Team einladen und Rollen vergeben

Wofür ist das?

Sobald jemand mitarbeitet — eine Angestellte, ein Treuhänder — braucht diese Person einen eigenen Zugang, kein geteiltes Passwort. Rollen legen fest, was jemand sehen und ändern darf.

Wann brauche ich das?

Bei jeder weiteren Person, die in Zeffio arbeiten soll. Wer nur die Zahlen für den Abschluss braucht, kommt oft ohne Zugang aus — dafür genügt der Periodenexport.

Voraussetzungen

• Du bist Inhaberin oder Administrator deiner Organisation
• Die E-Mail-Adresse der einzuladenden Person
• Klarheit darüber, was diese Person tun können soll

Schritt für Schritt

1. Solange du allein arbeitest, steht Team noch nicht im Menü. Öffne darum Einstellungen, klapp den Abschnitt Team auf und klick Team öffnen. Einschalten musst du nichts: Sobald eine zweite Person dabei ist, erscheint Team auch in der Navigation.
2. Trag im Reiter Mitglieder unter Einladungen die E-Mail-Adresse ein, wähl die Rolle und klick Einladen. Die Rolle entscheidet über die Rechte und lässt sich später ändern.
3. Die eingeladene Person erhält einen Link. Hat sie noch kein Konto, erstellt sie über den Link eines mit der eingeladenen E-Mail-Adresse, bestätigt die Adresse und meldet sich an. Zeffio öffnet dann direkt dein Team — eine eigene, leere Organisation sieht sie nicht. Der Link gilt 7 Tage; Erneut senden schickt einen neuen.
4. Prüf in der Mitgliederliste, ob Rolle und Status stimmen. Eine offene Einladung kannst du Widerrufen.

Beispiel

Eine Treuhänderin wird mit der Rolle für die Buchhaltung eingeladen: Sie sieht Rechnungen, Zahlungen und Ausgaben und kann sie bearbeiten, ändert aber weder Team noch Firmeneinstellungen. Nach dem Abschluss wird sie wieder entfernt.

Was danach passiert

Alle Mitglieder arbeiten auf denselben Daten der Organisation. Wer eine Aktion ohne das nötige Recht versucht, bekommt eine klare Meldung statt eines stillen Fehlschlags. Sicherheitsrelevante Vorgänge stehen im Protokoll. — Die sechs Rollen im Einzelnen: Inhaber:in darf alles, auch Firmeneinstellungen, Freigaben und die Übergabe der Organisation; die Rolle gibt es genau einmal. Administration ist im Tagesgeschäft gleichgestellt, kann die Organisation aber nicht übergeben; in der Buchhaltung liest und bucht sie, schaltet sie aber nicht ein oder aus. Buchhaltung verantwortet das ganze Geld — Rechnungen, Offerten, Zahlungen, Ausgaben, Verträge, Katalog, MWST und Exporte — und die Buchhaltung: sie schaltet sie ein und aus und sperrt fertige Zeiträume; Team und Firmeneinstellungen ändert sie nicht und sieht das Aufgaben-Board nicht. Projektleitung führt Kunden, Projekte, Offerten, die Zeiten und Aufgaben des Teams, sieht keine Stundensätze und stellt keine Rechnungen. Mitarbeit erfasst die eigene Zeit und bearbeitet die Aufgaben der eigenen Projekte. Nur Lesen sieht zu und ändert nichts — für Einblick ohne Eingriff, etwa während einer Prüfung.

Häufige Stolpersteine

• Team im Menü suchen, bevor jemand eingeladen ist. Der Menüpunkt kommt erst mit dem zweiten Mitglied — die erste Einladung geht über Einstellungen → Team.
• Allen die höchste Rolle geben, weil es einfacher ist. Rollen sind genau dafür da, versehentliche Änderungen zu verhindern.
• Ausgeschiedene Personen in der Liste stehen lassen. Entferne sie — der Zugang bleibt sonst bestehen.
• Zugangsdaten teilen, statt einzuladen. Im Protokoll ist dann nicht mehr erkennbar, wer was getan hat.

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