüfen und versenden

Von den erfassten Stunden zur versendeten Rechnung — mit dem Zwischenschritt, der Fehler verhindert.

Wofür ist das?

Die Rechnung ist der Beleg, der beim Kunden landet und später bei der Treuhand. Zeffio führt sie deshalb bewusst über den Zustand Entwurf: Solange sie Entwurf ist, darfst du alles ändern. Mit dem Versand wird sie zum Dokument und friert ein.

Wann brauche ich das?

Immer dann, wenn eine Leistung abgerechnet wird — nach Aufwand, pauschal oder gemischt.

Voraussetzungen

Firmenangaben inklusive IBAN sind hinterlegt
Der Kunde hat eine vollständige Adresse mit PLZ und Ort. Ohne beides lässt sich die Rechnung nicht versenden — Zeffio nennt dann das fehlende Feld, statt den Beleg trotzdem freizugeben
Für die Übernahme von Stunden: erfasste, noch nicht verrechnete Zeiteinträge

Schritt für Schritt

Öffne Rechnungen → Neue Rechnung und wähl den Kunden.
Klick auf Zeiten übernehmen, um offene Stunden als Positionen einzufügen. Ergänze freie Positionen mit Position hinzufügen.
Prüf pro Position Menge, Preis, Einheit und MWST-Code. Rabatte sind je Position oder auf die gesamte Rechnung möglich.
Kontrollier Rechnungsdatum und Fälligkeit. Die Frist kommt aus den Einstellungen oder vom Kunden.
Die Rechnungsnummer schlägt Zeffio vor: Kürzel des Kunden, Jahr und eine fortlaufende Zahl, also etwa AVA-2026-001 — bei einer Vertragsrechnung mit dem Vertragskürzel dazwischen. Jeder Nummernkreis zählt für sich, pro Kunde und pro Jahr. Du darfst die Nummer überschreiben; zweimal dieselbe im selben Konto lehnt Zeffio ab.
Klick auf PDF herunterladen und lies den Beleg so, wie ihn dein Kunde sieht — das ist der Moment, in dem Zahlendreher auffallen.
Stimmt alles, setz den Status auf Versendet oder verschick die Rechnung direkt per E-Mail aus Zeffio. Die Mail geht über send@mail.zeffio.app im Namen deiner Firma hinaus, mit deiner Adresse als Antwortadresse — dein Kunde antwortet also direkt dir.

Beispiel

Ein Texter übernimmt zwölf erfasste Stunden zu 120 Franken, ergänzt eine Position «Lizenzpauschale» über 300 Franken und gewährt fünf Prozent Rabatt auf die Gesamtsumme. Nach dem Blick ins PDF versendet er die Rechnung per Mail; der Kunde erhält sie mit Zahlteil, sieht den Firmennamen des Texters als Absender, und die Antwort geht direkt an den Texter.

Was danach passiert

Mit dem Versand friert die Rechnung ein: Nummer, Beträge und die verrechneten Zeiten sind fixiert. Ab dem Fälligkeitsdatum erscheint sie als überfällig. Korrekturen laufen ab jetzt nicht mehr über Bearbeiten, sondern über eine Gutschrift oder ein Storno. Zahlt ein Kunde nie, kannst du den offenen Rest abschreiben: Die Rechnung bleibt als Beleg erhalten, der Verlust wird in der laufenden MWST-Periode zurückgenommen und im Journal als Debitorenverlust gebucht — und die Abschreibung lässt sich aufheben, falls das Geld doch noch kommt.

Häufige Stolpersteine

Eine Rechnung im Entwurf lassen und auf Zahlung warten. Ein Entwurf ist kein Beleg — der Kunde hat ihn nie erhalten.
Den Status von Hand auf Bezahlt setzen wollen. Das geht bewusst nicht: «Bezahlt» entsteht daraus, dass du eine Zahlung erfasst.
Vergessen, das PDF anzusehen. Es ist der einzige Ort, an dem du den Beleg mit den Augen des Kunden siehst. Fehlt beim Kunden PLZ oder Ort, lässt sich die Rechnung ohnehin nicht versenden — Zeffio nennt dir dann das fehlende Feld.