Erste Schritte und Kontoeinrichtung

E-Mail-Versand und Benachrichtigungen einrichten

Blindkopie, automatische Mahnungen, Nachfrist, gesperrte Adressen — und was die Glocke meldet.

Wofür ist das?

Zwei Bereiche der Einstellungen entscheiden, was Zeffio von sich aus verschickt und wovon es dich unterrichtet: E-Mail-Versand regelt die Post an deine Kunden, Benachrichtigungen die Hinweise in der Glocke. Beide sind vorbelegt und laufen ohne Zutun — genau darum lohnt es sich, sie einmal bewusst anzusehen.

Wann brauche ich das?

Einmal nach der Einrichtung, spätestens vor der ersten Rechnung. Und wieder, sobald eine Kundenmail nicht ankommt.

Voraussetzungen

Deine eigene E-Mail-Adresse ist bestätigt. Ohne diesen Nachweis verschickt Zeffio keine Kundenmail
Beim Kunden ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt — sonst gibt es keinen Empfänger

Schritt für Schritt

Öffne Einstellungen und dort den Bereich E-Mail-Versand.
Entscheide bei Kopie an mich (BCC), ob du von jeder Rechnungsmail eine Blindkopie erhalten willst. Das versendete PDF landet unabhängig davon im Archiv deines Kontos.
Schalte Automatische Mahnungen ein, wenn Zeffio überfällige Rechnungen selbst anmahnen soll. Darunter legst du fest, wie viele Tage nach Fälligkeit die erste Mahnung geht; danach folgt im gleichen Abstand die nächste.
Setz die Nachfrist auf der Mahnung in Tagen. Die Mahnung nennt damit ein neues, konkretes Datum statt nur des längst verstrichenen Fälligkeitstags. Eine 0 lässt die Frist weg. Die Angabe gilt auch für Mahnungen, die du von Hand auslöst.
Sieh nach, ob im selben Bereich Gesperrte E-Mail-Adressen stehen. Der Kasten erscheint nur, wenn es welche gibt. Zu jeder Adresse steht der Grund — unzustellbar oder als Spam gemeldet — und daneben Sperre aufheben.
Öffne den Bereich Benachrichtigungen. Dort schaltest du die drei Hinweise der Glocke einzeln ein und aus: «Rechnungen fällig» meldet sich drei Tage vor Fälligkeit, «Rechnungen überfällig», sobald die Zahlungsfrist abgelaufen ist, und «Dauerverträge verlängern» dreissig Tage vor Ablauf.
Klick oben auf Einstellungen speichern.

Beispiel

Ein Fotograf stellt die erste automatische Mahnung auf zehn Tage nach Fälligkeit und die Nachfrist auf sieben Tage. Eine am 1. Juni fällige Rechnung wird am 11. Juni angemahnt, und in der Mahnung steht als neues Datum der 18. Juni. Bezahlt der Kunde nicht, folgt am 21. Juni die zweite Mahnung — bis zur dritten, danach entscheidet der Fotograf selbst.

Was danach passiert

Kundenmails gehen von der Zeffio-Adresse send@mail.zeffio.app hinaus; als Antwortadresse steht deine eigene darin, eine Antwort des Kunden landet also bei dir. Welche Domain als Absender auftritt, entscheidet über die Zustellung — deshalb ist sie fest. — Automatische Mahnungen laufen jeden Morgen. Höchstens drei Mahnungen pro Rechnung, und von Hand versendete zählen mit; bezahlte und stornierte Rechnungen sind ausgenommen. In jeder einzelnen Rechnung kannst du die Automatik gesondert ein- oder ausschalten. Jeder Versand zählt zu deinem Mail-Kontingent, erscheint in der Timeline der Rechnung und meldet sich in der Glocke. Nach der dritten Mahnung sagt dir Zeffio einmal Bescheid und mahnt nicht weiter. — Gemahnt wird nur, was nachweislich draussen ist. Kam jeder Versand zurück oder ist gar nicht belegt, dass die Rechnung je beim Kunden ankam, unterbleibt die Mahnung, und die Glocke nennt den Grund. So geht keine Zahlungserinnerung an jemanden, der die Rechnung nie gesehen hat. — Die Nachfrist ist eine reine Textangabe. Zeffio leitet nichts daraus ab: es gibt weder Mahnspesen noch Verzugszins.

Häufige Stolpersteine

Die Automatik einschalten und die Nachfrist im selben Kasten suchen. Die Frist steht bewusst ausserhalb des Schalters, weil sie auch für Mahnungen von Hand gilt.
Eine Sperre aufheben, obwohl die Adresse schlicht falsch ist. Bei «unzustellbar» lohnt sich das nur, wenn das Problem vorübergehend war — volles Postfach, Ausfall beim Empfänger. Sonst korrigierst du besser die Adresse beim Kunden.
Eine Spam-Sperre aufheben, ohne mit dem Kunden zu reden. Weitere Meldungen schaden der Zustellung aller deiner Mails.
Annehmen, die aufgehobene Sperre wirke sofort überall. Unser Mailanbieter führt eine eigene Sperrliste; kommt eine Mail danach immer noch nicht durch, muss die Adresse zusätzlich dort freigegeben werden.
Die eigene E-Mail-Adresse nicht bestätigen. Dann geht gar keine Kundenmail hinaus, und die Glocke sagt genau das.
Die Fusszeile «Erstellt mit Zeffio» in Kundenmails suchen und den Schalter dafür nicht finden. Das Ausblenden gehört zu Premium; ohne Premium steht die Erklärung unter dem gesperrten Knopf.