Projekte, Budgets und Zeiterfassung

Leistungen einrichten und auswerten

Arten von Arbeit wie Dreh oder Schnitt festlegen, beim Buchen wählen und je Projekt sehen, wie viele Stunden jede gebraucht hat — auch gegen die Offerte.

Wofür ist das?

Eine Leistung ist eine Art von Arbeit, etwa «Projektmanagement», «Dreh», «Schnitt» oder «Grading». Deine Firma hat eine Liste davon, und sie gilt in allen Projekten. Bei jeder Buchung wählst du, welche Leistung die Stunde war. Auf der Projektseite siehst du dann, wie lange jede Art von Arbeit gedauert hat — ohne dafür Aufgaben anzulegen. Hängt am Projekt eine angenommene Offerte, steht daneben der Plan: wie viele Stunden du für die Leistung geplant hast. Dazu kommt der Rahmen: wie lange du daran arbeiten kannst, bis dein Zielsatz nicht mehr stimmt. So prüfst du deine Kalkulation. Wer Sätze sehen darf, sieht je Leistung auch den Umsatz aus der Offerte und den Deckungsbeitrag, der nach den gebuchten Stunden bleibt.

Wann brauche ich das?

Für Teams, die ihre Zeit nach Art der Arbeit auswerten wollen — etwa ein Filmteam, das wissen will, ob der Schnitt mehr Zeit gebraucht hat als geplant. Die Liste richten Inhaber:in, Administration und Projektleitung ein; buchen können alle, die Zeit erfassen. Eine Leistung ist nicht der Katalog: dort stehen Positionen mit Preis für deine Belege.

Voraussetzungen

Um die Liste einzurichten: die Rolle Inhaber:in, Administration oder Projektleitung
Für den Plan: eine angenommene Offerte am Projekt, deren Positionen einer Leistung zugeordnet sind. Positionen in Stück oder pauschal brauchen ein Stundenbudget
Für den Rahmen: die Rolle Inhaber:in, Administration oder Buchhaltung und am Projekt ein Zielsatz pro Stunde (intern) oder ein Stundensatz
Für Umsatz und Deckungsbeitrag: die Rolle Inhaber:in, Administration oder Buchhaltung, eine angenommene Offerte am Projekt und ein interner Kostensatz am Projekt
Für die Übersicht und die externen Kosten: Geld sehen Inhaber:in, Administration und Buchhaltung. Posten anlegen und ändern dürfen Inhaber:in und Administration. Eine Ausgabe zuordnen dürfen Inhaber:in, Administration und Buchhaltung

Schritt für Schritt

Öffne Einstellungen › Leistungen und klick auf Leistung hinzufügen. Gib einen Namen ein, etwa «Dreh». Mit den Pfeilen neben jeder Leistung ordnest du die Liste; in dieser Reihenfolge stehen die Leistungen beim Buchen. Umbenennen ändert den Namen, auch an allen bisherigen Buchungen. Jede Änderung gilt mit dem Klick, der Knopf Einstellungen speichern ist dafür nicht nötig.
Brauchst du eine Leistung nicht mehr, klick auf Archivieren. Dann steht sie beim Buchen nicht mehr zur Auswahl. Bisherige Buchungen behalten sie, und auf der Projektseite zählt sie weiter. Unter Archiviert holst du sie mit Wiederherstellen zurück. Löschen gibt es nicht, denn sonst verlören Buchungen ihre Leistung.
Sobald deine Firma mindestens eine aktive Leistung hat, verlangt jede neue Buchung eine. Änderst du eine ältere Buchung ohne Leistung, wählst du dabei eine. Hat die Firma keine aktive Leistung, buchst du wie bisher. Darum legen die erste Leistung nur Inhaber:in, Administration oder Projektleitung an: sie macht das Feld für das ganze Team zur Pflicht.
Beim Buchen steht das Feld Leistung in jedem Weg: im Formular von Zeit manuell eintragen, auf den Karten der Schnellbuchung (Seite Zeit, Reiter Zeiteinträge) und im Fenster Zeit starten. Die Schnellbuchung bucht erst, wenn eine Leistung gewählt ist. In einem Satz geht es auch: «2h Schnitt ACME» wählt die Leistung «Schnitt». Fehlt die passende Leistung, legst du sie mit + Neue Leistung direkt beim Feld an. Das können Inhaber:in, Administration und Projektleitung immer, die Mitarbeit, sobald es eine aktive Leistung gibt. Gibt es den Namen schon, wählt Zeffio die bestehende.
Im Fenster Zeit starten wählst du die Leistung vor Starten; solange sie Pflicht ist, startet der Timer ohne sie nicht. Während er läuft, kannst du sie im Fenster noch ändern. Anhalten geht immer, mit Stopp im Kopfbereich oder Stoppen und erfassen im Fenster: eine Sitzung ohne Leistung — etwa eine, die du an einer Aufgabenkarte gestartet hast — bucht ohne Leistung, damit keine Zeit verloren geht. Die Leistung wählst du danach in der Buchung.
Öffne eine Projektseite und dort den Reiter Budget & Finanzen. Der Abschnitt Stunden je Leistung zeigt je Leistung die gebuchten und die verrechenbaren Stunden und ihren Anteil am Projekt. Zeit ohne Leistung — auch alles, was vor den Leistungen gebucht wurde — steht unter Ohne Leistung.
Für den Vergleich mit der Offerte braucht das Projekt eine angenommene Offerte. Sobald eine am Projekt hängt, kommen auf der Projektseite die Spalten Plan, Rahmen und Differenz dazu, und die Spalte Stand zeigt einen Balken je Leistung. Zuerst steht alles unter Ohne Leistung. Öffne dann die Offerte: klapp bei einer Position Details auf (Details zu Position 1) und wähl neben Extern die Leistung. Für eine ganze Gruppe wählst du einmal im Kopf der Gruppe Leistung für alle Positionen. Zugeklappt zeigt die Position die gewählte Leistung klein an. Eine Position ohne Leistung fällt nicht weg: sie zählt unter Ohne Leistung, und unter der Tabelle steht ein Hinweis, dass ein Teil der Offerte noch keiner Leistung zugeordnet ist. Externe Positionen bekommen keine, sie zählen nie als Stunden. Das geht auch an einer versendeten oder angenommenen Offerte, denn die Leistung steht auf keinem Beleg; jede Wahl ist sofort gespeichert. Liegt die Offerte im Archiv, holst du sie zuerst mit Zurückholen zurück.
Der Plan einer Leistung ist die Summe ihrer internen Positionen in der angenommenen Offerte. Jede Position zählt so: Hat sie ein Stundenbudget, zählt dieses. Sonst zählt ihre Menge, wenn sie in Stunden steht. Steht sie in Tagen, zählt Menge × Stunden je Tag der Offerte. Stück, Pauschalen und andere Einheiten brauchen ein Stundenbudget. Fehlt es, steht in der Zelle Stundenbudget fehlt. Externe Positionen zählen nie.
Das Stundenbudget trägst du in den Details der Position neben der Leistung ein, etwa 24 für «Schnitt pauschal». Eine ganze Zahl sind Stunden («24»); anderthalb Stunden schreibst du «1:30» oder «1,5». Ein leeres Feld heisst «kein Budget», 0 heisst «keine Zeit». Gespeichert wird, wenn du das Feld verlässt. Externe Positionen haben kein Feld. Auch das Stundenbudget kannst du an einer versendeten oder angenommenen Offerte noch ändern; jede Änderung ist sofort gespeichert. Steht auf der Projektseite bei einer Leistung Stundenbudget fehlt, führt der Hinweis unter der Tabelle mit «Stundenbudget in der Offerte … eintragen» direkt zur ersten Position ohne Stundenbudget und klappt ihre Details auf — wenn du Offerten bearbeiten darfst. Liegt die Offerte im Archiv, sagt der Hinweis, dass du sie zuerst zurückholst.
Stunden je Tag ist eine Einstellung deiner Firma. Der Standard ist 8. Jede neue Offerte übernimmt den Wert. In der Offerte kannst du ihn ändern, auch an einer versendeten oder angenommenen. Er steht auf keinem Beleg.
Der Rahmen sagt, wie viele Stunden das Geld einer Leistung trägt. Er ist das Netto der internen Offertpositionen dieser Leistung, geteilt durch den Zielsatz pro Stunde (intern) des Projekts. Der Zielsatz ist der Umsatz, den du je Arbeitsstunde erreichen willst. Er ist kein Verrechnungssatz und steht auf keinem Beleg. Fehlt der Zielsatz, teilt Zeffio durch den Stundensatz des Projekts. Fehlen beide, gibt es keinen Rahmen, und ein Satz unter der Tabelle sagt, dass der Zielsatz fehlt. Steht eine Offerte in einer anderen Währung als das Projekt, haben ihre Leistungen keinen Rahmen. Den Standard-Zielsatz stellst du in den Einstellungen deiner Firma ein. Er wird nur in neue Projekte kopiert, bestehende Projekte behalten ihren Wert. Hat dein Kunde einen Festpreis, lässt du den Stundensatz leer und trägst einen Zielsatz ein.
Der Stand zeigt einen Balken je Leistung. Gefüllt ist, was gebucht ist. Eine Marke zeigt den Plan, das Ende der Bahn den Rahmen. Grün heisst: bis zum Plan. Orange heisst: zwischen Plan und Rahmen. Rot heisst: über dem Rahmen. Ohne Rahmen wird der Balken nie rot. Ohne Plan ist er bis zum Rahmen grün und darüber rot.
Siehst du Sätze (Inhaber:in, Administration, Buchhaltung), stehen in Stunden je Leistung hinten zwei Spalten mehr: Umsatz und Deckungsbeitrag. Umsatz ist, was die Offerte für diese Leistung bringt; Deckungsbeitrag ist Umsatz minus gebuchte Stunden × interner Kostensatz des Projekts. Mehrere Positionen derselben Leistung zählen zusammen. Ein Minus heisst: die Arbeit hat mehr gekostet, als die Leistung bringt. Fehlt am Projekt der interne Kostensatz, steht kein Deckungsbeitrag da, sondern ein Hinweis; mit Kostensatz im Projekt ergänzen trägst du ihn ein.
Übersicht und erwarteter Deckungsbeitrag. Oben im Reiter Budget & Finanzen steht die Karte Übersicht mit sechs Zahlen: Netto-Projektumsatz, Geplante Stunden, Gebuchte Stunden, Finanziell mögliche Stunden, Externe Kosten und Deckungsbeitrag (Schätzung). Darunter steht die Rechnung: Umsatz − Zeitkosten (Stunden × interner Kostensatz) − externe Kosten. Der Umsatz ist das Netto der angenommenen Offerten, intern und extern. Hat das Projekt keine Offerte, zählt der Auftragswert des Projekts. Der Deckungsbeitrag gilt vor Fixkosten wie Miete: die stehen im Finanzplan.
Solange das Projekt läuft, zählt je Leistung die grössere Zahl aus Plan und Gebucht. Wer mehr bucht als geplant, sieht das sofort im Deckungsbeitrag. Wer weniger bucht, spart erst am Ende etwas: eine Leistung, die unter dem Plan bleibt, gleicht keine andere aus. Hat eine Leistung keinen Plan, zählt nur das Gebuchte, und die Karte sagt «Plan unvollständig — Deckungsbeitrag zu hoch geschätzt.». Der Umsatz kommt nur aus Offerten in der Währung des Projekts, und aus denselben Offerten kommen die Planstunden der Zeitkosten. Steht eine angenommene Offerte in einer anderen Währung, zählen weder ihr Umsatz noch ihre Planstunden, und die Karte nennt die Stunden je Währung, zum Beispiel «Plan aus Offerten in EUR: 10h — zählt nicht in die Zeitkosten». Fehlt bei einer Leistung dieser Offerten das Stundenbudget einer Position, steht «mindestens» vor der Zahl: dann ist sie ein Mindestwert. Gebuchte Stunden zählen auch dann, denn sie gehören keiner Offerte. Die Tabelle Stunden je Leistung im selben Reiter zählt weiter die Planstunden aller Offerten, auch der in anderer Währung: Stunden haben keine Währung. Darum kann dort mehr Plan stehen als bei Geplante Stunden in der Übersicht, zum Beispiel 30 Stunden statt 20. Die Übersicht zählt nur, was auch im Umsatz steht. Die Zeile zu den Stunden anderer Währung bleibt nach dem Abschluss des Projekts neben Geplante Stunden stehen. Nach dem Abschluss des Projekts zeigt die Karte Nach Abschluss: den verrechneten Umsatz, alle gebuchten Stunden und alle Ausgaben, dieselben Zahlen wie in «Kosten & Marge». Schätzungen zählen dann nicht mehr; die Karte nennt, wie viele Posten ohne Ausgabe übrig sind. Ohne internen Kostensatz im Projekt gibt es keinen Deckungsbeitrag, nur einen Hinweis.
Externe Kosten (Kostenposten). Weiter unten im selben Reiter steht die Karte Externe Kosten. Ein Posten ist eine geschätzte Ausgabe für Freelancer, Miete oder Material, mit einer Bezeichnung und einem Betrag netto. Leg ihn mit Posten hinzufügen an. Oder klick auf Aus externen Offertpositionen übernehmen: Zeffio legt je externe Position der angenommenen Offerten einen Posten an. Der Betrag ist dann der Preis an den Kunden, nicht deine Kosten — passe ihn an. Ein zweiter Klick legt nichts doppelt an. Bekommt die Offerte eine neue Fassung und die neue Fassung benennt eine externe Position um, legt der zweite Klick dafür einen neuen Posten an. Der alte bleibt stehen und trägt die Marke aus abgelöster Offerte, mit dem Hinweis, dass er weiter zählt. Die Marke steht schon vor dem zweiten Klick, auch wenn die neue Fassung die Position gleich lässt; klick darum zuerst auf Aus externen Offertpositionen übernehmen. Im abgeschlossenen Projekt und bei einem Posten in anderer Währung steht nur die Marke, ohne Hinweis. Zeffio löscht den alten Posten nicht von sich aus, denn du hast den Betrag vielleicht mit Absicht angepasst. In der Übersicht steht dann, wie viele Posten aus einer abgelösten Offerte mitzählen und mit welchem Betrag. Steht dieselbe Leistung schon als neuer Posten da, lösche den alten.
Kommt die echte Rechnung, ordnest du sie einem Posten zu: Klick am Posten auf Ausgabe zuordnen und wähl die Ausgabe. Dann zählt die Ausgabe statt der Schätzung, auch wenn sie kleiner ist, nie beides. Mit lösen gibt es die Schätzung zurück. Eine Ausgabe des Projekts ohne Posten zählt zusätzlich; sie steht unter Ausgaben ohne Posten. Ein Posten oder eine Ausgabe in einer anderen Währung als das Projekt zählt nicht, und die Karte nennt sie: Zeffio rechnet nicht um.
Brauchst du die Zahlen in einer Tabelle, exportierst du auf der Seite Zeit, im Reiter Berichte, mit Zeiteinträge (CSV). Die Leistung steht dort in der letzten Spalte. Der Export enthält alle Einträge, egal welcher Zeitraum und welche Filter gelten. Den Export machen Inhaber:in, Administration, Buchhaltung und Nur Lesen.

Beispiel

Ein Filmteam legt «Projektmanagement», «Dreh», «Schnitt» und «Grading» an. In der angenommenen Offerte für einen Imagefilm ordnet die Inhaberin die Gruppe «Dreh» der Leistung Dreh zu und die Position «Schnitt Porträts» dem Schnitt: 12 Stück zu 900.–, also 10'800.– netto, mit einem Stundenbudget von 72 Stunden. Das Projekt hat einen Zielsatz von 150.–. Nach dem Schnitt zeigt die Projektseite: Schnitt Plan 72 Stunden, Rahmen 72 Stunden (10'800.– ÷ 150.–), gebucht 80 Stunden, Differenz +8 Stunden. Der Balken ist rot, denn 80 Stunden liegen über dem Rahmen. Für das nächste Porträt-Paket plant sie mehr Zeit. Eine zweite Position «Grading pauschal» zu 3000.– hat ein Stundenbudget von 12 Stunden: der Plan für Grading ist 12 Stunden. Ohne dieses Stundenbudget stünde dort Stundenbudget fehlt. Der interne Kostensatz des Projekts ist 60.–. Beim Schnitt zeigt die Tabelle darum einen Umsatz von 10'800.– und einen Deckungsbeitrag von 6'000.– (80 Stunden × 60.– = 4'800.– Kosten). — Ein anderes Projekt (erfundene Zahlen): Umsatz 3000.–, Plan 20 Stunden, interner Kostensatz 60.–, ein Posten «Mietlicht» zu 500.– ohne Ausgabe. Die Übersicht rechnet 3000.– − 20 × 60.– − 500.– = 1'300.– Deckungsbeitrag, das sind 43 %. Bucht jemand in einer Leistung mit Plan 10 Stunden schon 14, steigen die Zeitkosten um 4 × 60.– und der Deckungsbeitrag sinkt auf 1'060.–. Hängt später eine Ausgabe von 400.– am Posten, zählt sie statt der 500.–.

Was danach passiert

Die Leistung ist intern. Du siehst sie im Reiter Zeiteinträge der Seite Zeit und auf der Projektseite, aber auf keinem Beleg: nicht auf der Rechnung, nicht im PDF der Offerte und nicht im Kundenportal. Auf der Rechnung steht weiter die Tätigkeit der Buchung. — Der Plan ist die Summe der Stunden der internen Positionen einer Leistung aus den angenommenen Offerten des Projekts: das Stundenbudget der Position, sonst ihre Menge in Stunden, sonst Tage × Stunden je Tag der Offerte. Stück, Pauschalen und andere Einheiten ohne Stundenbudget haben keinen Plan, dort steht Stundenbudget fehlt. Externe Positionen zählen nie. Die Stunden je Tag stellst du in den Einstellungen deiner Firma ein (Standard 8); jede neue Offerte kopiert den Wert, und du änderst ihn in der Offerte, auch an einer versendeten oder angenommenen. — Der Rahmen ist das Netto der internen Positionen einer Leistung (nach Positions- und Gesamtrabatt), geteilt durch den Zielsatz pro Stunde (intern) des Projekts, sonst durch den Stundensatz. Ohne beides gibt es keinen Rahmen. Steht eine Offerte in einer anderen Währung als das Projekt, haben ihre Leistungen keinen Rahmen. Der Zielsatz ist kein Verrechnungssatz: er steht auf keinem Beleg und ändert keinen Preis. Der Standard-Zielsatz der Firma wird nur in neue Projekte kopiert. — Gebucht sind die Stunden aus den Zeiteinträgen. Die Differenz ist gebucht minus Plan: ein Plus heisst mehr Zeit gebraucht als geplant. — Der Stand ist ein Balken je Leistung: gefüllt ist gebucht, eine Marke ist der Plan, das Ende der Bahn ist der Rahmen. Grün bis zum Plan, orange zwischen Plan und Rahmen, rot über dem Rahmen. Ohne Rahmen nie rot; ohne Plan grün bis zum Rahmen und rot darüber. — Die gebuchten Stunden je Leistung sieht jede Rolle, die das Projekt sieht; die Mitarbeit nur ihre eigenen. Den Plan sieht, wer Offerten lesen darf, auch die Projektleitung. Den Rahmen und die Geldspalten sehen nur Rollen, die Sätze sehen: Inhaber:in, Administration und Buchhaltung. Beim Projekt «Intern» gibt es das alles nie. Eine Firma hat höchstens 100 Leistungen, archivierte zählen mit. — Umsatz ist das Netto der Offertpositionen einer Leistung aus den angenommenen Offerten: nach Positions- und Gesamtrabatt, ohne Mehrwertsteuer und ohne externe Positionen — deren Geld geht an Freelancer oder Vermieter weiter. Eine Position mit Stundenbudget bringt ihren Betrag wie jede andere. Der Deckungsbeitrag ist Umsatz minus Kosten, und die Kosten sind alle gebuchten Stunden der Leistung, auch die nicht verrechenbaren, mal den internen Kostensatz des Projekts — dieselbe Rechnung wie die Zeitkosten in «Kosten & Marge». Ist auf eine Leistung gebucht, aber nichts offeriert, ist ihr Umsatz 0 und der Deckungsbeitrag negativ. Das Total ist die Summe der Zeilen. Jede Zeile wird für sich gerundet; darum kann die Summe leicht von den Zeitkosten in «Kosten & Marge» abweichen. Steht eine Offerte in einer anderen Währung als das Projekt, rechnet Zeffio nicht um: ihre Leistungen haben keinen Umsatz und keinen Deckungsbeitrag, und der Hinweis unter der Tabelle nennt die Offerte. Umsatz und Deckungsbeitrag sehen Inhaber:in, Administration und Buchhaltung — wie «Kosten & Marge». Projektleitung, Nur Lesen und Mitarbeit sehen sie nicht, und beim Projekt «Intern» gibt es sie nie. — Die Übersicht rechnet den Deckungsbeitrag (Schätzung) als Umsatz − Zeitkosten − externe Kosten, mit dem geschätzten Kostensatz und vor Fixkosten wie Miete; die stehen im Finanzplan. Der Umsatz ist das Netto aller angenommenen Offerten des Projekts (intern und extern, auch archivierte), sonst der Auftragswert. Solange das Projekt läuft (aktiv oder pausiert), zählen die Zeitkosten je Leistung aus der grösseren Zahl von Plan und Gebucht: ein Überzug zählt sofort, eine Unterschreitung erst am Ende. Hat eine Leistung keinen Plan, zählt nur das Gebuchte. Nach dem Abschluss (abgeschlossen oder archiviert) zeigt sie den verrechneten Umsatz, alle gebuchten Stunden und alle Ausgaben, wie «Kosten & Marge»; Schätzungen zählen nicht mehr. Ohne internen Kostensatz gibt es keinen Deckungsbeitrag, ohne Umsatz auch nicht. Externe Kosten sind je Posten die Summe der zugeordneten Ausgaben, sonst die Schätzung, dazu die Ausgaben ohne Posten. Der private Anteil einer Ausgabe zählt nicht. Eine Offerte, ein Posten oder eine Ausgabe in anderer Währung zählt nicht und wird genannt. Das Projekt «Intern» hat keine Übersicht. Die Posten stehen auf keinem Beleg. Geld in der Übersicht sehen Inhaber:in, Administration und Buchhaltung; Posten anlegen, ändern und löschen dürfen Inhaber:in und Administration; Ausgaben zuordnen dürfen Inhaber:in, Administration und Buchhaltung.

Häufige Stolpersteine

Eine Leistung mit dem Katalog verwechseln. Der Katalog (Einstellungen › Katalog) hält Positionen mit Preis für deine Belege. Eine Leistung sagt nur, welche Art Arbeit eine Stunde war.
Eine archivierte Leistung noch einmal anlegen. Jeder Name gilt nur einmal, auch archiviert. Hol sie unter Archiviert mit Wiederherstellen zurück.
Den Zielsatz für einen Verrechnungssatz halten. Er ist nur deine interne Zahl für den Rahmen. Was du dem Kunden berechnest, bestimmt er nicht.
Bei einer Pauschale oder einem Stück kein Stundenbudget eintragen. Dann hat die Leistung keinen Plan, und die Zelle sagt Stundenbudget fehlt.
Erwarten, dass eine Offertvorlage oder eine Gruppenvorlage die Leistungen und die Stundenbudgets mitbringt. Beide tragen keine: ordne die Positionen in der neuen Offerte einmal zu, je Gruppe genügt eine Wahl im Kopf der Gruppe.
Den Deckungsbeitrag je Leistung mit dem in «Kosten & Marge» verwechseln. Dort zählt, was fakturiert ist, minus Zeitkosten und Ausgaben. Hier zählt, was offeriert ist, minus Zeitkosten — Ausgaben hängen an keiner Leistung.
Den Deckungsbeitrag (Schätzung) der Übersicht für einen Gewinn halten. Er gilt vor Fixkosten wie Miete; die stehen im Finanzplan.
Den Betrag eines übernommenen Postens für deine Kosten halten. Er ist der Preis an den Kunden. Passe ihn an, sonst ist der Deckungsbeitrag zu tief.
Eine Ausgabe zuordnen und dann Schätzung plus Ausgabe zusammenzählen. Das tut Zeffio nicht: sobald eine Ausgabe am Posten hängt, zählt nur sie.