Konto, Sicherheit und Datenschutz

Konto löschen und Daten mitnehmen

Name, Login und Passwort ändern, das Änderungsprotokoll lesen — und den Ausgang so nehmen, dass die Unterlagen bei dir bleiben.

Wofür ist das?

Drei Bereiche der Einstellungen gehören zu deinem Zugang selbst: Konto ändert Name, Login und Passwort, das Änderungsprotokoll Stammdaten zeigt, wer an den Firmen- und Kundendaten etwas gedreht hat, und Konto löschen ist der Ausgang. Der letzte ist der einzige Schritt in Zeffio, den niemand rückgängig machen kann — auch wir nicht.

Wann brauche ich das?

Beim Wechsel der Login-Adresse, nach einem Passwortwechsel, bei einer Prüfung der Stammdaten — und wenn du Zeffio verlassen willst.

Voraussetzungen

Dein aktuelles Passwort. Für den Wechsel der Login-Adresse und für die Löschung ist es Pflicht
Zugriff auf die neue Mailbox, wenn du die Login-Adresse wechselst
Vor der Löschung: Zeit für zwei Downloads und ein Ablageort dafür

Schritt für Schritt

Öffne Einstellungen und dort den Bereich Konto. Links änderst du Name und E-Mail und speicherst mit Profil speichern, rechts das Passwort mit Passwort ändern. Diese zwei Knöpfe gehören nur zu diesem Bereich — der grosse Knopf oben betrifft die übrigen.
Willst du die Login-Adresse wechseln, erscheint ein zusätzliches Feld für dein aktuelles Passwort. Zeffio schickt danach einen Bestätigungslink an die neue Adresse; erst der Klick darin stellt den Login um.
Im Bereich Änderungsprotokoll Stammdaten siehst du jede Änderung an Firmen- und Kundendaten mit altem und neuem Wert. Der Bereich erscheint nur, wenn deine Rolle Protokolle lesen darf.
Für den Ausgang öffnest du zuerst den Bereich Buchhaltungsexport und ziehst dort das Übergabepaket deiner Perioden. Nur dieses Paket enthält die Dateien: die PDFs deiner Rechnungen und die Bilder deiner Belege.
Öffne dann Konto löschen und klick auf Meine Daten herunterladen. Das ZIP enthält Kunden, Projekte, Zeiten, Rechnungen samt Positionen, Offerten, Verträge, Ausgaben, Zahlungen und deine Protokolle als CSV. Die Datei LIESMICH darin ist zugleich deine Auskunft nach Datenschutzgesetz: Zweck, Herkunft, Dauer, Empfänger — und der Zeitpunkt deines vorherigen Auszugs.
Tipp dein Passwort in das Feld darunter und klick auf Konto endgültig löschen. Ein Dialog nennt noch einmal, was verschwindet; erst dein Ja löst die Löschung aus.

Beispiel

Eine Beraterin gibt ihr Gewerbe auf. Zuerst zieht sie den Buchhaltungsexport für die letzten Geschäftsjahre, danach in derselben Sitzung den Datenauszug, legt beide Pakete in ihr Archiv und löscht anschliessend das Konto. Was die Steuerverwaltung in acht Jahren sehen will, liegt damit bei ihr und nicht mehr bei uns.

Was danach passiert

Der Wechsel der Login-Adresse gilt erst nach dem Klick im Bestätigungslink. Die verlassene Adresse bekommt eine Mail darüber — der Kanal, den jemand mit einer geklauten Sitzung nicht besitzt. Angemeldete Geräte bleiben angemeldet: ein Adresswechsel ist kein Passwortwechsel. Beides steht danach im Sicherheitsprotokoll. — Der Datenauszug ist Pflicht vor der Löschung, sobald dein Konto Belege enthält — eine ausgestellte Rechnung, eine Ausgabe, ein Kundenguthaben —, und der Server setzt das durch. Ein Konto ohne Belege darf ohne Auszug gehen: die Pflicht kommt aus der Aufbewahrung (Art. 958f OR), und wo nichts aufzubewahren ist, gibt es nichts zu erzwingen. Der Auszug muss frisch sein: liegt er länger als eine Stunde zurück, verlangt Zeffio ihn noch einmal, damit du wirklich den letzten Stand hast. — Mit der Löschung verschwinden Kunden, Projekte, Zeiten, Rechnungen, Offerten, Ausgaben, Belege und das Dokumentarchiv, vollständig und endgültig. Es gibt danach keine Sicherung, auf die wir zugreifen könnten. Die Sitzung wird sofort beendet und die App führt zur Anmeldung zurück. — Das Demo-Konto lässt sich nicht löschen; es verfällt von selbst.

Häufige Stolpersteine

Nur den Datenauszug ziehen und das Übergabepaket weglassen. Der Auszug ist eine Sammlung von CSV-Dateien; die PDFs und Belegbilder liegen ausschliesslich im Buchhaltungsexport.
Den Auszug am Vortag holen und erst am nächsten Tag löschen wollen. Die Löschung verlangt einen Download aus der letzten Stunde und weist den alten ab.
Die Löschung mit dem Abmelden verwechseln. Abmelden oben auf der Seite beendet nur die Sitzung; das Konto bleibt bestehen.
Die neue Login-Adresse eintippen und annehmen, sie gelte sofort. Bis zum Klick im Bestätigungslink meldest du dich weiter mit der alten an.
Ein neues Passwort mit weniger als acht Zeichen setzen. Zeffio weist es ab.
Erwarten, dass eine korrigierte Firmenadresse auch auf schon versendeten Belegen erscheint. Das Änderungsprotokoll zeigt die Änderung, die versendeten Belege bleiben unberührt — sonst würde sich ein Beleg nachträglich verändern, den der Kunde längst hat.