Leistungs- und Produktkatalog

Leistungen und Produkte im Katalog hinterlegen

Wiederkehrende Positionen einmal erfassen — und mit kundenspezifischen Preisen einsetzen.

Wofür ist das?

Wer dieselbe Leistung immer wieder verrechnet, tippt sie sonst jedes Mal neu — mit dem Risiko, dass Bezeichnung und Preis auseinanderlaufen. Der Katalog hält beides fest und fügt es per Klick in Rechnung oder Offerte ein.

Wann brauche ich das?

Sobald sich Positionen wiederholen: Stundensätze, Pauschalen, Produkte. Bei jeweils anderen Leistungen bringt der Katalog wenig.

Voraussetzungen

Eine Vorstellung deiner Standardleistungen und deren Preise
Für kundenspezifische Preise: der betreffende Kunde ist angelegt

Schritt für Schritt

Öffne Einstellungen › Katalog → Neuer Eintrag.
Erfass Bezeichnung, Beschreibung, Preis und Einheit sowie den MWST-Code. Welche Einheiten zur Auswahl stehen und welche eigenen dazukommen, legst du in den Einstellungen unter Einheiten fest.
Mit dem Schalter über der Liste siehst du den Katalog als Karten oder als Tabelle (Als Tabelle anzeigen): eine Zeile je Eintrag, ein Klick auf die Zeile öffnet ihn, und Weitere Aktionen bietet Kundenpreis, Archivieren und Löschen. Zeffio merkt sich deine Wahl in diesem Browser.
Optional: Hinterleg für einzelne Kunden einen abweichenden Preis oder einen Rabatt — mit Gültigkeitszeitraum, falls befristet.
Beim Schreiben einer Rechnung oder Offerte fügst du den Eintrag über die Katalogauswahl ein. Klickst du auf Aus Katalog in einer Gruppe, landet der Eintrag direkt in dieser Gruppe.
Setzt du dieselbe Gruppe von Positionen immer wieder ein, leg eine Gruppenvorlage an: in Einstellungen › Katalog unter Gruppenvorlagen mit Neue Vorlage, oder in einer Offerte oder Rechnung mit Als Vorlage speichern im Kopf einer Gruppe. Eine Vorlage hat einen Titel, eine Währung, eine Preisart (Preise inkl. MWST oder netto) und ihre Positionen; Einträge aus dem Katalog kopierst du mit Aus Katalog hinzufügen hinein. Speicherst du eine Gruppe aus einem Beleg, übernimmt die Vorlage dessen Währung und Preisart. Die Leistung, die du einer Offertposition für die offerierten Stunden zugeordnet hast, übernimmt sie nicht.
In der Offerte oder Rechnung setzt Gruppe aus Vorlage die ganze Gruppe ein — mit Titel, Positionen und Zwischensumme.

Beispiel

Ein Beratungstag zu 1400 Franken steht im Katalog. Ein langjähriger Kunde hat 1250 Franken vereinbart — hinterlegt als Kundenpreis. Beim Einfügen in dessen Rechnung erscheinen automatisch 1250 Franken, bei allen anderen 1400.

Was danach passiert

Der eingefügte Wert ist eine Momentaufnahme: Er wird in das Dokument kopiert. Änderst du später den Katalogpreis, bleiben bestehende Rechnungen und Offerten unverändert — was richtig ist, denn sie sind bereits beim Kunden. Dasselbe gilt für Gruppenvorlagen: auch sie halten eine Kopie der Preise. Änderst du einen Katalogpreis, passt du die Vorlage selbst an. Kundenpreise gelten für Vorlagen nicht; eine Vorlage bringt ihre eigenen Preise mit.

Häufige Stolpersteine

Den Katalogpreis ändern und erwarten, dass sich alte Rechnungen anpassen. Das geschieht bewusst nicht.
Kundenpreise ohne Gültigkeitsdatum hinterlegen, obwohl sie befristet vereinbart waren — dann gelten sie unbegrenzt weiter.
Für jede Variante einen eigenen Eintrag anlegen. Beschreibung und Menge lassen sich im Dokument anpassen.
Eine Vorlage in Euro in eine Offerte in Franken einfügen. Zeffio fragt vorher, denn es kennt keine Wechselkurse: die Zahlen würden unverändert übernommen.
Eine Vorlage mit Preisen inkl. MWST in einen Beleg mit Nettopreisen einfügen (oder umgekehrt). Zeffio fragt vorher: die Zahlen würden unverändert übernommen, aus 108.10 inkl. MWST würde 108.10 exkl. MWST. Prüfe die Preise danach.