Erste Schritte und Kontoeinrichtung

Die Einstellungsseite im Überblick

Eine Landkarte: sechs Reiter, welcher Bereich was entscheidet und wo es für Details weitergeht.

Wofür ist das?

Die Einstellungen ordnen ihre Bereiche in sechs Reiter: Firma & Belege, Abrechnung & Versand, Vorlagen & Katalog, Team & Daten, Für dich und Konto & Sicherheit. Jeder Reiter hat seine eigene Adresse; ein Lesezeichen oder ein geteilter Link öffnet genau ihn. Auf dem Handy ist jeder Bereich zugeklappt, und sein Titel ist der Wegweiser. Diese Anleitung geht die Reiter der Reihe nach durch und sagt zu jedem Bereich in einem Satz, was er entscheidet — damit du beim nächsten Mal weisst, wo du suchen musst.

Wann brauche ich das?

Beim ersten Rundgang nach der Registrierung, und später immer dann, wenn du eine Einstellung suchst und nicht mehr weisst, in welchem Bereich sie steht.

Voraussetzungen

Ein angemeldetes Zeffio-Konto
Für einige Bereiche die passende Rolle. Wer nichts ändern darf, sieht statt des Speichern-Knopfs einen Hinweis, und einzelne Bereiche fehlen dann ganz — in der Rolle Mitarbeit auch der ganze Reiter Vorlagen & Katalog

Schritt für Schritt

Öffne Einstellungen in der Navigation. Neben dem Seitentitel liegt Einstellungen speichern — dieser eine Knopf gilt für alle Reiter und sichert alle Bereiche, die nicht für sich speichern. Du kannst in Firma & Belege etwas ändern, in Abrechnung & Versand weitermachen und dann einmal speichern: beim Wechsel des Reiters geht nichts verloren. Danach nennt eine Meldung, was sich geändert hat, etwa «Geändert: Währung, E-Mail-Versand.» Hast du nichts geändert, sagt sie «Nichts geändert». Stimmt eine Angabe nicht, führt dich der Knopf in den richtigen Reiter, direkt zum Feld.
Unter dem Titel stehen die Reiter. Ein Klick wechselt den Reiter; jeder beginnt mit einem Satz, was darin steht. Einträge mit einem Pfeil führen auf eine eigene Seite. Auf dem Handy stehen die Reiter in der Leiste unten: Tipp auf den Namen des Reiters, dann wählst du einen anderen. Dort ist jeder Bereich zugeklappt, und ein Klick auf seinen Titel öffnet ihn.
Der erste Reiter, Firma & Belege, sammelt alles, was auf deinen Belegen steht.
Absender & Zahlungsangaben — alles, was im Briefkopf und im Zahlteil deiner Rechnung steht: Land, Firmenname, Adresse, Telefon, IBAN (oder Kontonummer und Routing-Nummer bei Konten ohne IBAN), das Standard-Zahlungsziel und die Skonto-Vorgabe. Details: Zeffio einrichten. Unter Logo und Farben führt ein Link zur Seite Gestaltung: dort liegen Firmenlogo, Akzentfarbe und die Lage des Logos, mit einer Vorschau. Details: Belege gestalten: Logo, Farbe und Anordnung.
Gestaltung — ein eigener Eintrag, der nichts aufklappt: er führt auf die Seite mit Firmenlogo, Akzentfarbe und Lage des Logos, mit einer Vorschau. Dorthin kommst du auch direkt über der Vorschau jeder Rechnung und Offerte, mit Gestaltung anpassen. Details: Belege gestalten: Logo, Farbe und Anordnung.
Standardtexte für Offerten und Rechnungen — eine Einleitung und ein Schlusstext, getrennt für Offerten und Rechnungen. Jeder neue Beleg startet damit, und im Beleg änderst du sie frei. Die Sätze, die Zeffio selbst druckt (Stand der Offerte, Skonto, Steuer), stehen weiter darunter.
Einheiten — welche Einheiten du bei Positionen auswählen kannst: Stunden, Stück, Pauschale, Tage und Kilometer schaltest du einzeln ein oder aus, eigene wie «m²» oder «Seite» fügst du hinzu. Eine eigene Einheit steht auf dem PDF so, wie du sie geschrieben hast. Bestehende Belege ändern sich nicht.
Der Reiter Abrechnung & Versand entscheidet, wie du verrechnest und wie deine Belege hinausgehen.
Währung — die angezeigte Währung sowie Standard-Stundensatz und Standard-Kostensatz für neue Projekte.
Zeiterfassung — der Abrechnungstakt, auf den neue Zeiten aufgerundet werden, und welcher Zeitraum sich beim Öffnen der Zeiterfassung zeigt: Tag, Woche, Monat oder alles. Den Takt sicherst du mit dem Knopf oben; die Ansicht gilt nur für dich und ist mit dem Klick gespeichert. Details: Zeit erfassen und verrechnen.
Leistungen — die Arten von Arbeit, auf die dein Team Zeit bucht, etwa Dreh oder Schnitt. Die Liste gilt in allen Projekten; du legst an, ordnest, benennst um und archivierst. Jede Änderung gilt mit dem Klick, der Knopf oben ist dafür nicht nötig. Sobald es eine aktive gibt, verlangt jede neue Buchung eine Leistung. Nicht zu verwechseln mit dem Katalog. Den Bereich sehen Inhaber:in, Administration und Projektleitung. Details: Leistungen einrichten und auswerten.
E-Mail-Versand — die Absenderadresse deiner Kundenmails, Blindkopie an dich selbst, automatische Mahnungen samt Frist, die Nachfrist auf der Mahnung und die Liste gesperrter Empfängeradressen. Details: E-Mail-Versand und Benachrichtigungen einrichten und Eigene Absenderadresse verbinden.
Im Reiter Vorlagen & Katalog liegt alles, womit ein neuer Beleg oder ein neues Projekt schneller startet.
Katalog — wiederverwendbare Leistungen und Produkte mit Text, Preis, Einheit und MWST-Code. Details: Katalog nutzen.
Offertvorlagen — ein Eintrag mit Pfeil: er führt auf die Seite mit deinen Offertvorlagen. Dort bearbeitest du eine Vorlage, legst eine neue an oder erstellst direkt eine Offerte daraus. Details: Offerten aus einer Vorlage erstellen.
Projektvorlagen — die Vorlagen, die du auf einer Projektseite mit «Als Vorlage speichern» angelegt hast. Hier siehst du, welche Abschnitte und Aufgaben in jeder Vorlage stecken, benennst sie um, löschst sie oder legst mit «Projekt daraus anlegen» ein neues Projekt an. Jede dieser Aktionen wirkt sofort. Den Bereich sieht, wer Projekte anlegen darf. Details: Projekte aus einer Vorlage anlegen.
Standardabschnitte — die Abschnitte, mit denen ein neues Projekt auf Wunsch startet, zum Beispiel Preproduktion, Drehphase, Postproduktion — leere Abschnitte, keine Karten. Bestehende Projekte ändern sich nicht. Diesen Bereich sehen nur Inhaber:in und Administration.
Der Reiter Team & Daten — wer mitarbeitet, was sich an den Stammdaten geändert hat, und was hinein- und hinausgeht. Eine eingelesene Datei im Import und der gewählte Zeitraum im Export bleiben, auch wenn du zwischendurch in einen anderen Reiter schaust.
Team — ein Wegweiser zur Team-Seite, wo du Mitglieder einlädst und Rollen vergibst. Details: Team einladen.
Änderungsprotokoll Stammdaten — wer wann welche Firmen- oder Kundendaten geändert hat, mit altem und neuem Wert. Sichtbar nur mit dem Recht, Protokolle zu lesen.
Daten importieren (CSV) — Kunden, Projekte und offene Zeiten aus einer Datei übernehmen. Details: Daten per CSV importieren.
Buchhaltungsexport — das Übergabepaket für die Treuhandstelle. Details: Daten für die Treuhand exportieren.
Kontenzuordnung — unter welchen Kontonummern das Journal die Belege ablegt. Details: Kontenzuordnung anpassen.
Archiv — wie Gestaltung ein eigener Eintrag, der nichts aufklappt: er führt auf die Seite mit den archivierten Belegen, dem Behälter für abgeschlossene Rechnungen, Offerten und Ausgaben, mit dem Tag, an dem Zeffio sie löscht. Den Eintrag sieht, wer Rechnungen, Offerten oder Ausgaben lesen darf. Details: Belege löschen und das Archiv.
Der Reiter Für dich gilt nur für dich, nicht für das Team: Sprache, Darstellung und Benachrichtigungen wirken mit dem Klick, ohne «Einstellungen speichern», und das Kalender-Abo ist dein eigener Link. Ganz oben steht Neuigkeiten: mit Neuigkeiten ansehen liest du nach, was in Zeffio neu ist und was besser wurde. Nach einer Neuerung erscheinen die Neuigkeiten auch einmal von selbst.
Sprache — die Sprache der Oberfläche: Deutsch, English, Français oder Italiano. Die Änderung wirkt sofort; ein Speichern ist nicht nötig.
Darstellung — «Hell», «Dunkel» oder «Wie das System»: dann folgt Zeffio der Einstellung deines Geräts, und das ist auch die Vorgabe. Die Wahl wirkt sofort und gilt nur für diesen Browser; auf einem anderen Gerät wählst du neu. Belege, E-Mails und gedruckte Seiten bleiben immer hell.
Benachrichtigungen — drei Hinweise in der Glocke: «Rechnungen fällig» meldet sich drei Tage vor Fälligkeit, «Rechnungen überfällig», sobald die Zahlungsfrist abgelaufen ist, und «Dauerverträge verlängern» dreissig Tage vor Ablauf. Alle drei lassen sich einzeln abschalten. Die Schalter gelten nur für dich, und jeder Klick ist sofort gespeichert.
Kalender-Abo — ein privater Link, den du in Google Calendar, Apple Kalender oder Outlook einträgst. Darin stehen Projekt-Deadlines, Meilensteine und Aufgaben mit Datum, nur in eine Richtung. Hat eine Aufgabe Uhrzeiten, steht sie mit diesen Uhrzeiten im Kalender, sonst als ganzer Tag. Der Link gehört dir allein und zeigt nur, was du in Zeffio sehen darfst. Behandle ihn wie ein Passwort.
Zuletzt der Reiter Konto & Sicherheit: dein Zugang und sein Schutz. Ganz oben stehen dein Name, deine Login-Adresse und Abmelden.
Konto — Name, E-Mail und Passwort deines Zugangs. Die E-Mail ist gleichzeitig dein Login. Profil und Passwort haben hier eigene Knöpfe. Details: Konto löschen und Daten mitnehmen.
Sicherheit — Zwei-Faktor-Anmeldung, aktive Sitzungen und das Sicherheitsprotokoll. Die Wiederherstellungscodes nach dem Einschalten bleiben stehen, bis du Ich habe die Codes gesichert klickst — auch wenn du zwischendurch den Reiter wechselst. Details: Konto absichern.
Konto löschen — der Ausgang. Vorher lädst du dort deine Daten herunter; ohne diesen Schritt geht es nicht weiter. Details: Konto löschen und Daten mitnehmen.
Die Version steht ganz unten im Reiter Für dich: Bauzeitpunkt und Build deiner Installation. Gib sie an, wenn du eine Frage stellst.

Beispiel

Jemand sucht den Standard-Stundensatz und öffnet der Reihe nach «Absender & Zahlungsangaben» und «Zeiterfassung». Er steht aber unter Währung im Reiter Abrechnung & Versand, weil er zusammen mit dem Kostensatz die Vorgabe für neue Projekte bildet. Beim nächsten Mal ist es ein Klick auf den Reiter.

Was danach passiert

Die meisten Bereiche werden mit dem einen Knopf Einstellungen speichern oben gesichert. Neun Bereiche speichern ganz oder teilweise für sich: im Konto die Knöpfe «Profil speichern» und «Passwort ändern»; in der Zeiterfassung die Ansicht beim Öffnen; die Leistungen mit jeder Änderung; die Projektvorlagen mit Umbenennen und Löschen; die Sprache, die Darstellung und die Benachrichtigungen mit dem Klick; die Sicherheit mit ihren eigenen Aktionen; die Kontenzuordnung mit «Zuordnung speichern». Dazu zwei Teile im E-Mail-Versand, der sonst am Knopf oben hängt: die Absenderadresse mit ihren eigenen Knöpfen und die gesperrten Empfängeradressen. Die Seite Gestaltung hat ihren eigenen Knopf Speichern; nur das Firmenlogo dort ist mit dem Hochladen gespeichert. Auch der Katalog sichert jede Leistung für sich. Import, Export, das Kalender-Abo und das Löschen des Kontos sind keine Einstellungen, sondern Handlungen — sie laufen beim Klick los. — Was du hier änderst, gilt für neue Belege. Eine bereits versendete Rechnung behält den Briefkopf, den Steuersatz und die Angaben, die zum Zeitpunkt des Versands galten. Das ist Absicht: ein Beleg, den der Kunde schon hat, darf sich nicht nachträglich ändern.

Häufige Stolpersteine

Die Mehrwertsteuer auf dieser Seite suchen. Steuerpflicht, Steuernummer und Standardsatz liegen zusammen auf der MWST-Seite, im Reiter Einstellungen — getrennt könnte ein Konto einen Satz behalten, den es gar nicht verrechnen darf. Siehe MWST einrichten.
Etwas in einem Bereich ändern und dann die Einstellungen verlassen, ohne oben auf Einstellungen speichern zu klicken. Zeffio fragt dann nach; der Wechsel zwischen den Reitern fragt nicht, denn dabei geht nichts verloren. Die Bereiche mit eigenem Knopf sind die Ausnahme, nicht die Regel.
Einen fehlenden Bereich für einen Fehler halten. Katalog, Änderungsprotokoll und Absenderangaben erscheinen nur mit der passenden Rolle; in einer Mitarbeitsrolle fehlt der Reiter Vorlagen & Katalog ganz, und oben steht statt des Speichern-Knopfs der Hinweis, dass die Einstellungen dem Team gehören.
Den Standard-Stundensatz ändern und erwarten, dass laufende Projekte ihm folgen. Die Werte werden beim Anlegen eines Projekts einmal kopiert.