Team und Zusammenarbeit

Teamstunden je Person und Monat auswerten

Sehen, wer in welchem Monat wie viele Stunden auf welche Projekte gebucht hat — verrechenbar und intern getrennt.

Wofür ist das?

Die Übersicht Teamstunden zeigt die gebuchten Stunden je Person und Monat, aufgeteilt nach Projekten. Das interne Projekt Intern steht in einer eigenen Spalte, und verrechenbare Stunden sind von nicht verrechenbaren getrennt. Auf jeder Projektseite zeigt dazu der Abschnitt Stunden je Aufgabe, wie viel Zeit in jeder Aufgabe steckt — gegen ihre Schätzung.

Wann brauche ich das?

Für die Projektleitung und die Inhaberin, die am Monatsende wissen wollen, wo die Zeit des Teams hingegangen ist — und für jede Person im Team, die ihre eigenen Stunden nachsehen will. Für die Abrechnung brauchst du die Übersicht nicht: verrechnet wird weiterhin über die Zeiteinträge.

Voraussetzungen

Gebuchte Zeit auf Projekten
Um die Stunden aller zu sehen: die Rolle Inhaber:in, Administration, Buchhaltung, Projektleitung oder Nur Lesen
Für Stunden je Aufgabe: Aufgaben im Projekt, auf die Zeit gebucht ist — mit Schätzung, wenn du vergleichen willst

Schritt für Schritt

Öffne Team und klick oben auf Teamstunden — oder auf der Übersicht, bei den Auswertungen, auf den Knopf Teamstunden. Die erste Tabelle zeigt ein Jahr: jede Zeile ist eine Person, jede Spalte ein Monat, und unter der Summe steht, wie viel davon auf Intern lag. Mit den Pfeilen wechselst du das Jahr.
Klick auf einen Monat. Die zweite Tabelle teilt ihn auf: je Person die Stunden je Projekt, das Projekt Intern als eigene Spalte zuletzt, dann Total, Verrechenbar und Nicht verrechenbar. Verrechenbar ist eine Stunde, wenn am Zeiteintrag Verrechenbar angehakt ist und das Projekt einen Stundensatz hat — ohne Satz entsteht kein Betrag. Zeit auf Intern ist darum nie verrechenbar.
Öffne eine Projektseite und geh zum Abschnitt Stunden je Aufgabe. Dort steht für jede Aufgabe des Projekts die gebuchte Zeit neben ihrer Schätzung. Zeit, die auf keiner Aufgabe liegt, steht in einer eigenen Zeile Ohne Aufgabe.
Liegt viel Zeit Ohne Aufgabe, ordne sie nachträglich zu: in der Zeitliste mit Aufgabe zuordnen oder im Dialog der Karte mit Zeiteinträge zuordnen.

Beispiel

Ein Filmteam mit vier Personen gliedert jedes Projekt in die Aufgaben «Preproduction», «Drehphase» und «Postproduction». Ende Monat sieht der Inhaber unter Teamstunden, dass die Cutterin 120 Stunden auf den Imagefilm gebucht hat und 14 auf Intern. Auf der Projektseite zeigt Stunden je Aufgabe: die Postproduction steht bei 95 von 80 geschätzten Stunden, und 6 Stunden liegen Ohne Aufgabe. Die ordnet er noch zu, bevor er mit dem Kunden über den Mehraufwand spricht.

Was danach passiert

Die Übersicht zeigt Stunden, kein Geld — keine Sätze, keine Beträge, keine Marge. Was eine Stunde kostet oder einbringt, steht in der Auswertung auf der Übersicht und auf der Projektseite. Die Zahlen kommen aus den gebuchten Zeiteinträgen; ändern lässt sich hier nichts. Wer die Rolle Mitarbeit hat, sieht unter Teamstunden nur die eigenen Stunden, alle anderen Rollen mit Zugang zur Teamzeit sehen das ganze Team. Den Abschnitt Stunden je Aufgabe sieht, wer auch das Aufgaben-Board sieht — die Buchhaltung nicht.

Häufige Stolpersteine

Die Teamstunden für eine Lohn- oder Präsenzzeiterfassung halten. Gezählt wird gebuchte Projektzeit, nicht Arbeitszeit — Ferien, Krankheit und Überstundensaldi kennt Zeffio nicht.
Interne Zeit in der Summe der Kundenprojekte suchen. Intern steht bewusst getrennt, damit sichtbar bleibt, wie viel Zeit nicht beim Kunden landet.
Als Mitarbeit die Stunden der Kolleginnen erwarten. Diese Rolle sieht nur die eigenen; für den Überblick über das Team braucht es eine andere Rolle.