Mahnungen versenden

Wofür ist das?

Eine überfällige Rechnung wird selten von allein bezahlt. Zeffio erkennt die Überfälligkeit selbst und erinnert den Kunden auf Wunsch automatisch — mit demselben Beleg im Anhang, damit die Empfängerin nicht suchen muss.

Wann brauche ich das?

Sobald eine Rechnung ihr Fälligkeitsdatum überschritten hat. Ob du automatisch mahnen lässt oder jeden Fall selbst ansiehst, entscheidest du pro Konto und kannst es pro Rechnung übersteuern.

Voraussetzungen

• Eine versendete Rechnung, deren Fälligkeit verstrichen ist
• Eine E-Mail-Adresse beim Kunden
• Für den Versand: eine bestätigte Kontoadresse — die E-Mail-Adresse, mit der du dich anmeldest

Schritt für Schritt

1. Öffne Rechnungen. Überfällige Rechnungen sind entsprechend gekennzeichnet.
2. Öffne die Rechnung und klick auf Mahnung senden. Zeffio schlägt einen Text vor, den du anpassen kannst.
3. Alternativ schaltest du in den Einstellungen die automatischen Mahnungen ein — dann erinnert Zeffio täglich für alle überfälligen Rechnungen.
4. Möchtest du einen einzelnen Kunden davon ausnehmen, schalte die automatische Mahnung an der betreffenden Rechnung ab.

Beispiel

Eine Rechnung war am 15. fällig und ist am 20. noch offen. Die automatische Mahnung ist eingeschaltet, also geht am Morgen eine freundliche Erinnerung mit der Rechnung im Anhang hinaus. Der Zahlungseingang kommt zwei Tage später; danach mahnt Zeffio nicht weiter, weil die Rechnung nicht mehr offen ist.

Was danach passiert

Jede Mahnung wird bei der Rechnung protokolliert — du siehst, wann und wie oft gemahnt wurde. Sobald eine Zahlung die Rechnung deckt, hören die Erinnerungen von selbst auf. — Hast du eine eigene Absenderadresse verbunden, geht auch die Mahnung über sie hinaus. Ist sie getrennt, mahnt Zeffio nicht über die Zeffio-Adresse, sondern wartet, bis du sie neu verbunden hast, und die Glocke sagt es. Rückläufer landen auf diesem Weg in deinem Postfach statt in Zeffio: korrigiere dann die Adresse beim Kunden oder schalte die Automatik an der Rechnung ab, sonst mahnt Zeffio weiter. — Kam jede Rechnungsmail zurück, mahnt Zeffio nicht per Mail, und die Glocke sagt es. Hat dein Kunde die Rechnungsmail als Spam gemeldet, sagt die Glocke genau das: die Rechnung ist angekommen, aber eine Mahnung per Mail ginge an dieselbe Adresse — mahne dann auf einem anderen Weg. Kam die Rechnung an und eine spätere Mail an dieselbe Adresse zurück, sagt die Glocke auch das.

Häufige Stolpersteine

• Automatische Mahnungen einschalten, ohne die Zahlungsfrist geprüft zu haben. Eine zu kurze Frist mahnt Kunden, die noch gar nicht säumig sind.
• Mahnen, ohne die Zahlung erfasst zu haben. Ist das Geld längst da und nur nicht eingetragen, mahnst du zu Unrecht.
• Erwarten, dass eine Mahnung hinausgeht, solange deine Kontoadresse nicht bestätigt ist — der Versand wird dann bewusst blockiert.
• Die «Letzte Mahnung» für eine Mahnung mit Gebühren halten. Auch sie trägt nur einen neutralen Satz zum weiteren Vorgehen, weder Mahnspesen noch Verzugszins — der offene Betrag bleibt der Rechnungsbetrag.

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• Eigene Absenderadresse verbindenRechnungen, Mahnungen und Offerten mit der Adresse deiner Firma im «Von» — über deinen Mailserver, Microsoft 365 oder Gmail.