Rechnungen

Beleg per Portal-Link teilen

Rechnung, Offerte oder Vertrag ohne Login zugänglich machen — widerrufbar, protokolliert, und bei Offerten mit Zusage oder Absage.

Wofür ist das?

Manchmal soll ein Kunde einen Beleg ansehen, ohne dass du ihn als Mail-Anhang verschickst — oder er soll eine Offerte verbindlich annehmen können. Dafür gibt es Portal-Links: eine Adresse, die genau ein Dokument zeigt, ohne Konto und ohne Passwort.

Wann brauche ich das?

Wenn du einem Kunden einen Beleg zugänglich machen willst, ohne ihn zu mailen — oder wenn du eine Zusage zu einer Offerte schriftlich festgehalten haben möchtest, statt sie aus einer Mail herauszulesen.

Voraussetzungen

Ein gespeichertes Dokument: eine Rechnung, eine Gutschrift, eine Offerte oder ein Vertrag
Ein Weg, den Link zum Kunden zu bringen — Mail, Chat, Telefon. Zeffio verschickt ihn nicht von selbst

Schritt für Schritt

Öffne den Beleg und klick auf Portal-Link. Bei einem Vertrag sitzt der Knopf auf der Vertragskarte, neben dem Bearbeiten-Stift.
Wähl Neuen Link erstellen. Der Link erscheint nur ein einziges Mal — kopier ihn sofort.
Schick den Link deinem Kunden.
Im selben Dialog siehst du später, was passiert ist: geöffnet, PDF heruntergeladen, Offerte angenommen oder abgelehnt — jeweils mit Zähler.
Ein Vertrag wird im Portal nur gelesen: kein Zahlteil, keine Steuerausweisung, keine Zusage-Schaltfläche. Die Seite nennt ihren Stand und zeigt immer die aktuelle Fassung — anders als bei Rechnung und Offerte, die festgeschrieben sind.
Wird der Link nicht mehr gebraucht oder ging er an die falsche Adresse, klick auf Widerrufen. Der Zugriff endet sofort.

Beispiel

Du schickst eine Offerte über 4 800 CHF und legst dazu einen Portal-Link an. Der Kunde öffnet ihn, lädt das PDF herunter und klickt auf «Annehmen». In deiner Glocke steht danach «Offerte angenommen» mit dem Namen der Person, die bestätigt hat — und die Offerte steht auf angenommen, ohne dass du etwas umstellen musst.

Was danach passiert

Ein Portal-Link zeigt genau ein Dokument, nie deine übrigen Daten. Jede Öffnung wird protokolliert, und ein geöffnetes Portal gilt als Nachweis, dass der Beleg beim Kunden angekommen ist — das ist dieselbe Grundlage, auf der Zeffio entscheidet, ob automatisch gemahnt werden darf und ob eine Rechnung noch löschbar ist. Nimmt ein Kunde eine Offerte an oder lehnt er ab, wandert der Status mit und du bekommst eine Benachrichtigung. Widerrufene und abgelaufene Links führen ins Leere, mit einem Hinweis, beim Absender einen neuen anzufordern.

Häufige Stolpersteine

Den Link nach dem Erstellen nicht kopieren. Er wird genau einmal angezeigt — danach bleibt nur, einen neuen zu erstellen.
Einen Link an einen Verteiler geben. Wer ihn hat, sieht das Dokument; er ersetzt kein Login und kennt keine Empfängerprüfung.
Erwarten, dass Zeffio den Link verschickt. Das Erstellen legt ihn an, versendet wird er von dir.
Nach einer versehentlichen Freigabe nur das Dokument ändern. Solange der Link gültig ist, bleibt der Zugriff bestehen — dafür gibt es Widerrufen.
Bei einem Vertrag erwarten, dass der Link den Stand von damals zeigt. Er zeigt den Vertrag, wie er heute ist — änderst du den Betrag, sieht der Kunde den neuen. Wer einen festgeschriebenen Stand braucht, lädt das PDF herunter und verschickt es.