Termine auf der Zeitleiste sehen

Wofür ist das?

Das Board zeigt, was ansteht. Die Zeitleiste zeigt, wann es ansteht: jede Aufgabe mit Datum, jeder Meilenstein und die Laufzeit des Projekts auf einer Zeitachse. So siehst du auf einen Blick, was sich überschneidet, was bald fällig ist und was schon zu spät ist.

Wann brauche ich das?

Für Projekte mit mehreren Phasen und festen Terminen — etwa Vorbereitung, Dreh und Nachbearbeitung eines Films — und für Teams, die sehen wollen, ob eine Person in einer Woche zu viel auf dem Tisch hat. Wer seinen Aufgaben kein Datum gibt, braucht die Zeitleiste nicht; dort bleibt sie leer.

Voraussetzungen

• Ein Projekt mit Aufgaben oder Meilensteinen, die ein Datum tragen
• Für einen Balken statt eines Punkts: bei der Aufgabe Beginnt am und Fällig am, beim Projekt Startdatum und Deadline

Schritt für Schritt

1. Öffne Aufgaben und klick oben auf Als Zeitleiste zeigen. Dort stehen alle Projekte untereinander, eine Zeile je Projekt, und darin die Aufgaben und Meilensteine dieses Projekts. Auf jeder Projektseite steht unter dem Board ein Abschnitt Zeitleiste mit demselben Bild, dort nur für dieses Projekt. Oben wählst du 6, 13 oder 26 Wochen und blätterst mit den Pfeilen; Heute springt zurück.
2. Lies die Formen: Ein Balken ist eine Zeitspanne — bei einer Aufgabe von Beginnt am bis Fällig am, beim Projekt vom Startdatum bis zur Deadline. Eine Raute ist ein fester Termin: ein Meilenstein mit seinem Zieltermin oder eine Aufgabe an einem einzigen Tag — mit nur Fällig am oder mit demselben Tag in Beginnt am und Fällig am. Die rote senkrechte Linie markiert heute, Überfälliges ist rot.
3. Klick auf den Balken einer Aufgabe, um ihre Karte zu öffnen. Dort änderst du Titel, Zuständigkeit, Status und die beiden Daten wie gewohnt.
4. Lies den Kasten Wo es eng wird. Er nennt zwei Dinge: Wochen, in denen eine Person drei oder mehr offene Aufgaben hat, die in dieser Woche laufen oder fällig sind — und alles, was überfällig ist: offene Aufgaben nach ihrer Fälligkeit, offene Meilensteine nach ihrem Zieltermin und aktive oder pausierte Projekte nach ihrer Deadline.
5. Willst du einen Termin verschieben, änderst du ihn dort, wo er entsteht: das Datum einer Aufgabe im Dialog der Karte, den Zieltermin eines Meilensteins im Abschnitt Meilensteine der Projektseite, Startdatum und Deadline im Projektformular. Die Zeitleiste zeigt danach den neuen Stand.

Beispiel

Ein kleines Filmteam plant einen Imagefilm in drei Aufgaben: «Preproduction» vom 1. bis 12. März, «Drehphase» vom 15. bis 19. März, «Postproduction» vom 20. März bis 10. April, dazu der Meilenstein «Rohschnitt-Abnahme» am 28. März. Auf der Zeitleiste stehen drei Balken hintereinander und eine Raute. In der Drehwoche hat der Kameramann neben dem Dreh noch zwei weitere offene Aufgaben, die in derselben Woche fällig sind — der Kasten Wo es eng wird nennt ihn für diese Woche. Die Projektleiterin schiebt eine davon im Dialog der Karte um eine Woche.

Was danach passiert

Die Zeitleiste liest nur, sie schreibt nichts. Angezeigt werden die Daten, die auf Karten, Meilensteinen und Projekten stehen; eine Karte ohne Datum steht nur auf dem Board. Eine erledigte Aufgabe und ein erledigter Meilenstein zählen im Kasten Wo es eng wird nicht mehr mit — weder als Last noch als überfällig. Die Regel mit den drei Aufgaben zählt je Person und Kalenderwoche; eine Aufgabe zählt in jeder Woche, in die ihr Balken fällt, und in der Woche ihrer Fälligkeit.

Häufige Stolpersteine

• Einen Balken mit der Maus verschieben wollen. Die Zeitleiste ist bewusst nur eine Ansicht; Termine änderst du auf der Karte, beim Meilenstein oder im Projekt.
• Abhängigkeiten erwarten. Zeffio weiss nicht, dass der Dreh erst nach der Vorbereitung beginnen kann. Verschiebst du eine Aufgabe, bleiben die anderen, wo sie sind — die Folgetermine passt du selbst an.
• Den Kasten Wo es eng wird für eine Kapazitätsplanung halten. Er zählt offene Aufgaben, nicht Stunden: drei kleine Aufgaben lösen ihn aus, eine grosse nicht. Er ist ein Hinweis zum Nachsehen, keine Auslastungsrechnung.
• Beginnt am nach Fällig am setzen. Das nimmt der Dialog nicht an — eine Aufgabe kann nicht fällig sein, bevor sie beginnt.

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