Datenschutz

Was Zeffio speichert, wozu, wo es liegt und wie Sie es wieder loswerden. Diese Seite beschreibt den tatsächlichen Stand der Software, nicht eine Absichtserklärung.

Verantwortliche Stelle

Benjamin Brodwolf, Spiegelbergstrasse 23, 4059 Basel — Kontakt: hallo@zeffio.app. Vollständige Angaben im Impressum.

Zwei Rollen, die man auseinanderhalten muss

In Zeffio gibt es zwei Arten von Daten, und die Verantwortung dafür liegt an verschiedenen Stellen:

• Ihre Kontodaten — Name, E-Mail, Anmeldungen, Einstellungen. Dafür sind wir verantwortlich.
• Ihre Geschäftsdaten — Ihre Kundinnen und Kunden, deren Kontakte, Ihre Rechnungen, Zeiten und Belege. Diese Daten geben Sie ein; Sie sind dafür verantwortlich, wir verarbeiten sie in Ihrem Auftrag. Zeffio wertet sie nicht aus, gibt sie nicht weiter und nutzt sie nicht für eigene Zwecke.

Welche Daten verarbeitet werden

Was Zeffio nicht tut

• In der App: kein Zählskript, gar keines. In app.zeffio.app läuft nichts, was Ihr Verhalten aufzeichnet. Wie viele Personen Zeffio nutzen, zählen wir dort aus den Anmeldedaten, die für den Betrieb ohnehin entstehen, und nur als Tagessummen — siehe Nutzungszahlen.
• Auf dieser Website: wir zählen Besuche, aber selbst. Auf zeffio.app läuft eine Besucherzählung auf unserem eigenen Server — kein Google Analytics, kein Dienst eines Dritten, keine Werbenetzwerke. Ihr Browser lädt dafür nichts von einer fremden Adresse. Was dabei gezählt wird, steht unten unter Besuche dieser Website. Das ist der einzige Unterschied zwischen Website und App — und er steht hier, statt in einer gemeinsamen Formulierung unterzugehen.
• Keine Weitergabe zu Werbezwecken. Ihre Daten werden nicht verkauft und nicht für Profile genutzt.
• Kein Mitlesen. Ihre Geschäftsdaten werden nicht ausgewertet, um daraus Kennzahlen über Sie zu gewinnen.

Was im Browser gespeichert wird

Auf dieser Website setzen wir keine Cookies — weder eigene noch fremde. Auch die Besucherzählung kommt ohne aus; sie erkennt Sie nicht wieder (siehe Besuche dieser Website). Es gibt darum kein Cookie-Banner.

In der App gibt es genau ein Cookie, und es dient allein dazu, Sie angemeldet zu halten. Es zählt nichts, es misst nichts, und es verlässt Zeffio nicht:

• zeffio_refresh — das einzige Cookie. Damit verlängert die App Ihre Anmeldung, ohne dass Sie das Passwort erneut eingeben müssen. Es ist als HttpOnly gesetzt, kann also von keinem Skript im Browser gelesen werden, und es wird nur an genau eine Adresse mitgeschickt (den Verlängerungsaufruf), nicht an jede. Laufzeit 30 Tage; beim Abmelden wird es gelöscht und die Sitzung auch serverseitig beendet.

Daneben liegt im Speicher Ihres Browsers:

• zeffio_token — Ihr Anmeldeschlüssel für den laufenden Zugriff, gültig 15 Minuten. Beim Abmelden wird er gelöscht.
• zeffio_lang — die Sprache, die Sie vor der Anmeldung gewählt haben.
• Ein Zwischenspeicher der Anwendung selbst (damit sie schnell startet und offline erfasste Zeiten nicht verloren gehen). Zwischengespeicherte Daten sind pro Konto getrennt und werden beim Abmelden verworfen.

Auftragsverarbeiter

Zeffio kommt mit wenigen Dienstleistern aus. Fünf sind im Einsatz, ein sechster (die Alarmierung) nur, wenn der Betreiber ihn einrichtet — auch er ist hier aufgeführt, weil eine Liste, die einen tatsächlich genutzten Dienst auslässt, keine vollständige Liste ist.

Ein Zugangsschlüssel zu diesen Diensten verlässt den Server nie — die Anfragen laufen serverseitig, nicht aus Ihrem Browser.

Die Dienste mit dem Vermerk «EU» sitzen in Frankreich. Die EU-Staaten stehen in Anhang 1 der Datenschutzverordnung (DSV) — der Liste der Staaten mit angemessenem Datenschutz, die der Bundesrat nach Art. 16 Abs. 1 DSG festlegt —, die Übermittlung dorthin braucht darum keine zusätzlichen Garantien. Für Kunden in der EU gilt umgekehrt der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission für die Schweiz.

Eine ausführlichere technische Grundlage für Ihren eigenen Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) — inklusive des vollständigen Verzeichnisses der technischen und organisatorischen Massnahmen (Art. 32 DSGVO) und einer offenen Liste dessen, was dafür noch fehlt — finden Sie unter AVV-Grundlage und TOM-Verzeichnis.

E-Mails aus Zeffio

Rechnungen und Mahnungen werden von send@mail.zeffio.app versendet, mit Ihrer Adresse als Antwortadresse: Die Antwort Ihres Kunden geht direkt an Sie, nicht an uns. Das gemailte PDF wird als Archivkopie gespeichert, damit Sie den Versand später belegen können. Adressen, die dauerhaft unzustellbar sind oder Werbung abbestellt haben, landen auf einer Sperrliste, damit nicht weiter an sie versendet wird.

Nutzungszahlen

Wir möchten wissen, ob und wie stark Zeffio genutzt wird. Dafür ist kein Analysedienst und kein Zählpixel im Einsatz — gezählt wird aus den Sitzungs- und Kontodaten, die für die Anmeldung ohnehin entstehen.

• Was gezählt wird: pro Kalendertag die Anzahl aktiver Konten, davon wiederkehrende, neue Registrierungen, gestartete Demo-Zugänge und die Zahl der Anmeldungen. Zusätzlich sehen wir, wie viele Konten gerade aktiv sind, wie viele Konten es insgesamt gibt und wie viele davon ihre E-Mail-Adresse bestätigt haben — Letzteres, weil ein Konto ohne bestätigte Adresse keine Rechnungsmail versenden kann und wir merken müssen, wenn unsere Bestätigungsmails nicht ankommen.
• Was nicht gezählt wird: Ihre Geschäftsdaten. Wie viele Rechnungen Sie schreiben, für wen und über welche Beträge, fliesst in keine Statistik ein. Diese Daten verarbeiten wir in Ihrem Auftrag und werten sie nicht aus.
• Form: Es werden ausschliesslich Summen gespeichert — eine Zeile pro Tag mit Zahlen darin. Keine Kontokennungen, keine IP-Adressen, keine Namen. Aus einer solchen Zeile lässt sich niemand zurückverfolgen.
• Warum überhaupt gespeichert: Die Sitzungszeiten werden laufend überschrieben und abgelaufene Demo-Zugänge gelöscht. Ohne diese Tageszusammenfassung wäre jeder vergangene Tag dauerhaft unbekannt.

Besuche dieser Website

Der Abschnitt oben betrifft die App. Auf zeffio.app — also hier — zählen wir zusätzlich die Seitenaufrufe, damit wir wissen, ob überhaupt jemand vorbeikommt und welche Hilfe-Artikel gelesen werden.

• Womit: GoatCounter, eine quelloffene Zählsoftware, die auf unserem eigenen Server läuft. Auch das Zählskript selbst liegt auf unserem Server. Ihr Browser stellt dafür also keine einzige Anfrage an einen fremden Anbieter, und niemand ausser uns bekommt die Zahlen zu sehen.
• Keine Cookies, kein Wiedererkennen. Es wird nichts in Ihrem Browser abgelegt, um Sie beim nächsten Besuch wiederzuerkennen. Um zu schätzen, ob zwei Aufrufe zum selben Besuch gehören, bildet die Software für höchstens acht Stunden eine Zufallskennung — die Grundlage dafür (Ihre IP-Adresse und die Browserkennung) wird dabei nicht gespeichert, weder in der Datenbank noch auf der Festplatte.
• Was gespeichert wird: die aufgerufene Seite, die verweisende Seite, das Land, die Bildschirmbreite, Browser und Betriebssystem — als Summen. Dazu einzelne Ereignisse: welche Schaltflächen auf der Startseite geklickt werden, welche häufigen Fragen aufgeklappt werden, ob ein Hilfe-Artikel als hilfreich bewertet wurde, und welche Suchbegriffe im Hilfebereich nichts gefunden haben. Der letzte Punkt ist der eigentliche Grund für die ganze Übung: er sagt uns, welche Anleitung fehlt.
• Was nicht gespeichert wird: keine IP-Adresse, kein Name, keine Kennung, mit der sich ein einzelner Besuch nachverfolgen liesse. Die Einzelaufzeichnung von Seitenaufrufen, die die Software optional anbietet, ist ausgeschaltet.
• Hilfreich-Bewertungen: Ein Klick auf «Ja» oder «Nein» unter einem Hilfe-Artikel zählt eine Stimme zu diesem Artikel — eine Meinung über einen Text, nicht über eine Person. Wer geklickt hat, wissen wir nicht. Wenn Sie zusätzlich schreiben möchten, was gefehlt hat, geschieht das über eine ganz normale E-Mail, die Sie selbst absenden.
• Sich selbst ausnehmen: Sie können sich von der Zählung ausschliessen. Dabei — und nur dabei — wird ein Merker in Ihrem Browser gesetzt, der nichts weiter enthält als die Angabe, nicht gezählt zu werden.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse daran zu wissen, ob und wie diese Website genutzt wird. Da nichts in Ihrem Browser abgelegt und keine IP-Adresse gespeichert wird, holen wir dafür keine Einwilligung ein — es gibt nichts, dem zuzustimmen wäre. Sie können der Zählung jederzeit widersprechen: eine Nachricht an hallo@zeffio.app genügt.

Speicherdauer

• Konto und Geschäftsdaten: solange Ihr Konto besteht. Sie können Daten jederzeit selbst löschen. Datenbank-Sicherungen werden standardmässig 14 Tage aufbewahrt; so lange kann eine gelöschte Zeile noch in einer Sicherung liegen.
• Sitzungen: bis Sie sich abmelden oder die Sitzung abläuft.
• Sicherheits- und Team-Protokoll: es bleibt bestehen, solange das Konto besteht — ein Protokoll, das sich löschen lässt, wäre keines.
• Versandnachweise und archivierte PDFs: so lange, wie Sie sie als Beleg brauchen können. Buchhaltungsunterlagen unterliegen in der Schweiz einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht — das betrifft Ihre Pflichten als Unternehmen, nicht unsere.
• Demo-Zugänge: ein Demo-Start erzeugt einen eigenen, kurzlebigen Testbereich, der nicht mit anderen geteilt wird und wieder verschwindet.
• Nutzungszahlen: die Tageszeilen bleiben bestehen. Sie enthalten nur Summen und keinen Personenbezug — es gibt daher nichts, das gelöscht werden müsste.
• Besuche dieser Website: ebenfalls nur Summen, ebenfalls ohne Personenbezug. Die Zuordnung zweier Aufrufe zum selben Besuch besteht höchstens acht Stunden und nur im Arbeitsspeicher — sie überlebt keinen Neustart und wird nie gespeichert.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Bearbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Vieles davon erledigen Sie in der App direkt:

• Auskunft und Übertragbarkeit: Unter Einstellungen → Konto löschen gibt «Meine Daten herunterladen» Ihre gespeicherten Daten als CSV in einer ZIP-Datei heraus — Kunden, Projekte, Zeiten, Rechnungen samt Positionen, Offerten samt Positionen, Verträge, Ausgaben samt Aufteilungen, Zahlungen sowie Ihr Mail-, Sicherheits- und Zugriffsprotokoll. Ohne Anfrage und ohne Wartezeit. Nicht enthalten sind die Dateien selbst — Belegbilder und Rechnungs-PDFs stehen dort nur mit ihrer Grösse; die Dateien liegen im Periodenexport, der Buchhaltungsübergabe für Ihre Treuhand, zusammen mit Journal und Prüfsummen. Wer alles braucht, lädt beides. Die beiliegende LIESMICH-Datei trägt die Angaben, die eine Auskunft nach Art. 25 DSG in jedem Fall umfasst — Verantwortlicher, Zweck, Herkunft, Aufbewahrungsdauer, Empfänger samt Staat —, und den Zeitpunkt Ihres vorherigen Exports.
• Berichtigung: Ihre Stamm- und Geschäftsdaten sind jederzeit bearbeitbar.
• Löschung: Einzelne Daten löschen Sie selbst. Das ganze Konto löschen Sie unter Einstellungen → Konto löschen — mit Passwortbestätigung, selbst und endgültig. Eine Vorbedingung: Enthält Ihr Konto Belege (eine ausgestellte Rechnung, eine Ausgabe, ein Kundenguthaben), verlangt die Löschung zuerst «Meine Daten herunterladen» aus der letzten Stunde — ein Klick. Der Grund ist Ihre eigene zehnjährige Aufbewahrungspflicht (Art. 958f OR): Nach der Löschung sind die Unterlagen hier nicht mehr zu holen. Ein Konto ohne Belege löschen Sie ohne diesen Schritt. Gehört Ihnen ein Team mit weiteren Mitgliedern, übergeben Sie es vorher; deren Daten gehören nicht Ihnen allein.

Was die App nicht direkt beantwortet, beantworten wir auf eine Nachricht an hallo@zeffio.app — innert 30 Tagen (Art. 25 Abs. 7 DSG; Art. 12 Abs. 3 DSGVO: ein Monat), kostenlos. Zeffio trifft keine automatisierten Einzelentscheidungen über Sie (Art. 21 DSG, Art. 22 DSGVO).

Sie können sich ausserdem bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren — in der Schweiz beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB).

Sicherheit

• Übertragung ausschliesslich verschlüsselt (HTTPS).
• Passwörter werden nie im Klartext gespeichert, sondern nur als Hash.
• Optionale Zwei-Faktor-Anmeldung mit Wiederherstellungscodes.
• Jede Auswertung ist an Ihr Konto gebunden: Es gibt keinen Weg, über die API Daten eines anderen Kontos zu lesen — das wird bei jeder Abfrage geprüft, nicht nur in der Oberfläche.
• Im Team lassen sich heikle Aktionen (Rechnungsversand, Storno, Export, Zahlungskorrekturen) an eine Freigabe binden.

Änderungen dieser Seite

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