Abwesenheiten und Feiertage eintragen

Wofür ist das?

In der Zeitleiste siehst du, wer wann frei hat: Ferien, Feiertage, Weiterbildungen und andere freie Tage. Fällt eine Aufgabe auf einen freien Tag einer Person, die daran arbeitet, warnt Zeffio — im Dialog der Aufgabe und mit einem Zeichen am Balken auf der Zeitleiste. So planst du nicht an jemandem vorbei, der gar nicht da ist.

Wann brauche ich das?

Für Teams, die gemeinsam planen und wissen müssen, wer wann da ist. Allein im Konto trägst du so deine eigenen Ferien ein und siehst, welche Termine du verschieben musst.

Voraussetzungen

• Für deine eigenen Abwesenheiten: eine Rolle, die Aufgaben bearbeiten darf — Inhaber:in, Administration, Projektleitung oder Mitarbeit
• Für Abwesenheiten anderer, für das ganze Team und für Feiertage: die Rolle Inhaber:in oder Administration

Schritt für Schritt

1. Öffne Aufgaben und wähl oben die Ansicht Zeitleiste, oder öffne Zeitleiste in der Navigation. Öffne oben rechts das Menü ⋮ (Weitere Aktionen) und wähl Abwesenheit eintragen. Schneller geht es mit der Maus: Zieh im Block Abwesenheiten in der Zeile einer Person über die freien Tage. Dann öffnet sich derselbe Dialog schon mit diesen Tagen und dieser Person. Deine eigene Zeile steht dort immer, wenn du Abwesenheiten eintragen darfst, auch ohne freien Tag (ausser unter Ohne Verantwortliche oder wenn der Filter Person auf jemand anderem steht). Gezogen wird nur dort, wo du eintragen darfst: in deiner eigenen Zeile, mit der Rolle Inhaber:in oder Administration auch in jeder anderen Zeile und im Ganzen Team; bei einer anderen Person zeigt der Dialog sie unter Wer. Ein Klick auf einen leeren Tag und die Taste Escape beim Ziehen öffnen nichts. Am Handy trägst du über das Menü ⋮ ein.
2. Wähl unter Wer die Person und unter Art, was es ist: Ferien, Feiertag, Weiterbildung oder Sonstiges. Ohne die Rolle Inhaber:in oder Administration steht bei Wer nur dein eigener Name; mit ihr wählst du jede Person im Team oder Ganzes Team, etwa für einen Betriebsurlaub. Dann Erster freier Tag und Letzter freier Tag. Die Notiz ist freiwillig. Trag dort keine Gesundheitsangaben ein — das ganze Team sieht sie. Dann Speichern.

   

3. Feiertage trägst du für das ganze Team auf einmal ein: Wähl im selben Menü ⋮ den Eintrag Feiertage eintragen und dann Kanton und Jahr. Zeffio schlägt die Feiertage dieses Kantons vor, mit Häkchen; was schon vorbei ist, bleibt ohne Häkchen. Ohne Häkchen steht auch, was im Kanton nicht überall gilt: nur in einzelnen Gemeinden, nur einen halben Tag oder nur nach Brauch und nicht nach Gesetz. Hak es an, wenn es für dein Team gilt. Was schon eingetragen ist, steht als «schon eingetragen» da und lässt sich nicht noch einmal wählen. Mit Ausgewählte eintragen stehen die gewählten Feiertage in der Zeitleiste.

   

4. In der Zeitleiste stehen die Abwesenheiten oben, je Person eine Zeile. Ein Tag des ganzen Teams ist über die ganze Zeitleiste markiert. Klick auf eine Abwesenheit, um sie zu ändern oder zu löschen.

   

5. Fällt eine Aufgabe auf einen freien Tag einer Person, die daran arbeitet, trägt ihr Balken ein Zeichen: einen durchgestrichenen Kalender. Im Dialog der Aufgabe steht ein Hinweis mit Person und Tag. Als Tag gilt die Fälligkeit, ohne Fälligkeit der Beginn — auch bei Aufgaben über mehrere Tage. Speichern kannst du trotzdem.

Beispiel

Ein Filmteam mit vier Personen in Bern: Die Inhaberin trägt im Januar mit Feiertage eintragen die Feiertage des Kantons Bern für das Jahr ein. Der Kameramann Luca trägt seine Ferien vom 13. bis 24. Juli ein. Als die Projektleiterin ihm den Drehtag «Altstadt» auf den 16. Juli legt, nennt der Dialog der Aufgabe: Luca hat an diesem Tag frei. Die Projektleiterin legt den Drehtag auf den 28. Juli.

Was danach passiert

Eine Abwesenheit sperrt nichts: Aufgaben lassen sich weiter auf freie Tage legen, und niemand wird von einer Aufgabe genommen. Gewarnt wird nur für Personen, die ihren Teil der Aufgabe noch nicht erledigt haben. Abwesenheiten sehen alle im Team, die Aufgaben sehen — die Buchhaltung nicht. Verlässt jemand das Team, gehen seine Abwesenheiten mit; die Tage des ganzen Teams bleiben. Ein Jahr nach ihrem letzten freien Tag löscht Zeffio eine Abwesenheit von selbst, auch einen Tag des ganzen Teams. Darum lässt sich eine Abwesenheit, die vor mehr als einem Jahr endete, auch nicht eintragen. Halbe Tage gibt es nicht: ein Feiertag, der nur am Nachmittag gilt, steht als ganzer Tag da, wenn du ihn anhakst.

Häufige Stolpersteine

• Krankheit eintragen wollen. Eine Art «krank» gibt es bewusst nicht: Angaben zur Gesundheit sind besonders schützenswert, und die Zeitleiste sieht das ganze Team. Wer ausfällt, steht mit Sonstiges ohne Notiz in der Zeitleiste.
• Erwarten, dass die Feiertage von selbst kommen. Zeffio trägt sie nur ein, wenn du sie bestätigst — einmal im Jahr mit Feiertage eintragen.
• Erwarten, dass die Teamstunden Ferien abziehen. Die Teamstunden zählen gebuchte Projektzeit; Abwesenheiten stehen nur in der Zeitleiste.
• Als Mitarbeit die Ferien einer Kollegin eintragen wollen. Für andere tragen Inhaber:in und Administration ein; deine eigenen trägst du selbst ein.

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