Erste Schritte und Kontoeinrichtung

Daten per CSV importieren

Kunden, Projekte und offene Zeiten aus einer Datei übernehmen — mit Vorschau, Dublettenprüfung und Rückgängig.

Wofür ist das?

Wer aus einem anderen Werkzeug kommt, hat seine Kunden, Projekte und Stunden schon irgendwo als Tabelle. Der CSV-Import übernimmt sie, ohne dass du sie abtippst — und er lässt sich rückgängig machen, falls die Datei doch nicht so aussah wie gedacht.

Wann brauche ich das?

Beim Umzug von einem anderen Werkzeug, beim Nachtragen einer alten Liste und immer dann, wenn viele gleichartige Einträge auf einmal entstehen sollen.

Voraussetzungen

Eine CSV-Datei: erste Zeile die Spaltentitel, danach die Daten. Als Trennzeichen versteht Zeffio Komma, Semikolon, Tabulator oder senkrechten Strich
Höchstens 2000 Datenzeilen je Lauf. Eine grössere Datei teilst du auf
Für Projekte müssen die Kunden schon in Zeffio stehen, für Zeiten die Projekte. Darum die Reihenfolge: zuerst Kunden, dann Projekte, dann Zeiten

Schritt für Schritt

Öffne Einstellungen und dort den Bereich Daten importieren (CSV).
Wähl bei Was enthält die Datei? zwischen Kunden, Projekte und Zeiteinträge.
Klick auf Datei auswählen und wähl deine CSV. Zeffio liest die Titelzeile und ordnet Spalten, deren Titel es erkennt, gleich selbst zu.
Prüf unter Spalten zuordnen, ob jede Spalte am richtigen Feld hängt. Pflichtfelder tragen einen Stern: bei Kunden der Name, bei Projekten Name und Kunde, bei Zeiten Datum, Stunden und Projekt. Solange ein Pflichtfeld fehlt, bleibt die Vorschau gesperrt.
Klick auf Vorschau prüfen. Du erhältst drei Zahlen — bereit, übersprungen, fehlerhaft — und darunter die Problemzeilen mit Zeilennummer und Grund. Geschrieben wird dabei nichts.
Stimmt das Bild, klickst du auf den Knopf daneben, der die Zahl der bereiten Zeilen nennt. Erst jetzt entstehen die Einträge.
Unter Bisherige Importe steht jeder Lauf mit Datum, Art und Datei. Rückgängig löscht, was dieser eine Lauf erzeugt hat.

Beispiel

Eine Texterin bringt 84 Kunden aus ihrem alten Werkzeug mit. Die Vorschau meldet «80 bereit · 4 übersprungen · 0 fehlerhaft»; die vier sind Dubletten, weil dieselbe Firma in der Datei zweimal steht. Nach der Übernahme importiert sie die Projektliste — dort schlagen zwei Zeilen mit «Kunde nicht gefunden» fehl, weil der Name anders geschrieben war. Die zwei Zeilen korrigiert sie und lädt die Datei erneut: die 80 bereits übernommenen Zeilen gelten als Dublette und werden übersprungen.

Was danach passiert

Vorschau und Übernahme prüfen dieselbe Datei nach denselben Regeln — was du in der Vorschau siehst, ist genau das, was entsteht. Nur Zeilen mit dem Vermerk «bereit» werden geschrieben. — Als Dublette gilt bei Kunden ein gleicher Name oder eine gleiche E-Mail-Adresse, bei Projekten der gleiche Name beim gleichen Kunden, bei Zeiten dieselbe Kombination aus Projekt, Datum, Dauer und Tätigkeit. Verglichen wird gegen den Bestand und innerhalb der Datei; darum kannst du dieselbe Datei gefahrlos zweimal einlesen. — Importierte Zeiten kommen unverrechnet an und liegen damit im offenen Topf ihres Projekts. Die erfasste Dauer bleibt erhalten; für die Abrechnung wird sie auf den Abrechnungstakt des Projekts aufgerundet. — Jeder Lauf wird als Stapel festgehalten, samt der Einträge, die er erzeugt hat. Rückgängig löscht genau diese — aber nur, solange sie noch frei sind: ein Kunde mit Rechnung, ein Projekt mit Zeiten und eine bereits verrechnete Stunde bleiben stehen. Die Meldung nennt danach beide Zahlen, gelöscht und behalten.

Häufige Stolpersteine

Zeiten importieren, bevor die Projekte da sind. Jede Zeile schlägt dann mit «Projekt nicht gefunden» fehl. Dasselbe gilt für Projekte ohne ihre Kunden.
Den Kundennamen in der Projektdatei anders schreiben als beim Kunden selbst. Zugeordnet wird über den Namen; Gross- und Kleinschreibung spielt keine Rolle, ein zusätzliches «AG» schon.
Stunden als 1:30 eintragen. Erwartet wird eine Dezimalzahl — 1.5 oder 1,5. Alles andere landet als «Ungültige Stundenzahl» im Bericht, ebenso ein Wert über 24.
Ein Datum in einem exotischen Format liefern. Gelesen werden TT.MM.JJJJ und JJJJ-MM-TT.
Die Titelzeile weglassen. Die Datei braucht eine Titelzeile und mindestens eine Datenzeile, sonst nimmt Zeffio sie gar nicht erst an.
Eine Kundennummer mitimportieren wollen. Die Nummer vergibt Zeffio selbst und hält sie je Konto eindeutig; eine Spalte dafür gibt es darum nicht.
Nach einem misslungenen Lauf die Einträge von Hand suchen. Dafür ist Rückgängig da — und die Liste der Läufe reicht weiter zurück, als sie auf den ersten Blick zeigt: unten lädst du ältere nach.