Kunden und Kontakte

Ersten Kunden und erstes Projekt anlegen

Die Grundlage für Zeiterfassung und Rechnungen: ein Kunde, darunter ein Projekt.

Wofür ist das?

In Zeffio hängt alles am Kunden: Projekte gehören zu einem Kunden, Zeiten gehören zu einem Projekt, und Rechnungen entstehen aus beidem. Wer diese beiden Sätze einmal anlegt, kann sofort Zeit erfassen und abrechnen.

Wann brauche ich das?

Vor dem ersten erfassten Stundeneintrag, und danach bei jedem neuen Auftraggeber. Für einen zweiten Auftrag desselben Kunden genügt ein weiteres Projekt.

Voraussetzungen

Deine Firmenangaben sind hinterlegt (siehe Zeffio einrichten)
Name/Firmenname und allgemeine E-Mail-Adresse des Kunden — beides ist ein Pflichtfeld
Der vereinbarte Stundensatz, falls du nach Aufwand abrechnest
Dein durchschnittlicher interner Kostensatz, wenn Zeffio Kosten und Marge berechnen soll

Schritt für Schritt

Öffne Kunden und klick auf Neuer Kunde.
Trag Name/Firmenname und die allgemeine E-Mail ein — beide sind Pflichtfelder. Das kann eine Firma oder eine Privatperson sein.
Das Kürzel schlägt Zeffio aus dem Namen vor. Es taucht später in der Rechnungsnummer auf — du kannst es überschreiben.
Nach dem ersten Speichern erscheint Kontakte & Empfänger. Erfasse dort Personen statt im Kundennamen: Hauptkontakt wird in Übersichten angezeigt, Rechnungsempfänger erhält Rechnungen und Offerten, Mahnempfänger die Mahnungen. Ohne passende Versandrolle nutzt Zeffio die allgemeine Kunden-E-Mail.
Ergänze die Kundenadresse. Technisch ist dieses Feld nicht erforderlich, auf jede Rechnung gehört die Adresse trotzdem: Ohne sie steht auf dem PDF «Empfänger ohne Adresse».
Speichere und wechsle zu Projekte → Neues Projekt.
Wähl den eben angelegten Kunden, vergib einen Projektnamen und trag den Stundensatz ein. Der Stundensatz ist dein Preis für den Kunden.
Optional: Setz ein Budget in Stunden oder Franken. Zeffio warnt dann, bevor du es überschreitest.
Unter Kosten & Marge trägst du den internen Kostensatz ein: deine durchschnittlichen Kosten pro produktiver Stunde, nicht den Kundenpreis. Einen Standard dafür kannst du in den Einstellungen hinterlegen; er wird nur in neue Projekte kopiert und bleibt pro Projekt änderbar.

Beispiel

Ein Webentwickler legt «ACME AG» als Kunden an, erfasst Frau Keller als Hauptkontakt und buchhaltung@acme.ch als Rechnungsempfänger. Darunter erstellt er das Projekt «Relaunch Website» mit 140 Franken Kundenpreis, 70 Franken internen Kosten pro Stunde und einem Budget von 60 Stunden.

Was danach passiert

Der Kunde erscheint in allen Auswahllisten — bei Zeiten, Offerten, Rechnungen und Verträgen. Sein Hauptkontakt wird in den Kundenübersichten angezeigt; Rechnungs- und Mahnempfänger steuern den Versand. Das Projekt taucht im Timer auf. Seine Detailseite wertet die gesamte Projektlaufzeit aus.

Häufige Stolpersteine

Ein Projekt ohne Stundensatz: Die erfassten Stunden lassen sich später nicht automatisch bewerten, du musst den Betrag von Hand eintragen.
Kundensatz und internen Kostensatz gleichsetzen: Der erste ist dein Verkaufspreis, der zweite dein eigener Aufwand. Ohne internen Kostensatz fehlen Zeitkosten und die Marge wirkt zu hoch.
Für jeden Auftrag ein neuer Kunde statt ein neues Projekt — dadurch zerfällt die Kundenhistorie in viele Einzelteile.
Eine Ansprechperson als Name/Firmenname eintragen, obwohl der Kunde eine Firma ist — einzelne Personen gehören unter Kontakte & Empfänger.
Fehlende Adresse: Fällt erst auf, wenn das Rechnungs-PDF erzeugt werden soll.