Gutschriften, Storno und Rückzahlungen

Rechnung korrigieren: Storno und Gutschrift

Einen versendeten Beleg richtigstellen, ohne die Belegkette zu brechen.

Wofür ist das?

Eine versendete Rechnung ist beim Kunden und in seiner Buchhaltung. Sie nachträglich zu ändern oder zu löschen würde bedeuten, dass zwei Beteiligte verschiedene Wahrheiten haben. Zeffio korrigiert deshalb mit einem neuen Beleg, der auf den alten verweist.

Wann brauche ich das?

Wenn eine bereits versendete Rechnung falsch ist — falscher Betrag, falscher Empfänger, oder die Leistung wurde gar nicht erbracht. Solange die Rechnung Entwurf ist, brauchst du das alles nicht: dann änderst du sie einfach.

Voraussetzungen

Eine versendete Rechnung
Klarheit darüber, ob der ganze Betrag entfällt (Storno) oder nur ein Teil (Gutschrift)

Schritt für Schritt

Öffne die betreffende Rechnung.
Entfällt der gesamte Betrag, wähl Stornieren. Die Rechnung bleibt sichtbar, zählt aber nicht mehr zu deinen Forderungen.
Entfällt nur ein Teil, erstell eine Gutschrift über den betroffenen Betrag. Sie verweist auf die ursprüngliche Rechnung.
Prüf das PDF der Gutschrift und versende es wie eine Rechnung — der Kunde braucht den Beleg für seine eigene Buchhaltung.
Klick zum Schluss auf Als Guthaben verbuchen. Erst dieser Schritt macht aus dem Beleg Geld, das dein Kunde bei dir gut hat.

Beispiel

Eine Rechnung über 3200 Franken enthält eine Position über 400 Franken, die doppelt erfasst wurde. Statt die Rechnung zu ändern, entsteht eine Gutschrift über 400 Franken mit Verweis auf die Originalrechnung. Offen bleiben damit 2800 Franken, und beide Belege sind nachvollziehbar.

Was danach passiert

Eine Gutschrift hat zwei Seiten, und das erklärt den letzten Schritt: Als Beleg korrigiert sie Umsatz und MWST — in der Periode der Korrektur, und der Periodenexport zeigt beide Dokumente. Als Guthaben ist sie Geld, das dein Kunde bei dir hat und das du später anrechnen oder zurückzahlen kannst. Der Versand erledigt nur das Erste; das Guthaben entsteht erst mit Als Guthaben verbuchen. Das ist Absicht: Nicht jede Gutschrift soll stehen bleiben — vielleicht zahlst du den Betrag direkt zurück. Darum bucht Zeffio nichts von selbst, sondern fragt dich.

Häufige Stolpersteine

Eine falsche Rechnung löschen wollen. Das geht bewusst nicht: Ein Beleg, den der Kunde hat, darf nicht spurlos verschwinden.
Eine Gutschrift erstellen und nicht versenden. Dein Kunde braucht sie, sonst stimmen seine Zahlen nicht mit deinen überein.
Stornieren, obwohl nur ein Teil falsch war — dann fehlt die Forderung über den korrekten Rest.
Die Gutschrift versenden und dann darauf warten, dass das Guthaben von selbst erscheint. Dafür ist Als Guthaben verbuchen da; ohne diesen Schritt lässt sich der Betrag nicht anrechnen.