Kontenzuordnung anpassen

Wofür ist das?

Die Kontenzuordnung entscheidet genau eine Sache: unter welchen Kontonummern das Journal des Buchhaltungsexports deine Belege ablegt. Jede Journalzeile trägt dafür zwei Spalten — konto ist Soll, gegenkonto ist Haben. Ohne diese Nummern wäre das Journal eine saubere Belegliste, aber kein Buchungsstapel, und eine Buchhaltungssoftware könnte es nicht einlesen.

Wann brauche ich das?

Einmalig, bevor das erste Übergabepaket zur Treuhandstelle geht — und nur dann, wenn dort ein abweichender Kontenplan geführt wird. Arbeitet deine Treuhandstelle mit dem Kontenrahmen KMU, musst du hier nichts tun und darfst den Bereich zugeklappt lassen.

Voraussetzungen

• Die Kontonummern, die bei deiner Treuhandstelle gelten — und zwar nur jene, die von der angezeigten Vorgabe abweichen
• Das Recht, den Buchhaltungsexport zu starten. Die Zuordnung hängt an derselben Berechtigung: wer das Paket ziehen darf, bestimmt auch die Konten darin. Ohne dieses Recht bleibt der Bereich leer

Schritt für Schritt

1. Öffne Einstellungen und dort den Bereich Kontenzuordnung. Er steht zuunterst, direkt nach Buchhaltungsexport.
2. Sieh dir die zwei Gruppen an. Unter Konten stehen sieben feste Konten: Debitoren, Bank, Erlös, Erlösminderung (Skonto), Geschuldete MWST, Vorsteuer und Kreditoren. Unter Aufwandskonten je Kategorie steht je ein Konto pro Ausgabenkategorie — Material, Fremdleistungen, Miete, IT & Software, Reisen, Fahrzeug, Marketing, Versicherungen, Gebühren, Büro, Weiterbildung und Übriger Aufwand.
3. Lies unter jedem Feld die Vorgabe mit ihrem Namen, zum Beispiel 3400 · Dienstleistungserlöse. Solange das Feld leer ist, gilt genau diese Nummer. Leer ist der Normalfall, kein fehlender Wert.
4. Trag eine Nummer nur dort ein, wo dein Kontenplan eine andere führt. Wer Waren handelt statt Dienstleistungen zu verkaufen, ersetzt beim Erlös die 3400 durch die eigene Nummer und lässt alles Übrige leer.
5. Klick auf Zuordnung speichern. Solange nichts gespeichert ist, nimmt Änderungen verwerfen alle Eingaben wieder zurück.
6. Zurück auf die Vorgabe kommst du, indem du das Feld wieder leerst und speicherst. Die Vorgabe von Hand abzuschreiben ist nicht dasselbe — siehe unten.

Beispiel

Eine Beraterin bucht bei ihrer Treuhandstelle den Informatikaufwand nicht auf 6570, sondern auf ein eigenes Unterkonto. Diese eine Nummer trägt sie bei IT & Software ein, alle anderen Felder bleiben leer. Im nächsten Export steht die Nummer in der Spalte konto jeder Ausgabe dieser Kategorie; alle übrigen Konten folgen weiter dem Kontenrahmen KMU.

Was danach passiert

Die Zuordnung wirkt auf künftige Exporte. Bereits heruntergeladene Pakete bleiben unverändert. — Im Journal bedeutet konto Soll und gegenkonto Haben: eine Rechnung bucht Debitoren an Erlös, eine Zahlung Bank an Debitoren, ein Skontoabzug Erlösminderung an Debitoren, eine Rückzahlung Debitoren an Bank, eine Ausgabe das Aufwandskonto ihrer Kategorie an Kreditoren. Ein negativer Betrag kehrt die Buchung um — so stehen Gutschriften, Stornos und Ausgaben im Journal, und das Vorzeichen macht die Umkehr, nicht ein zweites Kontenpaar. — Zwei Vorgänge tragen bewusst keine Konten: die angerechnete Anzahlung und die Guthabenverrechnung. Beide verschieben Geld zwischen zwei Belegen und müssten dabei anteilig Steuer zurücknehmen; das lässt sich mit zwei Spalten nicht ausdrücken. Betrag, Beleg und Datum stehen bei diesen Zeilen trotzdem da, und deine Treuhandstelle bucht sie von Hand. — Zwei Konten der Liste erscheinen im Journal nie als Soll oder Haben: Geschuldete MWST und Vorsteuer. Die Steuer beschreibt die Spalte mwst_code daneben, und die Buchhaltungssoftware spaltet sie selbst ab. — Jede wirklich geänderte Kontonummer wird mit altem und neuem Wert protokolliert. Trägst du eine Nummer ein, die der Vorgabe entspricht, hat sich nichts geändert, und es entsteht kein Eintrag.

Häufige Stolpersteine

• Die angezeigte Vorgabe ins Feld schreiben, obwohl sie ohnehin gilt. Leer heisst «folge der Vorgabe»: ein leeres Feld bekommt eine spätere Verbesserung der Vorgabe mit, eine ausgeschriebene Nummer nicht. Und danach lässt sich eine bewusste Eingabe nicht mehr von einer abgeschriebenen unterscheiden.
• Ein bereits gezogenes Paket noch einmal öffnen und dort die neuen Konten suchen. Die Zuordnung greift erst beim nächsten Export.
• Semikolon, Anführungszeichen oder Zeilenumbruch in eine Kontonummer tippen. Das Journal ist eine CSV-Datei, in der ein Semikolon die Spalte wechselt; Zeffio weist solche Eingaben ab. Mehr als 20 Zeichen ebenfalls.
• Hier die Mehrwertsteuer erwarten. Die Zuordnung nennt nur das Kontenpaar. Wie viel Steuer in einer Zeile steckt, sagt der MWST-Code daneben — die Aufteilung macht deine Buchhaltungssoftware.
• Reisen und Fahrzeug für zwei verschiedene Vorgaben halten. Der Kontenrahmen KMU führt beide auf 6200, Versicherungen und Gebühren beide auf 6300. Wer feiner bucht, trägt eigene Unterkonten ein. Weiterbildung liegt aus demselben Grund auf 5800: dort ist sie Personalaufwand.

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