Gutschriften, Storno und Rückzahlungen

Rechnung korrigieren: Storno und Gutschrift

Einen versendeten Beleg richtigstellen, ohne die Belegkette zu brechen.

Wofür ist das?

Eine versendete Rechnung ist beim Kunden und in seiner Buchhaltung. Sie nachträglich zu ändern oder zu löschen würde bedeuten, dass zwei Beteiligte verschiedene Wahrheiten haben. Zeffio korrigiert deshalb mit einem neuen Beleg, der auf den alten verweist.

Wann brauche ich das?

Wenn eine bereits versendete Rechnung falsch ist — falscher Betrag, falscher Empfänger, oder die Leistung wurde gar nicht erbracht. Solange die Rechnung Entwurf ist, brauchst du das alles nicht: dann änderst du sie einfach.

Voraussetzungen

Eine versendete Rechnung
Klarheit darüber, ob der ganze Betrag entfällt (Storno) oder nur ein Teil (Gutschrift)

Schritt für Schritt

Öffne die betreffende Rechnung.
Entfällt der gesamte Betrag, wähl Stornieren. Die Rechnung bleibt sichtbar, zählt aber nicht mehr zu deinen Forderungen.
Schick dem Kunden nach dem Storno die Stornierung: Klick auf der stornierten Rechnung auf Stornierung senden. Er bekommt das PDF mit dem Vermerk, dass die Rechnung storniert ist und keine Zahlungsaufforderung mehr darstellt. Ohne diese Mail weiss er von der Korrektur nichts — und erst wenn sie ihn erreicht, wirkt die Korrektur auch für die MWST.
Entfällt nur ein Teil, erstell eine Gutschrift über den betroffenen Betrag. Sie verweist auf die ursprüngliche Rechnung.
Prüf das PDF der Gutschrift und versende es wie eine Rechnung — der Kunde braucht den Beleg für seine eigene Buchhaltung.
Klick zum Schluss auf Als Guthaben verbuchen. Erst dieser Schritt macht aus dem Beleg Geld, das dein Kunde bei dir gut hat.
Ist eine Gutschrift selbst falsch, öffne sie und klick auf Gutschrift stornieren. Die Gutschrift bleibt als stornierter Beleg erhalten, Umsatz und MWST zählen den Betrag wieder, und ein schon gebuchtes, noch unbenutztes Guthaben fällt mit weg. Schick dem Kunden danach mit Stornierung senden die Stornierung. Wurde das Guthaben schon angerechnet oder ausgezahlt, geht der Storno nicht mehr — stell dann eine neue Rechnung über den Betrag aus.

Beispiel

Eine Rechnung über 3200 Franken enthält eine Position über 400 Franken, die doppelt erfasst wurde. Statt die Rechnung zu ändern, entsteht eine Gutschrift über 400 Franken mit Verweis auf die Originalrechnung. Offen bleiben damit 2800 Franken, und beide Belege sind nachvollziehbar.

Was danach passiert

Eine Gutschrift hat zwei Seiten, und das erklärt den letzten Schritt: Als Beleg korrigiert sie Umsatz und MWST — in der Periode der Korrektur, und der Periodenexport zeigt beide Dokumente. Als Guthaben ist sie Geld, das dein Kunde bei dir hat und das du später anrechnen oder zurückzahlen kannst. Der Versand erledigt nur das Erste; das Guthaben entsteht erst mit Als Guthaben verbuchen. Das ist Absicht: Nicht jede Gutschrift soll stehen bleiben — vielleicht zahlst du den Betrag direkt zurück. Darum bucht Zeffio nichts von selbst, sondern fragt dich. — Eine Korrektur hat noch eine dritte Seite: das Aufräumen. Löschen storniert eine offene Rechnung, die der Kunde hat, bietet dir die Stornierungsmail an und legt die Rechnung ins Archiv — aus den Listen ist sie dann weg, aus der Belegkette nicht. Wie das geht, steht in Belege löschen und das Archiv.

Häufige Stolpersteine

Eine falsche Rechnung «einfach löschen» wollen und erwarten, dass sie damit weg ist. Löschen storniert eine offene Rechnung, die der Kunde hat, und legt sie ins Archiv: Aus deinen Listen verschwindet sie, aus der Belegkette nicht — spurlos entfernt wird nur ein Beleg, der nie beim Kunden war. Die Stornierung schickst du dem Kunden mit Stornierung senden, sonst weiss er von der Korrektur nichts.
Eine Gutschrift erstellen und nicht versenden. Dein Kunde braucht sie, sonst stimmen seine Zahlen nicht mit deinen überein.
Stornieren, obwohl nur ein Teil falsch war — dann fehlt die Forderung über den korrekten Rest.
Die Gutschrift versenden und dann darauf warten, dass das Guthaben von selbst erscheint. Dafür ist Als Guthaben verbuchen da; ohne diesen Schritt lässt sich der Betrag nicht anrechnen.
Eine falsch versendete Gutschrift als Guthaben buchen, nur damit sie verschwindet. Dann hat dein Kunde Geld bei dir gut, das ihm nicht zusteht. Storniere sie stattdessen mit Gutschrift stornieren.