Projekte, Budgets und Zeiterfassung

Ein Projekt abschliessen

Vor dem Abschluss prüfen, was noch offen ist, und das Projekt mit einem Klick abschliessen und archivieren.

Wofür ist das?

Ist ein Projekt fertig, schliesst du es direkt auf der Projektseite ab — ohne Umweg über das Bearbeiten. Zeffio prüft vorher, ob noch etwas offen ist: Rechnungsentwürfe, unbezahlte Rechnungen, Zeit und Auslagen, die noch nicht verrechnet sind, und offene Aufgaben. So vergisst du nichts, bevor das Projekt aus dem Alltag verschwindet.

Wann brauche ich das?

Für alle, die Projekte führen: Inhaber, Administration und Projektleitung. Wer Rechnungen oder Ausgaben mit seiner Rolle nicht sieht, bekommt diese Punkte nicht angezeigt — der Dialog sagt das.

Voraussetzungen

Ein Projekt im Status «Aktiv» oder «Pausiert»
Die Rolle darf Projekte bearbeiten (Inhaber, Administration oder Projektleitung)

Schritt für Schritt

Öffne das Projekt und klick oben auf Projekt abschliessen.
Zeffio zeigt eine kurze Liste. Ein Haken heisst: erledigt. Ein Warnzeichen heisst: hier ist noch etwas offen, mit der Zahl und einem Link dorthin — zum Beispiel Rechnung erstellen für Zeit, die noch nicht verrechnet ist.
Brauchst du eine Schlussrechnung, klick auf Schlussrechnung erstellen. Das geht nur, wenn das Projekt einen Auftragswert hat. Zeffio öffnet die Schlussrechnung als Entwurf; schliess das Projekt ab, wenn sie versendet ist.
Lass Auch archivieren angehakt, wenn das Projekt ganz aus dem Alltag verschwinden soll. Nimm den Haken weg, wenn du es nur abschliessen willst.
Ist alles erledigt, klick auf Projekt abschliessen. Ist noch etwas offen, heisst der Knopf Trotzdem abschliessen — du entscheidest, Zeffio sperrt nichts.

Beispiel

Ein Filmteam hat den Imagefilm abgegeben. Die Offerte ist als Rechnung verschickt und bezahlt. Beim Abschliessen zeigt Zeffio noch «1 Zeiteintrag ist noch nicht verrechnet (1:30)» — die Abnahme beim Kunden. Die Projektleiterin entscheidet, dass diese Zeit im Pauschalpreis steckt, nimmt den Eintrag aus und schliesst das Projekt danach mit «Auch archivieren» ab.

Was danach passiert

Abgeschlossen heisst: das Projekt nimmt keine neue Zeit mehr an. Archiviert heisst zusätzlich: keine neuen Aufgaben, und das Projekt fällt aus Zeitleiste und Kalender. In beiden Fällen bleiben Zeiten, Rechnungen, Aufgaben und Dateien erhalten, und bestehende Einträge lassen sich weiter korrigieren. In der Projektliste steht das Projekt unter «Abgeschlossen». Mit Wieder öffnen auf der Projektseite wird es wieder aktiv.

Häufige Stolpersteine

Mit laufendem Timer abschliessen. Läuft dein Timer auf dem Projekt, warnt der Dialog. Stopp ihn vorher — danach nimmt das Projekt keine Zeit mehr an.
Eine Schlussrechnung erstellen, obwohl die Offerte schon verrechnet ist. Hast du die Offerte als Rechnung überführt, ist der Auftrag damit abgerechnet; eine Schlussrechnung brauchst du nur, wenn du mit Akonto- oder Teilrechnungen gearbeitet hast.