Team und Zusammenarbeit

Team einladen und Rollen vergeben

Weitere Personen mitarbeiten lassen — und festlegen, wer was darf.

Wofür ist das?

Sobald jemand mitarbeitet — eine Angestellte, ein Treuhänder — braucht diese Person einen eigenen Zugang, kein geteiltes Passwort. Rollen legen fest, was jemand sehen und ändern darf.

Wann brauche ich das?

Bei jeder weiteren Person, die in Zeffio arbeiten soll. Wer nur die Zahlen für den Abschluss braucht, kommt oft ohne Zugang aus — dafür genügt der Periodenexport.

Voraussetzungen

Du bist Inhaberin oder Administrator deiner Organisation
Die E-Mail-Adresse der einzuladenden Person
Klarheit darüber, was diese Person tun können soll

Schritt für Schritt

Öffne Team → Person einladen und trag die E-Mail-Adresse ein.
Wähl die Rolle. Sie entscheidet über die Rechte und lässt sich später ändern.
Die eingeladene Person erhält einen Link und legt ihr eigenes Passwort fest.
Prüf in der Mitgliederliste, ob Rolle und Status stimmen. Eine offene Einladung kannst du zurückziehen.

Beispiel

Eine Treuhänderin wird mit der Rolle für die Buchhaltung eingeladen: Sie sieht Rechnungen, Zahlungen und Ausgaben und kann sie bearbeiten, ändert aber weder Team noch Firmeneinstellungen. Nach dem Abschluss wird sie wieder entfernt.

Was danach passiert

Alle Mitglieder arbeiten auf denselben Daten der Organisation. Wer eine Aktion ohne das nötige Recht versucht, bekommt eine klare Meldung statt eines stillen Fehlschlags. Sicherheitsrelevante Vorgänge stehen im Protokoll. — Die sechs Rollen im Einzelnen: Inhaber:in darf alles, auch Firmeneinstellungen, Freigaben und die Übergabe der Organisation; die Rolle gibt es genau einmal. Administration ist im Tagesgeschäft gleichgestellt, kann die Organisation aber nicht übergeben. Buchhaltung verantwortet das ganze Geld — Rechnungen, Offerten, Zahlungen, Ausgaben, Verträge, Katalog, MWST und Exporte —, ändert aber weder Team noch Firmeneinstellungen. Projektleitung führt Kunden, Projekte, Offerten und die Zeiten des Teams, sieht keine Stundensätze und stellt keine Rechnungen. Mitarbeit erfasst die eigene Zeit. Nur Lesen sieht zu und ändert nichts — für Einblick ohne Eingriff, etwa während einer Prüfung.

Häufige Stolpersteine

Allen die höchste Rolle geben, weil es einfacher ist. Rollen sind genau dafür da, versehentliche Änderungen zu verhindern.
Ausgeschiedene Personen in der Liste stehen lassen. Entferne sie — der Zugang bleibt sonst bestehen.
Zugangsdaten teilen, statt einzuladen. Im Protokoll ist dann nicht mehr erkennbar, wer was getan hat.