Offerten

Offerte erstellen und in eine Rechnung überführen

Ein Angebot schreiben, dem Kunden zeigen — und nach der Zusage ohne Abtippen abrechnen.

Wofür ist das?

Die Offerte hält fest, was du zu welchem Preis anbietest. Sagt der Kunde zu, wird daraus mit einem Klick eine Rechnung — mit denselben Positionen und Beträgen. Was du angeboten hast, und was du verrechnest, kann so gar nicht auseinanderlaufen.

Wann brauche ich das?

Wenn ein Kunde vor der Zusage wissen will, was etwas kostet. Bei kleinen, klar umrissenen Aufträgen kannst du den Schritt überspringen und direkt eine Rechnung schreiben.

Voraussetzungen

Ein Kunde mit vollständiger Adresse
Firmenangaben sind hinterlegt
Eine Vorstellung von Positionen und Preisen — auch grob, solange die Offerte Entwurf ist

Schritt für Schritt

Öffne Offerten → Neue Offerte und wähl den Kunden.
Erfass die Positionen wie auf einer Rechnung: Beschreibung, Menge, Preis, MWST-Code.
Setz ein Gültig bis-Datum. Danach gilt die Offerte als abgelaufen — das schützt dich vor Zusagen zu alten Preisen.
Klick auf Versenden. Zeffio schickt die Offerte als PDF an den Kunden — genau wie eine Rechnung, nur ohne Einzahlungsschein. Erst wenn die Mail draussen ist, wechselt der Status auf «Versendet» und die Offerte ist eingefroren.
Hast du die Offerte anders zugestellt — persönlich, per Post, aus deinem eigenen Mailprogramm — nimm Nur als versendet markieren. Das setzt denselben Status, verschickt aber nichts. Für einen Blick ohne Mail gibt es PDF herunterladen und den Kundenlink.
Sagt der Kunde zu: Offerte öffnen und auf Annehmen klicken. Danach wählst du mit Überführen, ob eine Rechnung oder ein Projekt daraus wird. Positionen und Beträge werden übernommen; die neue Rechnung ist zunächst Entwurf.
Ziehst du ein Angebot zurück, nimm Stornieren. Die Offerte bleibt als Nachweis erhalten, zählt aber nicht mehr als offen beim Kunden.

Beispiel

Eine Fotografin offeriert ein Shooting mit drei Positionen über insgesamt 2400 Franken, gültig für 30 Tage. Nach zwei Wochen sagt der Kunde zu. Sie überführt die Offerte in eine Rechnung, ergänzt die tatsächlich angefallenen Reisekosten und versendet.

Was danach passiert

Die überführte Offerte bleibt als Dokument erhalten und verweist auf die entstandene Rechnung. Du siehst später also, was ursprünglich angeboten war — auch dann, wenn die Rechnung nachträglich angepasst wurde. Vom Versand wird das gemailte PDF archiviert: der Nachweis, was der Kunde tatsächlich bekommen hat.

Häufige Stolpersteine

Kein Gültig bis setzen. Die Offerte läuft dann nie ab, und ein Kunde kann Monate später auf alten Preisen bestehen.
Die Offerte nach dem Überführen löschen. Damit verlierst du den Nachweis, was vereinbart war.
Eine abgelaufene Offerte einfach überführen, statt sie zu erneuern. Besser ist eine neue Offerte mit aktuellen Preisen.
Nur als versendet markieren nehmen und dann auf eine Antwort warten. Dieser Knopf verschickt nichts — er hält nur fest, dass du die Offerte selbst zugestellt hast.