Auswertungen und Kennzahlen

Auswertung: was jede Zahl bedeutet

Eine Vergleichstabelle, eine Karte für heute und morgen — und für jede Kennzahl die genaue Definition.

Wofür ist das?

Die Auswertung (früher «Cockpit») beantwortet vier Fragen für einen frei gewählten Zeitraum: Was habe ich verdient, was hat es gekostet, wer schuldet mir noch etwas, und wie sieht es demnächst aus. Du findest sie auf der Übersicht, im Reiter Auswertung. Jede Zahl hat eine feste Definition — wer sie kennt, liest die Kacheln in Sekunden statt sie zu deuten.

Wann brauche ich das?

Wenn du wissen willst, wie das Geschäft läuft — monatlich, quartalsweise oder vor dem Gespräch mit der Bank.

Voraussetzungen

Die Rolle Inhaber:in, Administration oder Buchhaltung — nur diese Rollen sehen den Reiter Auswertung, denn er zeigt interne Sätze und Margen
Versendete Rechnungen im gewählten Zeitraum (Entwürfe zählen nie)
Für die Kosten-Kachel: erfasste Ausgaben und, für Zeitkosten, ein Kostensatz auf dem Projekt

Schritt für Schritt

Öffne in der Seitenleiste Übersicht und wähl oben den Reiter Auswertung. Die Übersicht hat vier Reiter: Heute, Auswertung, Jahresrückblick und Teamstunden. Heute zeigt das Tagesgeschäft, etwa deine Aufgaben und die offenen Rechnungen, und hängt an keinem Zeitraum. Auswertung und Teamstunden sehen nur Inhaber:in, Administration und Buchhaltung. Jahresrückblick sehen diese drei Rollen und die Rolle Nur Lesen. Mitarbeit und Projektleitung sehen nur Heute, und die Reihe der Reiter fehlt.
Auf dem Handy stehen die Reiter nicht oben, sondern in der schwebenden Leiste unten: Tipp auf die Ansicht, in der du bist (etwa Heute), und wähl unter Ansicht wählen die andere. Das + rechts daneben gibt es nur auf Heute. Es bietet dieselbe Wahl wie Zeit erfassen: Zeit starten oder Zeit manuell eintragen. Auf Auswertung, Jahresrückblick und Teamstunden fehlt es.
Zeitraum wählen — Monat, Letzter Monat, Quartal, Jahr oder von Hand ein Datum von/bis. Die Tabelle Im Zeitraum folgt dieser Wahl, die Karte Stand heute und Ausblick nicht. Der Zeitraum steht in der Adresse der Seite: Neuladen, Zurück im Browser und ein weitergegebener Link zeigen denselben Zeitraum.
Vergleich wählen: Vorperiode oder Vorjahr. Die Spalte Veränderung bezieht sich immer auf diesen Vergleich. Grün heisst besser, Rot schlechter — weniger Offenes und weniger Kosten sind also grün. Bei Marge und Quote steht nur «höher» oder «tiefer»; beide Werte stehen daneben.
Von oben nach unten lesen: Im Zeitraum zeigt Umsatz, Kosten und Auslastung — die Vergangenheit. Stand heute und Ausblick zeigt die Forderungsalterung (Stand von heute), die Zahlungsdauer (alle bezahlten Rechnungen) sowie MWST-Vorschau und Cashflow (nach vorn). Ohne Steuerpflicht fehlt die MWST-Vorschau — dann gibt es dort nichts zu zeigen.
Bei Bedarf klickst du im Reiter Auswertung auf CSV exportieren — dieselben Zahlen zum Weiterrechnen, ohne Abtippen.

Beispiel

«Gestellt (netto) 12 000, Zahlungseingänge (brutto) 15 400» ist kein Widerspruch: Im Zeitraum wurden 12 000 fakturiert und 15 400 sind eingegangen — darunter Rechnungen aus dem Vormonat. Zeigt die Forderungsalterung gleichzeitig «31–60 Tage: 4 200», weisst du auch, worauf du noch wartest, und die Zahlungsdauer verrät, bei welchen Kunden es erfahrungsgemäss länger dauert.

Was danach passiert

Die Kennzahlen im Einzelnen. Umsatz: Gestellt (netto) ist die Summe der im Zeitraum versendeten Rechnungen, Gutschriften bereits abgezogen; Entwürfe und stornierte Rechnungen zählen nie. Zahlungseingänge (brutto) sind das Geld, das im Zeitraum eingegangen ist — nach Zahlungsdatum, also auch zu älteren Rechnungen. Offen (brutto) ist der noch unbezahlte Teil der Rechnungen dieses Zeitraums, Gutschriften (netto) das im Zeitraum Gutgeschriebene. Achtung auf die Basis: Gestellt und Gutschriften sind Nettobeträge ohne MWST, Zahlungseingänge und Offen Bruttobeträge inklusive MWST — die vier Zahlen lassen sich deshalb nicht gegeneinander verrechnen. — Kosten: Zeitkosten sind erfasste Stunden mal Kostensatz des Projekts, nicht der verrechnete Stundensatz; ohne hinterlegten Kostensatz bleiben sie 0. Ausgaben sind die erfassten, nicht stornierten Ausgaben: ohne MWST, wenn dein Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig ist, sonst mit MWST — dann trägst du die Steuer selbst, und sie ist ein Teil deiner Kosten. Ein Privatanteil auf der Ausgabe ist schon abgezogen; es zählt nur der geschäftliche Teil. Deckungsbeitrag ist Gestellt (netto) minus Zeitkosten minus Ausgaben, Marge dasselbe in Prozent. — Auslastung: Verrechenbare Quote ist der Anteil erfasster Stunden mit Stundensatz; Fakturiert sind Stunden, die bereits auf einer Rechnung stehen. — Forderungsalterung: offene Rechnungen nach Überfälligkeit gebündelt, gerechnet auf heute. — Zahlungsdauer: durchschnittliche Tage von der Rechnung bis zur vollständigen Zahlung, je Kunde. Zwei Dinge gehören dazu: die Zahl hängt auch an deinem eigenen Zahlungsziel — wer 30 Tage gewährt, sieht hier selten weniger —, und teilweise oder gar nicht bezahlte Rechnungen zählen nicht mit. Ein Kunde mit einer seit Monaten offenen Rechnung erscheint hier also nicht als langsam, sondern gar nicht; wonach du noch wartest, steht in der Forderungsalterung. Wie pünktlich ein einzelner Kunde zahlt, steht auf seiner Kundenseite unter «Zahlungsverhalten» und misst etwas anderes: den Abstand zur Fälligkeit statt zur Rechnungsstellung. — MWST-Vorschau: die voraussichtliche Zahllast des laufenden, noch offenen Quartals, gerechnet mit derselben Logik wie die richtige Abrechnung — diese Kachel erscheint nur, wenn dein Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig ist. — Cashflow-Prognose: offene Rechnungen nach Fälligkeit plus erwartete Vertragsrechnungen, abzüglich der Ausgaben, die noch kommen. Beide Seiten zählen inkl. MWST, denn die Prognose zeigt das Geld auf deinem Konto: dein Kunde überweist den Betrag mit MWST, und dein Lieferant bekommt ihn mit MWST. Eine Vertragsrechnung zählt mit dem Betrag, den die Rechnung tragen wird — mit dem Steuersatz des Vertrags oder deinem Standardsatz, mit den Sätzen der einzelnen Positionen und ohne Aufschlag, wenn der Vertrag Bruttopreise hat oder keine MWST anfällt. Bist du nicht mehrwertsteuerpflichtig, kommt auf einen Vertrag keine MWST dazu. Die drei Monate beginnen immer mit dem laufenden Monat, unabhängig vom gewählten Zeitraum; nur in der Hauptwährung. Beträge verschiedener Währungen werden nirgends addiert. Für die Ausgaben gelten diese Regeln: (1) Eine offene Ausgabe zählt einmal, im Monat ihrer Fälligkeit, ohne Fälligkeit im Monat ihres Belegdatums. Ist sie überfällig, zählt sie im laufenden Monat. Eine bezahlte oder stornierte zählt nicht mehr. (2) Eine wiederkehrende Ausgabe (monatlich, vierteljährlich, jährlich) bildet mit den anderen Belegen desselben Lieferanten im selben Rhythmus eine Reihe. Die Reihe läuft vom letzten Beleg in ihrem Rhythmus weiter, mit dem Betrag dieses Belegs — eine Mieterhöhung gilt also ab dem ersten höheren Beleg. (3) Die künftigen Belege werden so bezahlt wie der letzte: hatte er 30 Tage Zahlungsfrist, rechnet die Prognose auch für die nächsten mit 30 Tagen. (4) Liegen in der Periode des letzten Belegs (Monat, Quartal oder Kalenderjahr) mehrere Belege desselben Lieferanten, sind das getrennte Abos, und ihre Beträge zählen zusammen — etwa Handy und Internet beim selben Anbieter. (5) Beginnt beim selben Lieferanten ein neuer Rhythmus erst nach dem letzten Beleg des alten, ersetzt er den alten. (6) Fehlt ein Beleg, läuft die Reihe weiter — vielleicht ist er nur noch nicht erfasst. Fehlen zwei, gilt die Reihe als beendet. Termine vor dem laufenden Monat holt die Prognose nicht nach. Die Beträge der Ausgaben sind mit MWST, ohne Privatanteil — und darum nicht dieselben Zahlen wie in der Kachel «Ausgaben»: die Kachel zeigt Kosten, und bist du mehrwertsteuerpflichtig, sind das Beträge ohne MWST — die Vorsteuer holst du zurück. Für dein Konto zählt aber zuerst der volle Betrag.

Häufige Stolpersteine

«Gestellt» als Gewinn lesen. Es ist fakturierter Umsatz — Kosten, Steuern und noch nicht bezahlte Rechnungen sind darin nicht berücksichtigt.
Sich über eine sehr gute Marge freuen, obwohl auf den Projekten kein Kostensatz hinterlegt ist. Dann sind die Zeitkosten 0 und die Marge zu hoch.
Die Cashflow-Prognose als Zusage lesen. Sie unterstellt, dass offene Rechnungen zur Fälligkeit bezahlt werden — genau das tun nicht alle.
Eine wiederkehrende Ausgabe als «Einmalig» erfassen. Dann zählt sie nur einmal, und die Prognose zeigt die nächsten Monate zu tief. Wähle unter «Wiederkehrend» den Rhythmus, und schreibe den Lieferanten bei jedem Beleg gleich.
Den Reiter Auswertung suchen und nicht finden. Er steht nur Inhaber:in, Administration und Buchhaltung offen. Die Rolle Nur Lesen sieht Heute und Jahresrückblick, alle anderen Rollen nur Heute.
Die MWST-Vorschau als Abrechnung verwenden. Sie zeigt ein laufendes, unfertiges Quartal; massgebend ist die MWST-Abrechnung.
Die Zahlungsdauer als Rangliste der säumigen Kunden lesen. Wer gar nicht bezahlt hat, steht nicht darin — dafür ist die Forderungsalterung da.