Auswertungen und Kennzahlen

Finanzplan: gesicherter Umsatz pro Monat

Was schon verrechnet ist, was eine angenommene Offerte noch bringt und was deine Verträge bringen werden — netto, Monat für Monat.

Wofür ist das?

Der Finanzplan zeigt, wie viel Umsatz du in den nächsten Monaten schon sicher hast. Er steht neben Auswertung auf der Übersicht. Für jeden Monat siehst du drei Teile: was du schon verrechnet hast, was dir angenommene Offerten noch bringen (gesichert) und was deine laufenden Verträge bringen werden. Dazu kommen die Summe des Monats und die laufende Summe. Alle Beträge sind netto, also ohne MWST, und in deiner Hauptwährung.

Wann brauche ich das?

Wenn du wissen willst, ob die nächsten Monate gefüllt sind — und wo noch Platz für neue Aufträge ist. Der Finanzplan ist ein Blick nach vorn auf deinen Umsatz. Für die Frage «Wie viel Geld ist auf meinem Konto?» ist die Cashflow-Prognose in der Auswertung da.

Voraussetzungen

Die Rolle Inhaber:in, Administration oder Buchhaltung — nur diese Rollen sehen den Reiter Finanzplan, so wie sie auch die Auswertung sehen
Mindestens eines davon: versendete Rechnungen, angenommene Offerten oder aktive Verträge. Ohne sie bleibt der Plan leer
Für eine genaue Verteilung der Offerten: ein Projekt mit Start und Deadline, wenn du willst auch mit Meilensteinen

Schritt für Schritt

Öffne in der Seitenleiste Übersicht und wähl oben den Reiter Finanzplan. Er steht neben Auswertung. Du kannst nur lesen: Im Finanzplan lässt sich nichts ändern, er rechnet aus dem, was du in Rechnungen, Offerten, Projekten und Verträgen schon erfasst hast.
Wähl den Zeitraum. Standard ist Nächste 12 Monate: der laufende Monat und die elf danach. Du kannst auch ein Kalenderjahr wählen, zum Beispiel das nächste. Unter dem Zeitraum steht für jeden Monat eine Zeile mit den drei Teilen, der Summe des Monats und der laufenden Summe — der Summe aller Monate bis und mit diesem.
Lies die drei Teile. Verrechnet sind deine ausgestellten Rechnungen, nach Ausstellungsdatum in den Monat gelegt; Gutschriften ziehen ab. Gesichert sind angenommene Offerten, abzüglich dem, was du dafür schon in Rechnung gestellt hast — es zählt also nur der Rest, der noch kommt. Verträge sind die künftigen Rechnungen deiner aktiven Verträge, jede in ihrem Monat.
Willst du wissen, woher ein Betrag kommt, klick auf den Monat. Er klappt auf, und unter den Spalten stehen die Posten dahinter: bei Verrechnet die Rechnungen des Monats (Nummer, Kunde, Betrag), bei Gesichert die Projekte mit ihrem Anteil in diesem Monat, bei Verträge jeder Vertrag mit seiner Abrechnung. Jeder Posten ist ein Link auf die Rechnung, das Projekt oder den Vertrag — wenn deine Rolle das öffnen darf, sonst steht er als Text da. Eine Gutschrift hat einen negativen Betrag. Gibt es in einem Monat viele Posten, stehen die zehn grössten in der Liste und der Rest als weitere mit seiner Summe; der Link dahinter führt zur ganzen Liste. Zusammen ergeben die Posten genau den Betrag des Monats. Es erscheinen nur Posten in deiner Hauptwährung.
Verstehe, wie ein gesicherter Betrag in die Monate kommt. Zuerst zählen die Meilensteine des Projekts, die einen Betrag und ein Datum haben: Der Betrag steht in dem Monat, in dem der Meilenstein fällig ist. Alle Meilensteine zusammen zählen nie mehr, als noch offen ist. Was übrig bleibt, wird gleichmässig verteilt: vom Projektstart bis zur Deadline. Liegt der Start in der Vergangenheit, beginnt die Verteilung im laufenden Monat, denn vergangene Monate lassen sich nicht mehr füllen. Liegt die Deadline im laufenden Monat, steht der ganze Rest in diesem Monat.
Schau auf die Zeile Ohne Zeitraum. Dort stehen Beträge, die sich keinem Monat zuordnen lassen: ein Projekt ohne Deadline, eine Deadline, die schon vorbei ist, eine Offerte ohne Projekt, ein abgeschlossenes oder archiviertes Projekt, ein Meilenstein mit einem Datum in der Vergangenheit. Kein Betrag fällt weg: Jeder steht mit einem Link zum Projekt oder zur Offerte da. Trag dort die Deadline nach, und der Betrag springt in seinen Monat.
Beträge, die in deinem Zeitraum nicht mehr Platz haben, stehen in Später und Früher. Später ist gesichert, aber nach dem Zeitraum fällig. Früher gibt es nur bei einem Kalenderjahr in der Zukunft: gesichert, aber vor diesem Jahr fällig.
Hast du Rechnungen, Offerten oder Verträge in einer anderen Währung als deiner Hauptwährung, stehen sie daneben in einer eigenen Liste pro Währung. Zeffio rechnet sie nie um und zählt sie nie zusammen: Es gibt keine Kurse, die für einen Plan taugen würden.

Beispiel

Du hast eine Offerte über 30 000 Franken angenommen, für ein Projekt vom 1. Oktober bis zum 31. Dezember. Es ist Mitte Oktober, und du hast noch nichts dafür in Rechnung gestellt. Der Finanzplan legt die 30 000 gleichmässig auf Oktober, November und Dezember: je 10 000 unter Gesichert. Hat das Projekt einen Meilenstein «Abnahme» über 12 000 Franken am 15. Dezember, steht dieser Betrag im Dezember, und die restlichen 18 000 verteilen sich auf die drei Monate, je 6 000. Stellst du im November 10 000 in Rechnung, wandert dieser Betrag nach Verrechnet, und unter Gesichert bleibt nur der Rest. Hätte das Projekt keine Deadline, stünden die 30 000 unter Ohne Zeitraum — sie fehlen nicht, sie warten auf ein Datum.

Was danach passiert

Was zählt, im Einzelnen. Alles netto: Der Plan zeigt Umsatz ohne MWST, nicht Geld auf dem Konto. Verrechnet: ausgestellte Rechnungen nach Ausstellungsdatum, Gutschriften abgezogen; Entwürfe und stornierte Rechnungen zählen nicht. Gesichert: Zählen tun angenommene Offerten. Ein Projekt kann mehrere angenommene Offerten haben, ihre Beträge werden zusammengezählt. Davon wird abgezogen, was für dieses Projekt schon in Rechnung gestellt ist. Eine Offertversion, die durch eine neuere ersetzt wurde, zählt nicht. Eine Offerte, die zu einem Vertrag wurde, zählt über den Vertrag und nicht noch einmal als gesichert. Verträge: die künftigen Rechnungen aktiver Verträge, jeweils in dem Monat, in dem der Vertrag sie stellt. Verteilung: erst Meilensteine mit Betrag und Datum, nie mehr als noch offen ist; der Rest gleichmässig vom Projektstart bis zur Deadline, frühestens ab dem laufenden Monat; eine Deadline im laufenden Monat zählt ganz in diesem Monat. Ohne Zeitraum, Früher, Später: Nichts wird weggelassen. Was sich im gewählten Zeitraum keinem Monat zuordnen lässt, steht in einer dieser Zeilen. Währungen: Die Monate zeigen die Hauptwährung. Andere Währungen stehen als eigene Liste daneben und werden nie addiert. Der Unterschied zur Cashflow-Prognose: Die Cashflow-Prognose in der Auswertung ist brutto und zeigt, wann Geld auf deinem Konto ankommt. Der Finanzplan ist netto und zeigt Umsatz. Das sind zwei verschiedene Fragen, und darum haben sie nicht dieselben Zahlen: Eine Rechnung über 1 000 Franken netto mit 8.1 % MWST erscheint im Finanzplan mit 1 000 und in der Cashflow-Prognose mit 1 081. Nur ein Plan: Der Finanzplan ist keine Buchhaltung und keine Zusage. Er ändert nichts an deinen Belegen, und die MWST-Abrechnung bleibt, was sie ist.

Häufige Stolpersteine

Den Finanzplan mit der Cashflow-Prognose vergleichen und sich über die Differenz wundern. Der Finanzplan ist netto, die Cashflow-Prognose brutto und nach Fälligkeit — die Beträge dürfen nicht übereinstimmen.
Die Zeile Ohne Zeitraum überlesen. Diese Zeile ist kein Fehler, sondern eine Aufgabe: Meist fehlt am Projekt die Deadline, oder die Offerte gehört noch zu keinem Projekt. Mit dem Datum rutscht der Betrag in seinen Monat.
Erwarten, dass ein Betrag im Monat der Offerte steht. Eine angenommene Offerte verteilt sich über die Laufzeit des Projekts, nicht auf den Tag der Zusage.
Eine Summe aus Hauptwährung und anderer Währung selbst bilden. Das ist ohne Kurs keine Zahl. Lies jede Währung für sich.
Den Plan als Zusage lesen. Eine angenommene Offerte kann sich verschieben, ein Projekt kann länger dauern. Der Plan zeigt, was du heute erfasst hast — nicht, was sicher eintrifft.
Den Reiter Finanzplan suchen und nicht finden. Er steht nur Inhaber:in, Administration und Buchhaltung offen.