Auswertungen und Cockpit

Cockpit: was jede Zahl bedeutet

Sieben Kacheln, ein Zeitraum — und für jede Kennzahl die genaue Definition.

Wofür ist das?

Das Cockpit beantwortet vier Fragen für einen frei gewählten Zeitraum: Was habe ich verdient, was hat es gekostet, wer schuldet mir noch etwas, und wie sieht es demnächst aus. Jede Zahl hat eine feste Definition — wer sie kennt, liest die Kacheln in Sekunden statt sie zu deuten.

Wann brauche ich das?

Wenn du wissen willst, wie das Geschäft läuft — monatlich, quartalsweise oder vor dem Gespräch mit der Bank.

Voraussetzungen

Versendete Rechnungen im gewählten Zeitraum (Entwürfe zählen nie)
Für die Kosten-Kachel: erfasste Ausgaben und, für Zeitkosten, ein Kostensatz auf dem Projekt

Schritt für Schritt

Zeitraum wählen — Monat, Letzter Monat, Quartal, Jahr oder von Hand ein Datum von/bis. Alle Kacheln folgen dieser Wahl.
Vergleich wählen: Vorperiode oder Vorjahr. Die Prozentangaben neben den Zahlen beziehen sich immer auf diesen Vergleich.
Die Kacheln in ihrer Zeitrichtung lesen: Umsatz, Kosten und Auslastung sind Vergangenheit, die Forderungsalterung ist der Stand von heute, MWST-Vorschau und Cashflow zeigen nach vorn. Ohne Steuerpflicht fehlt die MWST-Vorschau — dann gibt es dort nichts zu zeigen.
Bei Bedarf als CSV exportieren — dieselben Zahlen zum Weiterrechnen, ohne Abtippen.

Beispiel

«Gestellt (netto) 12 000, Bezahlt (brutto) 15 400» ist kein Widerspruch: Im Zeitraum wurden 12 000 fakturiert und 15 400 sind eingegangen — darunter Rechnungen aus dem Vormonat. Zeigt die Forderungsalterung gleichzeitig «31–60 Tage: 4 200», weisst du auch, worauf du noch wartest, und die Zahlungsdauer verrät, bei welchen Kunden es erfahrungsgemäss länger dauert.

Was danach passiert

Die Kennzahlen im Einzelnen. Umsatz: *Gestellt (netto)* ist die Summe der im Zeitraum versendeten Rechnungen, Gutschriften bereits abgezogen; Entwürfe und stornierte Rechnungen zählen nie. *Bezahlt (brutto)* ist das Geld, das im Zeitraum eingegangen ist — nach Zahlungsdatum, also auch zu älteren Rechnungen. *Offen (brutto)* ist der noch unbezahlte Teil der Rechnungen dieses Zeitraums, *Gutschriften (netto)* das im Zeitraum Gutgeschriebene. Achtung auf die Basis: *Gestellt* und *Gutschriften* sind Nettobeträge ohne MWST, *Bezahlt* und *Offen* Bruttobeträge inklusive MWST — die vier Zahlen lassen sich deshalb nicht gegeneinander verrechnen. — Kosten: *Zeitkosten* sind erfasste Stunden mal Kostensatz des Projekts, nicht der verrechnete Stundensatz; ohne hinterlegten Kostensatz bleiben sie 0. *Ausgaben* sind die Nettobeträge erfasster, nicht stornierter Ausgaben. *Deckungsbeitrag* ist Gestellt (netto) minus Kosten total, *Marge* dasselbe in Prozent. — Auslastung: *Verrechenbare Quote* ist der Anteil erfasster Stunden mit Stundensatz; *Fakturiert* sind Stunden, die bereits auf einer Rechnung stehen. — Forderungsalterung: offene Rechnungen nach Überfälligkeit gebündelt, gerechnet auf heute. — Zahlungsdauer: durchschnittliche Tage von der Rechnung bis zur vollständigen Zahlung, je Kunde. Zwei Dinge gehören dazu: die Zahl hängt auch an deinem eigenen Zahlungsziel — wer 30 Tage gewährt, sieht hier selten weniger —, und teilweise oder gar nicht bezahlte Rechnungen zählen nicht mit. Ein Kunde mit einer seit Monaten offenen Rechnung erscheint hier also nicht als langsam, sondern gar nicht; wonach du noch wartest, steht in der Forderungsalterung. Wie pünktlich ein einzelner Kunde zahlt, steht auf seiner Kundenseite unter «Zahlungsverhalten» und misst etwas anderes: den Abstand zur Fälligkeit statt zur Rechnungsstellung. — MWST-Vorschau: die voraussichtliche Zahllast des laufenden, noch offenen Quartals, gerechnet mit derselben Logik wie die richtige Abrechnung — diese Kachel erscheint nur, wenn dein Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig ist. — Cashflow-Prognose: offene Rechnungen nach Fälligkeit plus erwartete Vertragsrechnungen, abzüglich der durchschnittlichen Monatsausgaben des Zeitraums, nur in der Hauptwährung. Beträge verschiedener Währungen werden nirgends addiert.

Häufige Stolpersteine

«Gestellt» als Gewinn lesen. Es ist fakturierter Umsatz — Kosten, Steuern und noch nicht bezahlte Rechnungen sind darin nicht berücksichtigt.
Sich über eine sehr gute Marge freuen, obwohl auf den Projekten kein Kostensatz hinterlegt ist. Dann sind die Zeitkosten 0 und die Marge zu hoch.
Die Cashflow-Prognose als Zusage lesen. Sie unterstellt, dass offene Rechnungen zur Fälligkeit bezahlt werden — genau das tun nicht alle.
Die MWST-Vorschau als Abrechnung verwenden. Sie zeigt ein laufendes, unfertiges Quartal; massgebend ist die MWST-Abrechnung.
Die Zahlungsdauer als Rangliste der säumigen Kunden lesen. Wer gar nicht bezahlt hat, steht nicht darin — dafür ist die Forderungsalterung da.