Projekte, Budgets und Zeiterfassung

Zeit erfassen und verrechnen

Stunden mit dem Timer oder von Hand erfassen — und sie später in eine Rechnung ziehen.

Wofür ist das?

Zeffio trennt das Erfassen vom Abrechnen. Du hältst fest, woran du gearbeitet hast; beim Schreiben der Rechnung holst du die noch nicht verrechneten Stunden mit einem Klick herein. Nichts geht vergessen, und nichts wird doppelt verrechnet.

Wann brauche ich das?

Immer dann, wenn du nach Aufwand abrechnest. Bei Pauschalen brauchst du die Zeiterfassung nicht — sie kann aber trotzdem nützlich sein, um im Nachhinein zu sehen, ob sich die Pauschale gelohnt hat.

Voraussetzungen

Ein Kunde mit mindestens einem Projekt
Ein Stundensatz am Projekt, wenn Zeffio den Betrag selbst berechnen soll
Ein interner Kostensatz am Projekt, wenn Kosten und Marge aussagekräftig sein sollen

Schritt für Schritt

Öffne Zeit und wähl oben das Projekt aus.
Klick auf Start. Der Timer läuft weiter, während du in der App navigierst, und ist auch im Kopfbereich sichtbar.
Am Ende der Arbeit auf Stopp. Ergänze eine kurze Beschreibung — die erscheint später als Position auf der Rechnung.
Alternativ trägst du einen Eintrag von Hand nach: Neuer Eintrag, dann Datum, Dauer und Beschreibung.
Zum Abrechnen erstellst du eine Rechnung und klickst dort auf Zeiten übernehmen. Zeffio zeigt alle noch nicht verrechneten Stunden des Projekts.

Beispiel

Eine Beraterin startet morgens den Timer auf «Workshop-Vorbereitung», arbeitet zweieinhalb Stunden und stoppt. Am Monatsende erstellt sie eine Rechnung für den Kunden, übernimmt alle offenen Zeiten und versendet sie. Die Einträge sind danach fest mit dieser Rechnung verbunden.

Was danach passiert

Sobald eine Rechnung versendet oder bezahlt ist, sind die zugehörigen Zeiteinträge gesperrt und lassen sich nicht mehr ändern — der Beleg beim Kunden und deine Erfassung dürfen nicht auseinanderlaufen. Auf der Projektseite gilt: Zeitkosten = alle Projektstunden × interner Kostensatz, Ist-Kosten = Zeitkosten + Projektausgaben, Deckungsbeitrag = fakturiert netto − Ist-Kosten. Diese Karte zeigt das gesamte Projekt; das Cockpit rechnet dagegen über alle Projekte im dort gewählten Zeitraum.

Häufige Stolpersteine

Zeiten ohne Projekt erfassen: Sie erscheinen dann beim Abrechnen nicht in der Auswahl.
Den Timer über Nacht laufen lassen. Korrigier die Dauer nachträglich im Eintrag, statt ihn zu löschen — so bleibt das Datum erhalten.
Erwarten, dass sich verrechnete Zeiten noch ändern lassen. Dafür muss zuerst die Rechnung storniert werden.
Die Marge ohne internen Kostensatz beurteilen. Dann setzt Zeffio die Zeitkosten auf 0 und das Ergebnis wirkt zu gut.