Erste Schritte und Kontoeinrichtung

Die Einstellungsseite im Überblick

Eine Landkarte: welcher Bereich was entscheidet und wo es für Details weitergeht.

Wofür ist das?

Die Einstellungsseite ist eine Liste zugeklappter Bereiche. Jeder Titel ist gleichzeitig der Wegweiser: ein Klick öffnet ihn. Diese Anleitung geht die Liste einmal von oben nach unten durch und sagt zu jedem Bereich in einem Satz, was er entscheidet — damit du beim nächsten Mal weisst, wo du suchen musst.

Wann brauche ich das?

Beim ersten Rundgang nach der Registrierung, und später immer dann, wenn du eine Einstellung suchst und nicht mehr weisst, in welchem Bereich sie steht.

Voraussetzungen

Ein angemeldetes Zeffio-Konto
Für einige Bereiche die passende Rolle. Wer nichts ändern darf, sieht statt des Speichern-Knopfs einen Hinweis, und einzelne Bereiche fehlen dann ganz

Schritt für Schritt

Öffne Einstellungen in der Navigation. Ganz oben stehen dein Name, deine Login-Adresse und Abmelden. Rechts daneben liegt Einstellungen speichern — dieser eine Knopf sichert alle Bereiche, die keinen eigenen Speichern-Knopf mitbringen.
Konto — Name, E-Mail und Passwort deines Zugangs. Die E-Mail ist gleichzeitig dein Login. Profil und Passwort haben hier eigene Knöpfe. Details: Konto löschen und Daten mitnehmen.
Absender & Zahlungsangaben — alles, was im Briefkopf und im Zahlteil deiner Rechnung steht: Land, Firmenname, Adresse, Telefon, Firmenlogo, IBAN (oder Kontonummer und Routing-Nummer bei Konten ohne IBAN), das Standard-Zahlungsziel und die Skonto-Vorgabe. Details: Zeffio einrichten.
Zeiterfassung — der Abrechnungstakt, auf den neue Zeiten aufgerundet werden, und welcher Zeitraum sich beim Öffnen der Zeiterfassung zeigt: Tag, Woche oder Monat. Beides ist pro Projekt übersteuerbar. Details: Zeit erfassen und verrechnen.
Währung — die angezeigte Währung sowie Standard-Stundensatz und Standard-Kostensatz für neue Projekte. Bestehende Projekte ändern sich nicht.
Sprache — die Sprache der Oberfläche: Deutsch, English, Français oder Italiano. Die Änderung wirkt sofort; ein Speichern ist nicht nötig.
Benachrichtigungen — drei Hinweise in der Glocke: «Rechnungen fällig» meldet sich drei Tage vor Fälligkeit, «Rechnungen überfällig», sobald die Zahlungsfrist abgelaufen ist, und «Dauerverträge verlängern» dreissig Tage vor Ablauf. Alle drei lassen sich einzeln abschalten.
E-Mail-Versand — Blindkopie an dich selbst, automatische Mahnungen samt Frist, die Nachfrist auf der Mahnung und die Liste gesperrter Empfängeradressen. Details: E-Mail-Versand und Benachrichtigungen einrichten.
Sicherheit — Zwei-Faktor-Anmeldung, aktive Sitzungen und das Sicherheitsprotokoll. Details: Konto absichern.
Konto löschen — der Ausgang. Vorher lädst du dort deine Daten herunter; ohne diesen Schritt geht es nicht weiter. Details: Konto löschen und Daten mitnehmen.
Änderungsprotokoll Stammdaten — wer wann welche Firmen- oder Kundendaten geändert hat, mit altem und neuem Wert. Sichtbar nur mit dem Recht, Protokolle zu lesen.
Team — ein Wegweiser zur Team-Seite, wo du Mitglieder einlädst und Rollen vergibst. Details: Team einladen.
Katalog — wiederverwendbare Leistungen und Produkte mit Text, Preis, Einheit und MWST-Code. Details: Katalog nutzen.
Daten importieren (CSV) — Kunden, Projekte und offene Zeiten aus einer Datei übernehmen. Details: Daten per CSV importieren.
Buchhaltungsexport — das Übergabepaket für die Treuhandstelle. Details: Daten für die Treuhand exportieren.
Kontenzuordnung — unter welchen Kontonummern das Journal die Belege ablegt. Details: Kontenzuordnung anpassen.
Ganz unten steht die Version: Bauzeitpunkt und Build deiner Installation. Gib sie an, wenn du eine Frage stellst.

Beispiel

Jemand sucht den Standard-Stundensatz und öffnet der Reihe nach «Absender & Zahlungsangaben» und «Zeiterfassung». Er steht aber unter Währung, weil er zusammen mit dem Kostensatz die Vorgabe für neue Projekte bildet. Mit der Landkarte im Kopf ist es beim nächsten Mal ein Klick.

Was danach passiert

Die meisten Bereiche werden mit dem einen Knopf Einstellungen speichern oben gesichert. Vier Stellen speichern für sich: im Konto die Knöpfe «Profil speichern» und «Passwort ändern», die Sprache (sie wirkt sofort), die Sicherheit mit ihren eigenen Aktionen und die Kontenzuordnung mit «Zuordnung speichern». Import, Export und das Löschen des Kontos sind keine Einstellungen, sondern Handlungen — sie laufen beim Klick los. — Was du hier änderst, gilt für neue Belege. Eine bereits versendete Rechnung behält den Briefkopf, den Steuersatz und die Angaben, die zum Zeitpunkt des Versands galten. Das ist Absicht: ein Beleg, den der Kunde schon hat, darf sich nicht nachträglich ändern.

Häufige Stolpersteine

Die Mehrwertsteuer auf dieser Seite suchen. Steuerpflicht, Steuernummer und Standardsatz liegen zusammen auf der MWST-Seite — getrennt könnte ein Konto einen Satz behalten, den es gar nicht verrechnen darf. Siehe MWST einrichten.
Etwas in einem Bereich ändern und dann die Seite verlassen, ohne oben auf Einstellungen speichern zu klicken. Die Bereiche mit eigenem Knopf sind die Ausnahme, nicht die Regel.
Einen fehlenden Bereich für einen Fehler halten. Katalog, Änderungsprotokoll und Absenderangaben erscheinen nur mit der passenden Rolle; in einer Mitarbeitsrolle steht oben statt des Speichern-Knopfs der Hinweis, dass die Einstellungen dem Team gehören.
Den Standard-Stundensatz ändern und erwarten, dass laufende Projekte ihm folgen. Die Werte werden beim Anlegen eines Projekts einmal kopiert.