Verträge

Dauervertrag einrichten

Wiederkehrende Leistungen automatisch abrechnen lassen, statt sie monatlich abzutippen.

Wofür ist das?

Wartungspauschalen, Retainer und Abos wiederholen sich unverändert. Ein Dauervertrag beschreibt die Leistung einmal, und Zeffio erzeugt die Rechnung im vereinbarten Rhythmus. Ein Vertrag ist bei Zeffio standardmässig einmalig — zum Dauervertrag wird er erst durch ein Abrechnungsintervall.

Wann brauche ich das?

Bei jeder Leistung mit festem Betrag und festem Intervall. Ein Vertrag ohne Intervall — die Vorgabe Einmalig — hält eine einmalige Vereinbarung fest und rechnet sie genau einmal ab; er entsteht oft aus einer angenommenen Offerte. Für schwankende Aufwände bleibt die Zeiterfassung der richtige Weg.

Voraussetzungen

Ein Kunde mit vollständiger Adresse
Betrag und Intervall der wiederkehrenden Leistung
Ein Startdatum — ab wann abgerechnet wird

Schritt für Schritt

Öffne Verträge → Neuer Vertrag und wähl den Kunden.
Trag Bezeichnung und Betrag ein und stell Abrechnung auf monatlich, quartalsweise oder jährlich. Die Vorgabe ist Einmalig — bleibt sie stehen, entsteht genau eine Rechnung statt einer Serie.
Setz das Startdatum und, falls befristet, das Enddatum. Das Enddatum gibt es nur beim Dauervertrag.
Braucht der Vertrag einen anderen Steuersatz als dein Standard — etwa eine steuerbefreite Leistung — trag ihn beim Feld Steuersatz (%) ein. Leer heisst «der Satz aus den Einstellungen»; eine ausdrückliche 0 heisst «ohne Steuer».
Prüf den Rechnungstext: er steht später als Position auf jeder Rechnung aus diesem Vertrag. Leer lassen heisst «nimm die Bezeichnung» — das reicht bei «Hosting & Support», nicht bei «Vertrag Meier». Bei wiederkehrender Abrechnung hängt Zeffio die Periode an.
Setz den Status auf Aktiv. Solange er Entwurf ist, wird nichts abgerechnet.
Willst du dem Kunden zeigen, was vereinbart ist: Als PDF herunterladen auf der Vertragskarte, oder Portal-Link daneben für eine Adresse ohne Login. Beides trägt den Stand — ein Vertrag ist jederzeit änderbar, und das Blatt sagt, von wann es ist.

Beispiel

Eine Wartungspauschale über 250 Franken monatlich, aktiv ab dem 1. September. Zeffio erzeugt ab dann monatlich eine Rechnung. Kündigt der Kunde per Jahresende, setzt du das Enddatum — danach entstehen keine weiteren Rechnungen.

Was danach passiert

Erzeugte Rechnungen sind gewöhnliche Rechnungen: Du kannst sie vor dem Versand prüfen und anpassen. Der Vertrag zeigt, wann zuletzt und wann das nächste Mal abgerechnet wird. Hängt der Vertrag an einem Projekt mit Auftragswert und würde die nächste Rechnung ihn überschreiten, wird sie NICHT erzeugt — der Vertrag bleibt stehen, und der Grund steht in der Glocke.

Häufige Stolpersteine

Die Abrechnung auf Einmalig stehen lassen und eine Serie erwarten. Es entsteht genau eine Rechnung.
Den Vertrag als Entwurf liegen lassen und sich wundern, dass nichts abgerechnet wird.
Bei einer Preisänderung den Betrag rückwirkend ändern. Bereits erzeugte Rechnungen bleiben, wie sie waren — das ist richtig so.
Nach einer Kündigung den Vertrag löschen. Setz ein Enddatum, damit die Historie erhalten bleibt.
Bei einer steuerbefreiten Leistung das Feld Steuersatz (%) leer lassen. Leer heisst «nimm meinen Standardsatz» — die Rechnung trägt dann Steuer, die nie vereinbart war. Für «ohne Steuer» gehört eine 0 hinein.
Ein PDF verschicken und annehmen, der Kunde habe damit den Stand von damals. Der Portal-Link zeigt immer die aktuelle Fassung; nur das heruntergeladene PDF hält den Tag fest, an dem du es erzeugt hast.