Zahlungen, Teilzahlungen und Mahnungen

Mahnungen versenden

Überfällige Rechnungen erkennen und nachfassen — von Hand oder automatisch.

Wofür ist das?

Eine überfällige Rechnung wird selten von allein bezahlt. Zeffio erkennt die Überfälligkeit selbst und erinnert den Kunden auf Wunsch automatisch — mit demselben Beleg im Anhang, damit die Empfängerin nicht suchen muss.

Wann brauche ich das?

Sobald eine Rechnung ihr Fälligkeitsdatum überschritten hat. Ob du automatisch mahnen lässt oder jeden Fall selbst ansiehst, entscheidest du pro Konto und kannst es pro Rechnung übersteuern.

Voraussetzungen

Eine versendete Rechnung, deren Fälligkeit verstrichen ist
Eine E-Mail-Adresse beim Kunden
Für den Versand: eine bestätigte Absenderadresse in deinem Konto

Schritt für Schritt

Öffne Rechnungen. Überfällige Rechnungen sind entsprechend gekennzeichnet.
Öffne die Rechnung und klick auf Mahnung senden. Zeffio schlägt einen Text vor, den du anpassen kannst.
Alternativ schaltest du in den Einstellungen die automatischen Mahnungen ein — dann erinnert Zeffio täglich für alle überfälligen Rechnungen.
Möchtest du einen einzelnen Kunden davon ausnehmen, schalte die automatische Mahnung an der betreffenden Rechnung ab.

Beispiel

Eine Rechnung war am 15. fällig und ist am 20. noch offen. Die automatische Mahnung ist eingeschaltet, also geht am Morgen eine freundliche Erinnerung mit der Rechnung im Anhang hinaus. Der Zahlungseingang kommt zwei Tage später; danach mahnt Zeffio nicht weiter, weil die Rechnung nicht mehr offen ist.

Was danach passiert

Jede Mahnung wird bei der Rechnung protokolliert — du siehst, wann wie oft gemahnt wurde. Sobald eine Zahlung die Rechnung deckt, hören die Erinnerungen von selbst auf.

Häufige Stolpersteine

Automatische Mahnungen einschalten, ohne die Zahlungsfrist geprüft zu haben. Eine zu kurze Frist mahnt Kunden, die noch gar nicht säumig sind.
Mahnen, ohne die Zahlung erfasst zu haben. Ist das Geld längst da und nur nicht eingetragen, mahnst du zu Unrecht.
Erwarten, dass eine Mahnung ohne bestätigte Absenderadresse hinausgeht — der Versand wird dann bewusst blockiert.