Projekte, Budgets und Zeiterfassung

Aufgaben im Kanban-Board planen

Aufgaben pro Projekt anlegen, über drei Spalten verschieben und Zeit direkt auf eine Karte buchen.

Wofür ist das?

Das Board zeigt, was in deinen Projekten ansteht, was läuft und was erledigt ist. Jede Karte gehört zu genau einem Projekt. Weil du Zeit direkt auf eine Karte buchst, siehst du auf der Karte, wie viel Aufwand schon darin steckt — und wie viel du dafür geschätzt hattest.

Wann brauche ich das?

Für alle, die mehrere Dinge gleichzeitig im Blick behalten müssen: allein, um nichts zu vergessen, oder im Team, um Arbeit zu verteilen. Wer nur Stunden erfasst und abrechnet, braucht das Board nicht — die Zeiterfassung funktioniert auch ohne Karten.

Voraussetzungen

Ein Kunde mit mindestens einem Projekt
Im Team: eine Rolle, die Aufgaben bearbeiten darf — Inhaber:in, Administration, Projektleitung oder Mitarbeit

Schritt für Schritt

Öffne Aufgaben in der Navigation. Das Board zeigt die Karten aller Projekte in drei Spalten: Offen, In Arbeit und Erledigt. Dasselbe Board steht auch auf jeder Projektseite, dort nur mit den Karten dieses Projekts.
Klick auf Neue Aufgabe. Gib einen Titel ein und wähl das Projekt. Beschreibung, zuständige Person, Fälligkeit und Schätzung sind freiwillig. Die neue Karte steht danach oben in der Spalte «Offen».
Zieh eine Karte mit der Maus in eine andere Spalte oder an einen anderen Platz. Ohne Maus öffnest du das Menü an der Karte (die drei Punkte) und wählst dort die Zielspalte, Nach oben oder Nach unten. Auf dem Handy hältst du die Karte kurz gedrückt, bevor du sie ziehst.
Wähl im Menü der Karte Timer starten. Der Timer läuft dann auf dem Projekt der Karte und ist mit ihr verknüpft. Beim Stoppen landet die Zeit auf der Karte.
Startest du den Timer über Zeit starten, wählst du im selben Dialog unter Aufgabe eine Karte des Projekts — vor dem Start oder während er läuft. Dort wechselst du die Karte auch oder wählst Keine Aufgabe. Kreuzt du Aufgabe damit erledigt an, steht die Karte nach dem Stoppen in «Erledigt».
Erfasst du Zeit von Hand, wählst du im Zeitformular oder in der Schnellbuchung auf der Projekt- und der Zeitseite unter Aufgabe eine Karte des Projekts, die noch nicht erledigt ist. Das Feld ist freiwillig. Lässt du die Tätigkeit leer, übernimmt sie den Titel der Karte. Ist die Arbeit damit fertig, kreuzt du Aufgabe damit erledigt an: nach dem Speichern steht die Karte in «Erledigt».
Schon gebuchte Zeit hängst du von der Karte aus an: im Dialog der Karte unter Gebuchte Zeit auf Zeiteinträge zuordnen klicken, die Einträge des Projekts ankreuzen und zuordnen. Einen Eintrag löst du mit dem Symbol daneben wieder von der Karte; die Zeit bleibt gebucht. Einträge auf einer ausgestellten Rechnung lassen sich nicht mehr umhängen.
Mehrere Einträge auf einmal ordnest du in der Zeitliste zu: auf Aufgabe zuordnen klicken, die Einträge eines Projekts ankreuzen, unten die Aufgabe wählen und Zuordnen. Eine Karte gehört zu genau einem Projekt — kreuzt du Einträge aus mehreren Projekten an, lässt sich nichts zuordnen.
Mit Nur meine siehst du nur die Karten, für die du zuständig bist. Filter und gewähltes Projekt stehen in der Adresse der Seite — du kannst die Ansicht als Lesezeichen speichern.
Klick auf eine Karte, um sie zu öffnen. Unter den Feldern stehen Anhänge und Kommentare. Mit Datei anhängen legst du ein Dokument an die Karte, mit Kommentar hinzufügen hältst du eine Frage, eine Absprache oder einen Zwischenstand fest. Die neuesten Kommentare stehen oben. Die Karte auf dem Board zeigt, wie viele Kommentare und Anhänge sie hat.
Die Suche oben in der App findet Aufgaben nach Titel, Beschreibung und Kommentaren. Ein Treffer öffnet die Karte direkt; Alle … anzeigen unter den Treffern zeigt das Board, gefiltert auf den Suchbegriff.

Beispiel

Eine Agentur plant den Relaunch einer Website. Die Projektleiterin legt vier Karten an — «Wireframes», «Startseite umsetzen», «Kontaktformular» und «Abnahme» —, schätzt jede und weist sie zwei Mitarbeitenden zu. Wer an der Startseite arbeitet, startet den Timer direkt auf der Karte. Nach einer Woche steht auf der Karte «6h von 10h gebucht»: der Aufwand liegt im Plan.

Was danach passiert

Die Reihenfolge der Karten gilt für alle Ansichten: Verschiebst du eine Karte auf der Projektseite, steht sie auch auf der Seite Aufgaben an derselben Stelle zwischen den Karten ihres Projekts. Jede Spalte lädt ihre Karten seitenweise; unter einer langen Spalte steht Mehr laden. Die Zahl oben in einer Spalte zählt die geladenen Karten, ein «+» dahinter heisst, dass weitere folgen. Die gebuchte Zeit auf einer Karte ist die Summe der verknüpften Zeiteinträge, in den gerundeten Minuten, die auch auf der Rechnung stehen. Wer die Zeiten anderer nicht sehen darf (Rolle Mitarbeit), sieht dort nur die eigenen Stunden. Liegt die gebuchte Zeit über der Schätzung, färbt sich die Angabe rot.

Häufige Stolpersteine

Die Karte für die Rechnung halten. Abgerechnet wird weiterhin die gebuchte Zeit; auf der Rechnung steht die Tätigkeit des Zeiteintrags. Startest du den Timer auf einer Karte oder wählst du sie beim Buchen, übernimmt eine leere Tätigkeit ihren Titel — ändern kannst du sie jederzeit.
Erwarten, dass eine Karte von selbst erledigt ist, wenn die gebuchte Zeit die Schätzung erreicht. «Erledigt» setzt nur du: beim Buchen mit Aufgabe damit erledigt oder auf dem Board.
Eine Karte in ein anderes Projekt verschieben wollen. Eine Karte bleibt bei ihrem Projekt; leg für das andere Projekt eine neue an.
Eine erledigte Karte löschen. Zieh sie nach «Erledigt» — so bleibt sichtbar, was getan wurde, und die gebuchte Zeit bleibt mit ihr verknüpft.
Erwarten, dass die Buchhaltung das Board sieht. Es gehört den Rollen, die Zeit buchen; die Rolle Buchhaltung sieht es nicht.
Einen fremden Kommentar ändern wollen. Ändern kann nur, wer ihn geschrieben hat; löschen können zusätzlich Inhaber:in und Administration.