Zahlungen, Teilzahlungen und Mahnungen

Rechnung als bezahlt markieren

Warum es in Zeffio keinen Schalter «bezahlt» gibt — und wie es stattdessen geht.

Wofür ist das?

Eine Rechnung gilt in Zeffio als bezahlt, weil eine Zahlung erfasst wurde — nicht, weil jemand einen Status umgestellt hat. Dadurch steht hinter jedem «Bezahlt» ein Betrag mit Datum, und der ausgewiesene offene Saldo stimmt immer mit den erfassten Zahlungen überein.

Wann brauche ich das?

Bei jedem Zahlungseingang. Auch bei Teilzahlungen und bei Beträgen, die nicht exakt der Rechnung entsprechen.

Voraussetzungen

Eine versendete Rechnung
Betrag und Datum des Zahlungseingangs, üblicherweise aus dem Bankauszug

Schritt für Schritt

Öffne Rechnungen und dort die betreffende Rechnung.
Klick auf Zahlung erfassen.
Trag den tatsächlich eingegangenen Betrag und das Zahlungsdatum ein — nicht den Rechnungsbetrag, falls beide abweichen.
Speichere. Deckt die Zahlung die Rechnung vollständig, wechselt der Status automatisch auf Bezahlt.
Bei einer Teilzahlung bleibt die Rechnung offen und zeigt den Restbetrag. Erfass den nächsten Eingang später als weitere Zahlung.

Beispiel

Eine Rechnung über 1080 Franken wird zunächst mit 600 Franken beglichen. Zeffio zeigt sie weiterhin als offen mit 480 Franken Restbetrag. Zwei Wochen später kommen die restlichen 480 Franken; nach dem Erfassen steht die Rechnung auf Bezahlt, und der Zahlungsverlauf zeigt beide Eingänge einzeln.

Was danach passiert

Der offene Betrag auf der Übersicht, in der Rechnungsliste und im Kundenkonto rechnet ab sofort mit dem Restbetrag. Zahlt jemand zu viel, bleibt die Überzahlung sichtbar und senkt niemals den offenen Betrag einer anderen Rechnung — sie wird zu einem Guthaben des Kunden.

Häufige Stolpersteine

Den Rechnungsbetrag erfassen, obwohl weniger überwiesen wurde. Dann meldet Zeffio die Rechnung als bezahlt, und die Differenz fällt niemandem mehr auf.
Das Datum des Erfassens statt des Zahlungseingangs eintragen. Bei Abrechnung nach vereinnahmtem Entgelt entscheidet dieses Datum über die MWST-Periode.
Eine irrtümlich erfasste Zahlung durch eine negative Zahlung ausgleichen wollen. Lösch stattdessen den Eintrag im Zahlungsverlauf.