Projekte, Budgets und Zeiterfassung

Zeit erfassen und verrechnen

Stunden mit dem Timer oder von Hand erfassen — und sie später in eine Rechnung ziehen.

Wofür ist das?

Zeffio trennt das Erfassen vom Abrechnen. Du hältst fest, woran du gearbeitet hast; beim Schreiben der Rechnung holst du die noch nicht verrechneten Stunden mit einem Klick herein. Nichts geht vergessen, und nichts wird doppelt verrechnet.

Wann brauche ich das?

Immer dann, wenn du nach Aufwand abrechnest. Bei Pauschalen brauchst du die Zeiterfassung nicht — sie kann aber trotzdem nützlich sein, um im Nachhinein zu sehen, ob sich die Pauschale gelohnt hat.

Voraussetzungen

Ein Kunde mit mindestens einem Projekt — oder, für interne Arbeit ohne Kunden, das Projekt «Intern», das jedes Konto hat
Ein Stundensatz am Projekt, wenn Zeffio den Betrag selbst berechnen soll
Ein interner Kostensatz am Projekt, wenn Kosten und Marge aussagekräftig sein sollen

Schritt für Schritt

Öffne Zeit und klick oben auf Zeit erfassen › Zeit starten. Von jeder Seite aus startest du den Timer auch über Zeit starten im Kopfbereich; auf dem Handy ist es das runde Play-Symbol.
Wähl im Fenster das Projekt, schreib bei Tätigkeit, woran du arbeitest, und klick auf Starten. Der Timer läuft weiter, während du in der App navigierst, und ist auch im Kopfbereich sichtbar. Läuft er schon, heisst die erste Wahl im Menü Laufende Zeiterfassung öffnen.
Am Ende der Arbeit klickst du im Kopfbereich auf Stopp (auf dem Handy das Quadrat-Symbol) — oder im Fenster auf Stoppen und erfassen. Die Tätigkeit erscheint später als Position auf der Rechnung; du kannst sie im Fenster ändern, auch während der Timer läuft.
Alternativ trägst du einen Eintrag von Hand nach: Zeit erfassen › Zeit manuell eintragen. Das Formular öffnet sich als Blatt über der Liste (auf dem Handy von unten). Oben stehen die sechs Felder, die du fast immer brauchst: Projekt, Aufgabe, Leistung, Tätigkeit, Datum und Dauer (oder Start- und Endzeit). Der Kunde folgt dem Projekt: in der Projektwahl steht er hinter dem Namen. Unter Mehr findest du den Kunden, «Aufgabe damit erledigt», die Beschreibung (sie geht beim Übernehmen in die Rechnung), Verrechenbar und die Buchung in einem Satz. Abbrechen, Escape oder ein Klick daneben schliessen das Blatt; hast du etwas eingetippt, fragt Zeffio vorher nach. Scheitert das Speichern, bleibt das Blatt offen, und deine Eingaben sind noch da.
Statt der Dauer kannst du Start- und Endzeit eintragen — Zeffio rechnet die Dauer daraus aus und behält beide Zeiten am Eintrag. Beim Wiederöffnen stehen sie noch da.
Am schnellsten buchst du in der Zeile Schnell buchen ganz oben im Reiter Zeiteinträge: Projekt wählen, Tätigkeit und Dauer tippen (etwa 1:30 oder 45), Eingabetaste. Gebucht wird auf heute; danach sind Tätigkeit und Dauer leer, das Projekt bleibt stehen. Mehr Möglichkeiten haben die Karten unter Schnellbuchung je Projekt — ein Klick öffnet sie, und Zeffio merkt sich in diesem Browser, ob sie offen sind. Auf den Karten bucht ein Klick auf eine Dauer wie +30 min auf heute. Für einen anderen Tag klickst du auf der Karte Anderer Tag oder Uhrzeit und wählst das Datum; auch ein Tag in der Zukunft geht. Die Dauer-Knöpfe und Variable Zeit buchen dann auf diesen Tag, ohne Uhrzeit. Trägst du Startzeit und Endzeit ein, zeigt die Karte die Dauer, und Buchen (oder die Eingabetaste in einem der beiden Felder) erfasst genau diese Zeitspanne. Die Dauer-Knöpfe sind dann aus. Gibt es eine Uhrzeit an diesem Tag nicht, weil die Uhr in der Nacht vorgestellt wird, sagt die Karte das. Reicht die Spanne über Mitternacht, steht ein Hinweis da: der Eintrag zählt für den Tag, an dem die Arbeit anfing. Überschneidet sich die Zeit mit einem anderen deiner Einträge, fragt Zeffio nach («Zeit überschneidet sich») — mit Trotzdem erfassen buchst du sie doch. Läuft dein Timer und fällt die Zeitspanne in die Zeit, die er schon misst, fragt Zeffio ebenfalls nach («Der Timer läuft noch»): sonst zählte diese Zeit beim Stoppen doppelt. Nach dem Buchen bleibt das Datum stehen, die Uhrzeiten sind leer: so trägst du mehrere Einträge für einen vergangenen Tag schnell nach. Liegt der Tag nicht bei heute, nennt die Meldung ihn.
Im Formular von Zeit manuell eintragen kannst du die Buchung unter Mehr stattdessen in einem Satz eintippen: «3h gestern Nachmittag ACME Wireframes». Datum, Dauer, Projekt und Tätigkeit füllen sich darunter aus — prüfen und speichern musst du selbst. Nennst du die Leistung im Satz («2h Schnitt ACME»), wählt Zeffio auch sie.
Die Seite Zeit hat zwei Reiter. Zeiteinträge öffnet zuerst: oben die Zeile Schnell buchen, darunter der Zeitraum, der Knopf Filter und die Liste deiner Einträge. Suche, Kunde, Verrechenbar und die Person stehen hinter Filter; sind Filter gesetzt, zeigt der Knopf, wie viele. Berichte zeigt die vier Kacheln Heute, Diese Woche, Dieser Monat und Ø pro Tag, das Diagramm mit der Aufteilung nach Projekten, die Jahresübersicht und den Export Zeiteinträge (CSV). Zeit erfassen steht über beiden Reitern. Auf dem Handy stehen die Reiter nicht oben, sondern in der schwebenden Leiste über der Navigation unten: Tipp auf die Ansicht, in der du bist (etwa Zeiteinträge), und wähl unter Ansicht wählen die andere. Das + rechts daneben bietet dieselbe Wahl wie Zeit erfassen: Zeit starten oder Zeit manuell eintragen. So wechselst du auch weit unten in einer langen Liste, ohne nach oben zu rollen. Der Zeitraum (Tag, Woche, Monat, Alle) und die Filter Kunde und Verrechenbar gelten in beiden Reitern: Was du im einen wählst, siehst du im anderen. Die Filter stehen auch in der Adresse: Ein geteilter Link oder ein Neuladen zeigt dieselben Filter. Die Kacheln und die Jahresübersicht folgen keinem Filter. Ein Klick auf ein Projekt im Diagramm zeigt nur dieses Projekt, im Diagramm und in der Liste.
Arbeitest du in einem Team und darfst die Zeiten anderer sehen — als Inhaber:in, Administration, Buchhaltung, Projektleitung oder Nur Lesen —, steht unter Filter eine Auswahl, die zuerst auf Meine Zeiten steht: Liste, Kacheln, Diagramm und Jahresübersicht zeigen dann nur deine eigenen Stunden. Wähl Alle Personen oder den Namen einer Person, um deren Zeiten zu sehen. Dieselbe Auswahl steht auf der Projektseite im Reiter Zeit und in der Karte eines Projekts unter Gebuchte Zeit. Mit der Rolle Mitarbeit hast du die Auswahl nicht: du siehst ohnehin nur deine eigenen Zeiten. Allein in einer Firma gibt es sie auch nicht. In einem Team steht in jeder Zeile ein Kreis mit den Initialen der Person, die den Eintrag erfasst hat; ihr ganzer Name erscheint, wenn du mit der Maus darüberfährst oder darauf tippst. Zeiten von zwei Personen stehen nie in derselben Zeile.
Jedes Projekt hat einen eigenen Reiter Zeit, zwischen Projektblatt und Budget & Finanzen. Oben steht die Zeitauswertung des Projekts mit den Balken je Tag, Woche oder Monat und der Verteilung nach Tätigkeit, darunter alle Zeiteinträge des Projekts. Die Liste ist dieselbe wie unter Zeit › Zeiteinträge, nur auf dieses Projekt eingestellt: mit der Suche, den Summen je Tag und Woche und Zuordnen. Zeitraum und Person oben gelten für das Diagramm und die Liste zugleich. In Budget & Finanzen bleiben die Zahlen, Stunden je Leistung, die Rechnungen und die Offerten; der Link Alle Zeiteinträge führt in den Reiter Zeit. Das interne Projekt hat nur diesen Reiter, keinen für Budget und Finanzen.
Die Liste im Reiter Zeiteinträge ist nach Wochen gegliedert, von Montag bis Sonntag. Über jeder Woche stehen ihr Zeitraum und ihre Summe; in der Ansicht Monat zählen die erste und die letzte Woche nur die Tage des Monats. Unter Alle und beim Suchen lädt die Liste Seite für Seite: Steht vor der Summe der ältesten Woche oder des ältesten Tages mind. (zum Beispiel «mind. 12:30h»), fehlen noch Einträge — Mehr laden holt sie. In den Ansichten Tag, Woche und Monat ohne Suche ist die Summe immer vollständig.
Jede Zeile der Liste zeigt vorne die Tätigkeit, dahinter das Projekt in seiner Farbe, «– Kunde» in Grau und die Leistung. Ist der Platz knapp, wird zuerst der Projektname gekürzt, der Kunde bleibt lesbar; den vollen Namen zeigt Zeffio, wenn du mit der Maus darüberfährst, dann die Dauer und das Datum. Am Computer stehen auch Start und Ende da, wenn du sie eingetragen hast, und ein Klick auf das Projekt öffnet das Projekt. Auf dem Handy hat die Zeile zwei Reihen ohne Felder: oben Tätigkeit und rechts die Dauer, unten das Projekt mit Kunde und Leistung und rechts Start–Ende. Das Datum steht über dem Tag. Tipp auf die Zeile, und der Eintrag öffnet sich als Blatt.
Am Computer änderst du Tätigkeit, Dauer und Datum direkt in der Zeile: klick hinein, tipp den neuen Wert und drück die Eingabetaste — oder klick daneben. Escape bricht ab. Beim Datum geht ein Kalender auf. Die Dauer schreibst du wie im Formular, etwa 1:30 oder 1.5h; Zeffio rundet sie auf den Abrechnungstakt des Projekts, und unter der Dauer steht dann, was du wirklich erfasst hast (etwa «erfasst 1:02h»). Verschiebst du einen Eintrag auf einen Tag ausserhalb der Ansicht, verschwindet er aus der Liste, und eine Meldung nennt den neuen Tag. Alles andere — Projekt, Leistung, Uhrzeiten, Beschreibung, Verrechenbar — änderst du im Formular: das Menü ⋮ am Ende der Zeile › Im Formular bearbeiten. Auf dem Handy tippst du einfach auf die Zeile.
Hat ein Projekt und dieselbe Tätigkeit an einem Tag mehrere Einträge, fasst die Liste sie zu einer Zeile mit 2×, 3× … zusammen. Ein Klick darauf klappt die einzelnen Einträge auf; ändern kannst du sie dort, jeden für sich.
Hat deine Firma Leistungen (etwa «Dreh» oder «Schnitt»), wählst du bei jeder Buchung eine: im Formular, in der Zeile Schnell buchen, auf den Karten der Schnellbuchung und im Timer. Wie du sie einrichtest, wann sie Pflicht ist und wie du sie auf der Projektseite auswertest, steht in Leistungen einrichten und auswerten.
Mehrere Einträge eines Projekts hängst du im Reiter Zeiteinträge an eine Aufgabe: Aufgabe zuordnen, die Einträge ankreuzen, unten die Aufgabe wählen, Zuordnen. Liegt ein Eintrag schon auf einer Aufgabe, steht ihr Titel darunter — so siehst du vorher, was du umhängst.
Zum Abrechnen erstellst du eine Rechnung und klickst dort auf Zeiten übernehmen. Zeffio zeigt alle noch nicht verrechneten Stunden des Projekts.

Beispiel

Eine Beraterin startet morgens den Timer auf «Workshop-Vorbereitung», arbeitet zweieinhalb Stunden und stoppt. Am Monatsende erstellt sie eine Rechnung für den Kunden, übernimmt alle offenen Zeiten und versendet sie. Die Einträge sind danach fest mit dieser Rechnung verbunden.

Was danach passiert

Trägst du Start- und Endzeit ein und ein anderer deiner Einträge desselben Tages belegt dieselbe Zeit, fragt Zeffio nach und nennt das kollidierende Fenster. Einträge anderer Personen im Team zählen dabei nicht — zwei Leute dürfen zur selben Zeit arbeiten. Du kannst die Erfassung trotzdem bestätigen — zwei Dinge gleichzeitig zu tun ist ein legitimer Fall, nur einer, den du gesehen haben sollst. Einträge ohne Uhrzeit werden dabei nicht verglichen: über sie ist nur die Dauer bekannt, kein Zeitpunkt. Sobald eine Rechnung versendet oder bezahlt ist, sind die zugehörigen Zeiteinträge gesperrt: Dauer, Tag, Projekt und Tätigkeit lassen sich nicht mehr ändern — der Beleg beim Kunden und deine Erfassung dürfen nicht auseinanderlaufen. In der Liste stehen sie dann als Text statt als Feld. Nur die Beschreibung kannst du weiter ergänzen (im Formular unter Mehr, das dort schon offen ist); die Rechnung behält dabei ihren Text. Auf der Projektseite, im Reiter Budget & Finanzen, rechnet die Spalte Kosten & Marge der Karte «Projektzahlen» von oben nach unten: Fakturiert (netto) − Zeitkosten − Ausgaben = Deckungsbeitrag, mit Zeitkosten = alle Projektstunden × interner Kostensatz. Diese Spalte zeigt das gesamte Projekt; die Auswertung (Übersicht › Reiter Auswertung) rechnet dagegen über alle Projekte im dort gewählten Zeitraum.

Häufige Stolpersteine

Interne Arbeit auf ein Kundenprojekt buchen. Dafür gibt es das Projekt «Intern»: Administration, Weiterbildung und alles, was keinem Kunden gehört. Zeit darauf ist nie verrechenbar, das Häkchen «Verrechenbar» ist dort gesperrt, und «Intern» lässt sich nicht löschen.
Den Timer über Nacht laufen lassen. Korrigier die Dauer nachträglich — direkt in der Liste —, statt den Eintrag zu löschen. So bleibt das Datum erhalten.
Erwarten, dass sich verrechnete Zeiten noch ändern lassen. Dafür muss zuerst die Rechnung storniert werden. Das gilt auch für die Leistung.
Eine Leistung mit dem Katalog verwechseln. Der Katalog (Einstellungen › Katalog) hält Leistungen und Produkte mit Preis für deine Belege. Eine Leistung der Zeiterfassung sagt nur, welche Art Arbeit die Stunde war, und erscheint auf keinem Beleg.
Die Marge ohne internen Kostensatz beurteilen. Dann setzt Zeffio die Zeitkosten auf 0 und das Ergebnis wirkt zu gut.
Vom Export Zeiteinträge (CSV) im Reiter Berichte erwarten, dass er nur den gewählten Zeitraum enthält. Er enthält alle deine Einträge, egal welcher Zeitraum und welche Filter gelten.
Nur die Startzeit eintragen. Beides gehört zusammen — aus einer Startzeit allein lässt sich weder eine Dauer noch eine Überschneidung ableiten, und Zeffio weist den Eintrag ab.
Aus Startzeit und gespeicherter Dauer das Ende zurückrechnen. Die Dauer ist auf deinen Abrechnungstakt gerundet, die Zeiten sind es nicht: 09:00–11:10 sind 2:10, abgerechnet werden bei einem 15-Minuten-Takt 2:15.