Rechnungen

Belege löschen und das Archiv

Was beim Löschen eines Belegs passiert — spurlos gelöscht, storniert oder ins Archiv gelegt — und wann Zeffio archivierte Belege selbst löscht.

Wofür ist das?

«Löschen» geht in Zeffio bei jedem Beleg. Was dabei passiert, hängt davon ab, ob der Kunde den Beleg hat: Was nie beim Kunden war und sonst nichts bewegt hat, wird wirklich gelöscht. Was der Kunde hat und noch offen ist, wird storniert — auf Wunsch bekommt der Kunde die Stornierung per Mail — und kommt ins Archiv. Was abgeschlossen ist, kommt ins Archiv. Das Archiv ist ein eigener Behälter in deinem Konto: Die Belege stören deine Arbeit nicht mehr, zählen aber weiter in MWST, Berichten und Exporten, und Zeffio löscht sie nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von selbst. So verschwindet nie still ein Beleg, den der Kunde hat und den du aufbewahren musst.

Wann brauche ich das?

Wenn du einen Beleg loswerden willst — eine Testrechnung, eine Rechnung mit falschem Betrag, eine erledigte Offerte, eine doppelt erfasste Ausgabe — oder wenn du dich fragst, wohin ein Beleg verschwunden ist. Und wenn ein Kunde verlangt, dass du seine Daten löschst.

Voraussetzungen

Ein Beleg: Rechnung, Gutschrift, Offerte oder Ausgabe
Das Recht, Rechnungen, Offerten bzw. Ausgaben zu bearbeiten — wer nur lesen darf, kann nichts löschen und nichts archivieren
Für Stornierung senden: das Recht, Rechnungen zu versenden, und eine E-Mail-Adresse beim Kunden
Für Kunde löschen: das Recht, Kunden und die betroffenen Belege, Projekte und Verträge zu bearbeiten

Schritt für Schritt

Öffne den Beleg und klick auf Löschen. Bei einer Rechnung heisst der Knopf Rechnung löschen, bei einer Gutschrift Gutschrift löschen, bei einer Offerte Offerte löschen. Welcher der drei Wege gilt, entscheidet Zeffio — und schon der Knopf zeigt es: Steht dahinter «· ins Archiv», kommt der Beleg ins Archiv; steht «· Storno + Archiv», storniert Zeffio ihn zuerst — bei einer Offerte heisst das «· Rückzug + Archiv», und Zeffio zieht sie zurück. Ohne Zusatz wird er ganz gelöscht, oder es geht gerade nicht — dann nennt ein Klick den Grund. Der Dialog sagt es dir noch einmal; du musst nichts ableiten.
Der Beleg war nie beim Kunden — ein Entwurf, eine Testrechnung, eine Mail, die zurückkam — und es hängt auch sonst nichts an ihm, was Bestand hat (etwa eine Zahlung oder eine bereits eingereichte MWST-Periode): Zeffio fragt noch einmal nach und löscht den Beleg dann ganz. Nur seine Nummer bleibt verbraucht und wird nie wieder vergeben. Hast du eine Rechnung per Post oder sonst selbst zugestellt, weiss Zeffio das nicht — der Dialog sagt es dir: Brich dann ab und bestätige zuerst die Zustellung, sonst löschst du einen Beleg, den dein Kunde hat. Ist der Entwurf die Korrektur einer stornierten Rechnung, nennt der Dialog die alte Nummer: Löschst du ihn, hat dein Kunde für diese Leistung keine gültige Rechnung mehr. Eine Ausgabe geht diesen Weg, solange sie nicht bezahlt, nicht weiterverrechnet und nicht in einer abgeschlossenen Periode verbucht ist — auch eine stornierte.
Der Kunde hat die Rechnung, und sie ist noch offen: Der Dialog «Rechnung stornieren und archivieren?» sagt, was das Storno bewirkt: Dein Kunde schuldet den Betrag nicht mehr, und er zählt nicht mehr in Umsatz und MWST. Danach kommt die Rechnung ins Archiv, die Nummer bleibt vergeben. Der Dialog nennt auch die Wege, die oft besser passen — hat der Kunde schon bezahlt, erfasst du die Zahlung; zahlt er nicht mehr, schreibst du die Rechnung ab; ist nur etwas falsch, korrigierst du sie. Dafür brichst du ab. Hat der Kunde eine E-Mail-Adresse, steht im Dialog das Kästchen Dem Kunden die Stornierung senden, und der Dialog nennt die Adresse. Ist es angehakt, heisst der Knopf Stornieren, senden, archivieren, sonst Stornieren und archivieren. Willst du Empfänger und Text vorher sehen, lass das Kästchen leer und nimm danach Stornierung senden (siehe unten). Fehlt die Adresse, sagt der Dialog, wie die Stornierung trotzdem zum Kunden kommt: als PDF per Post, oder du trägst eine Adresse ein und nimmst danach Stornierung senden. Darfst du selbst keine Mails an Kunden senden, sagt er, dass jemand aus dem Team die Stornierung schicken muss. Eine zugestellte Gutschrift, deren Betrag noch nicht als Guthaben gebucht ist, geht denselben Weg (Gutschrift stornieren und archivieren?) — mit einem zweiten Ausgang: Ist die Gutschrift richtig, wählst du Als Guthaben buchen und archivieren. Zeffio bucht dann das Guthaben und legt die Gutschrift ohne Storno ins Archiv. Ist sie falsch, storniert Zeffio sie, es entsteht kein Guthaben, und das Kästchen für die Stornierung gibt es auch hier. Eine offene Offerte wird auf dieselbe Weise zurückgezogen (Zurückziehen und archivieren), eine offene Ausgabe, die sich nicht mehr löschen lässt, storniert — der Dialog nennt dann auch den Grund, warum sie sich nicht löschen lässt. Danach kommen beide ins Archiv; ein Kästchen für eine Mail gibt es dort nicht.
Hat der Kunde auf der Rechnung schon etwas bezahlt, fragt Zeffio vor dem Storno zuerst, was mit dem bezahlten Betrag geschieht — derselbe Entscheid wie beim gewöhnlichen Stornieren. Verlangt dein Team für Stornos das Vier-Augen-Prinzip, geht stattdessen eine Freigabeanfrage hinaus, und Zeffio meldet «Storno zur Freigabe eingereicht»: Die Rechnung bleibt bis zur Freigabe, wie sie ist, und liegt noch nicht im Archiv. Nach der Freigabe schickst du die Stornierung mit Stornierung senden und wählst wieder Rechnung löschen — dann kommt sie ins Archiv.
Scheitert der Versand der Stornierung, meldet Zeffio «Storniert, aber nicht im Archiv» und legt die Rechnung noch nicht ins Archiv. Die Rechnung ist dann schon storniert: Schick die Stornierung nochmals mit Stornierung senden und wähl danach wieder Rechnung löschen — dann kommt sie ins Archiv.
Der Beleg ist abgeschlossen — eine bezahlte, stornierte oder abgeschriebene Rechnung, eine als Guthaben gebuchte oder stornierte Gutschrift, eine angenommene, abgelehnte, abgelaufene, zurückgezogene oder durch eine neue Fassung ersetzte Offerte, eine bezahlte Ausgabe: Zeffio fragt Ins Archiv legen? und nennt den Tag, ab dem es den Beleg löscht. Mit Ins Archiv bestätigst du. Eine stornierte Ausgabe löscht Zeffio dagegen meist ganz; ins Archiv kommt sie nur, wenn sie weiterverrechnet oder in einer abgeschlossenen MWST-Periode verbucht ist. Hat dein Kunde die Stornierung einer Rechnung oder Gutschrift noch nicht bekommen, sagt der Dialog das: Erst wenn sie ihn erreicht, gilt sie auch für die MWST.
Geht gerade kein Weg, bleibt der Knopf sichtbar, und ein Klick nennt den Grund — etwa eine Rechnung oder Gutschrift, die auf einer Schlussrechnung abgesetzt ist, eine Rechnung mit einer Überzahlung, die noch nicht als Guthaben gebucht ist, oder eine bezahlte Ausgabe, die zum Weiterverrechnen markiert ist, aber noch auf keiner ausgestellten Rechnung liegt — auch ein Entwurf reicht dafür nicht, denn wird er gelöscht, ist die Auslage wieder offen. Wo der nächste Schritt eine andere Seite ist, führt die Meldung mit einem Link hin, etwa Schlussrechnung öffnen oder Zur MWST.
Danach führt Zeffio dich zur Liste zurück. Der Beleg ist dort nicht mehr zu sehen — er liegt im Archiv. Die Meldung sagt, was geschehen ist, etwa «Storniert, gesendet, im Archiv» samt der Adresse, an die die Stornierung ging, und Zum Archiv führt direkt hin.
Das Archiv erreichst du über den Link Archiv auf der Rechnungs-, der Offerten- und der Ausgabenliste (er steht dort, sobald etwas archiviert ist) und über die Einstellungen. Die Seite hat je einen Reiter für Rechnungen (mit den Gutschriften), Offerten und Ausgaben. Jeder Reiter hat eine eigene Adresse, die du speichern oder weitergeben kannst. Die Zahl am Reiter sind die Treffer deiner Suche, und die Suche bleibt beim Wechsel stehen. Ein Reiter, dessen Belege du nicht lesen darfst, fehlt. Öffnest du das Archiv ohne einen Reiter, geht der erste auf, in dem etwas liegt. Dazu kommen eine Suche und zu jedem Beleg die Daten Archiviert am und Löschung ab; die zuletzt archivierten stehen zuoberst. Die Suche im Archiv findet dasselbe wie die Liste, auch Positionstexte. Suchst oder filterst du in einer Liste, und im Archiv passt etwas dazu, sagt die Liste es dir — etwa «Im Archiv liegen 3 weitere passende Belege» — und Im Archiv ansehen öffnet das Archiv mit derselben Suche. Kommst du von einem Projekt oder Vertrag in die Liste, gilt der Hinweis nur für dessen Belege, und das Archiv zeigt dann ebenfalls nur sie — Alle Belege zeigen hebt das auf. Liegen alle Belege einer Liste im Archiv, sagt sie das, statt dich eine erste Rechnung schreiben zu lassen.
Mit Zurückholen holst du einen Beleg zurück in deine Arbeit — in der Zeile im Archiv oder oben auf dem Beleg selbst. Das geht jederzeit. Die Meldung danach sagt, wo du ihn findest, und Öffnen führt direkt hin: Ein stornierter Beleg steht in der Liste unter «Storniert», der Beleg eines archivierten Kunden erst, wenn du Belege archivierter Kunden zeigen einschaltest. Ist der Kunde des Belegs zur Löschung vorgemerkt, fragt Zeffio vorher nach — solange einer seiner Belege zurück ist, löscht Zeffio den Kunden nicht.
Eine stornierte Rechnung oder Gutschrift kannst du dem Kunden auch nachträglich schicken: Öffne sie — auch im Archiv — und klick auf Stornierung senden. Der Dialog ist derselbe wie beim Rechnungsversand, mit Vorschau. Der Kunde bekommt das PDF des Belegs mit dem Vermerk, dass er storniert ist — bei der Rechnung, dass sie keine Zahlungsaufforderung mehr ist, bei der Gutschrift, dass ihm der Betrag nicht gutgeschrieben wird. Bis die Stornierung hinausging, trägt eine stornierte Rechnung im Archiv den Vermerk Stornierung nicht versendet.
Soll nicht nur ein Beleg, sondern ein ganzer Kunde verschwinden, weil er die Löschung seiner Daten verlangt, klick auf seiner Kundenseite auf Kunde löschen. Zeffio zeigt dir dann gleich den Plan (nächster Schritt); arbeitest du nur nicht mehr mit ihm, nimm dort Stattdessen archivieren. Auch im Formular des Kunden gibt es Kunde löschen: Hängt nichts daran, was Bestand hat, ist er sofort weg. Sonst sagt Zeffio «Diesen Kunden kannst du nicht einfach löschen», nennt, was noch an ihm hängt, und lässt dich wählen: Archivieren, wenn du nicht mehr mit ihm arbeitest, oder Auf Wunsch des Kunden löschen.
Dieser Weg zeigt dir vorher den Plan: was sofort gelöscht wird, samt den Nummern, was zurückgezogen wird, was ins Archiv kommt und ab wann alles weg ist. Geht es gerade nicht, steht dort stattdessen, was zuerst erledigt sein muss, mit einem Link dorthin — etwa Rechnungen ansehen oder Zum Kundenkonto —, und es gibt keinen Knopf zum Bestätigen. Mit Kunde löschen bestätigst du; Zeffio meldet «Kunde zur Löschung vorgemerkt» und führt dich zur Kundenliste.

Beispiel

Ein Texter hat eine Testrechnung angelegt, die nie hinausging. Er klickt auf Rechnung löschen und bestätigt — sie ist weg, nur ihre Nummer bleibt verbraucht. Eine zweite Rechnung über 1200 Franken hat er verschickt, aber mit falschem Betrag; bezahlt hat der Kunde noch nicht. Auch hier klickt er auf Rechnung löschen: Zeffio storniert sie, schickt dem Kunden mit dem angehakten Kästchen die Stornierung und legt sie ins Archiv. Die Liste ist aufgeräumt, die richtige Rechnung schreibt er neu. Eine dritte, längst bezahlte Rechnung vom März 2026 legt er mit Ins Archiv ab: Die Rechnung verschwindet aus der Liste, steht aber weiter in seiner MWST-Abrechnung. Im Archiv liest er bei ihr Löschung ab 1. Januar 2038 — zehn Jahre ab Ende 2026, dazu ein Jahr Reserve.

Was danach passiert

Woran Zeffio erkennt, ob der Kunde den Beleg hat: am Nachweis, nicht am Status. Als zugestellt gilt ein Beleg, wenn eine Mail hinausging und nicht als unzustellbar zurückkam, der Kunde den Portal-Link geöffnet hat oder du bestätigt hast, dass du ihn selbst zugestellt hast. Meldet der Mailanbieter die Zustellung an deinen Kunden — eine Adresse in Kopie zählt nicht —, oder meldet dein Kunde die Mail als Spam, gilt sie als angekommen — auch wenn sie danach als blockiert oder unzustellbar dasteht. Was sich nicht ausschliessen lässt, gilt als zugestellt. — Das Archiv ändert keine Zahl: Archivierte Belege fehlen in den Arbeitslisten und in den Auswahlfeldern, zählen aber weiter in MWST-Abrechnung, Umsatzbericht, Auswertung, Kundenkonto und jedem Export. Nur eine stornierte Rechnung oder Gutschrift hat keine Wirkung auf Umsatz und MWST. Wo eine Auswertung Belege aus dem Archiv mitzählt, sagt sie es («Belege im Archiv zählen hier mit»), und in Berichten, auf Kunden- und Projektseiten und in den Zeilen der MWST-Abrechnung trägt ein solcher Beleg die Marke «Im Archiv». Die Kacheln über der Rechnungsliste zählen das Archiv dagegen nicht mit; dort steht «ohne Archiv». Die Suche findet Belege im Archiv weiter; sie tragen den Vermerk «Im Archiv», ein stornierter zusätzlich «Storniert». «Archiviert» heisst in der Suche dagegen ein archivierter Kunde oder ein archiviertes Projekt. — Nur lesen: Im Archiv kannst du einen Beleg ansehen; PDF, E-Rechnung, Mails und Anhänge stehen weiter bereit. Alles, was etwas ändert — Zahlung, Versand, Mahnung, Storno, Bearbeiten und Ähnliches —, ist ausgeblendet und wird abgewiesen, bis du den Beleg zurückholst. Die eine Ausnahme ist Stornierung senden. Der Weg zurück heisst auf einem Beleg im Archiv Zurück zum Archiv. — Die Frist: Geschäftsbücher und Belege musst du in der Schweiz zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres aufbewahren (Art. 958f OR). Zeffio nimmt das Kalenderjahr als Geschäftsjahr an — fällt der Tag in ein Geschäftsjahr, das in der Buchhaltung erfasst ist, dessen Ende — und setzt das Fristende beim Archivieren auf das Ende des Geschäftsjahres, in dem am Beleg zuletzt etwas geschah — etwa Ausstellung, letzte Zahlung, Abschreibung oder Storno —, plus zehn Jahre; bei einer Ausgabe plus zwanzig Jahre, weil Unterlagen zu Liegenschaften so lange aufzubewahren sind (Art. 70 Abs. 3 MWSTG) und Zeffio nicht erkennt, welche Ausgabe eine betrifft. Gelöscht wird erst ein Jahr später, ab dem 1. Januar danach: Das Jahr ist die Reserve für ein abweichendes Geschäftsjahr. Das Datum steht im Archiv unter Löschung ab; holst du den Beleg zurück, fällt es weg, und beim nächsten Archivieren rechnet Zeffio neu. — Das automatische Löschen: Ein nächtlicher Lauf löscht, was abgelaufen ist, und lässt im Zweifel lieber stehen, als falsch zu löschen: Belege, die aufeinander verweisen — Rechnung und Gutschrift, Anzahlung und Schlussrechnung, Offerte und daraus entstandene Rechnung —, gehen nur gemeinsam, und ein Dauervertrag, der noch läuft, oder ein Kundenguthaben mit offenem Rest hält die Gruppe zurück. Mit dem Beleg gehen unter anderem seine Positionen, Zahlungen, Mahnungen, Mails samt versendetem PDF, Portal-Zugriffe, Anhänge und die auf der Rechnung verrechneten Zeiteinträge; stehen bleiben die Belegnummer, die nie wieder vergeben wird, und eine Protokollzeile mit den Belegnummern, ohne Beträge und ohne Kundendaten; aus früheren Zeilen des Protokolls zu diesen Belegen entfernt Zeffio den Namen des Kunden bzw. Lieferanten. — Die Stornierung an den Kunden geht über denselben Versandweg wie die Rechnung — derselbe Absender, dieselbe Sperrliste für unzustellbare Adressen — und erscheint in der Mail-Zeitleiste des Belegs. Senden lässt sie sich für jede stornierte Rechnung und Gutschrift. — Kunde löschen: Zeffio verweigert es, solange eine Rechnung offen ist, ein Dauervertrag aktiv oder pausiert ist, ein Guthaben des Kunden einen Rest hat, eine Überzahlung oder eine Gutschrift noch nicht als Guthaben gebucht ist — auch im Archiv — oder verrechenbare Zeiten oder Auslagen zum Weiterverrechnen auf keiner ausgestellten Rechnung liegen. Sonst löscht es Entwürfe und Belege ohne Zustellnachweis — der Plan nennt dir vorher, welche davon als versendet gelten —, sofern keine Zahlung darauf gebucht ist, sie in keiner abgeschlossenen MWST-Periode liegen und keine Schlussrechnung sie abzieht (dieselbe Regel wie beim einzelnen Löschen), zieht offene Offerten zurück, legt alle übrigen Belege ins Archiv, sperrt die Portal-Links zu seinen Belegen und Verträgen und archiviert den Kunden mit dem Vermerk Löschung vorgemerkt. Solange er vorgemerkt ist, lassen sich auf seinen Projekten keine neuen Zeiten, Aufgaben und Ausgaben mehr erfassen und keine Dateien mehr hochladen, und für ihn keine neuen Portal-Links anlegen. Ist der letzte seiner Belege nach Ablauf der Frist gelöscht, löscht Zeffio auch den Kunden samt Kontakten, Verträgen, Preisen und seinen Projekten mit Zeiteinträgen und Aufgaben; aus den Zeilen des Protokolls zu dem, was dabei gelöscht wird, entfernt es die Namen des Kunden und seiner Projekte. Bis dahin holst du ihn mit Wiederherstellen zurück — Zeffio fragt vorher nach, denn dein Kunde hat die Löschung verlangt, und hebt die Vormerkung dann auf. Seine Belege bleiben im Archiv, du holst sie einzeln zurück; was schon gelöscht wurde, kommt nicht wieder, zurückgezogene Offerten bleiben zurückgezogen, und gesperrte Portal-Links bleiben gesperrt. — Das Archiv lebt mit dem Konto: Löschst du dein Konto, verschwindet das Archiv mit allem anderen — auch Belege, deren Datum Löschung ab noch Jahre entfernt ist —, und Zeffio behält nichts. Exportier vorher, wie in Konto löschen und Daten mitnehmen beschrieben.

Häufige Stolpersteine

Erwarten, dass Löschen einen Beleg spurlos entfernt, den der Kunde hat. Zeffio storniert eine offene Rechnung und legt sie ins Archiv — der Kunde hat sie, also bleibt sie nachvollziehbar. Spurlos weg ist nur, was nie beim Kunden war.
Beim Löschen einer offenen Rechnung das Kästchen Dem Kunden die Stornierung senden abwählen und dem Kunden nichts sagen. Solange er von der Stornierung nichts weiss, führt er die Rechnung weiter — und für die MWST wirkt die Korrektur erst, wenn die Stornierung ihn erreicht. Nachholen geht jederzeit mit Stornierung senden, auch aus dem Archiv — bis dahin trägt die Rechnung dort den Vermerk Stornierung nicht versendet.
Im Archiv nach einem Knopf zum Ändern suchen. Archivierte Belege sind nur lesbar: Willst du etwas ändern, hol den Beleg zuerst mit Zurückholen zurück.
Das Archiv für eine Korrektur der Zahlen halten. Archivierte Belege zählen in MWST, Berichten und Exporten weiter — wer eine Zahl ändern will, braucht Storno oder Gutschrift, nicht das Archiv.
Eine offene Rechnung ins Archiv legen wollen, um sie loszuwerden. Im Archiv liegen nur abgeschlossene Belege; ein offener Beleg dort wäre eine versteckte Forderung. Rechnung löschen storniert sie darum zuerst.
Bei einer zugestellten Gutschrift, die noch nicht als Guthaben gebucht ist, Stornieren und archivieren bestätigen, obwohl sie richtig ist. Dann entfällt das Guthaben deines Kunden. Ist die Gutschrift richtig, wähl im selben Dialog Als Guthaben buchen und archivieren — dann kommt sie ohne Storno ins Archiv.
Das Archiv als Ablage für immer sehen. Zeffio löscht archivierte Belege nach der Frist von selbst. Brauchst du sie länger oder ausserhalb von Zeffio, exportier sie vorher mit dem Periodenexport.
Beim Löschen des Kontos auf das Archiv zählen. Es lebt nur, solange dein Konto lebt — löschst du das Konto, ist es mit allem anderen weg. Lade vorher die beiden Pakete herunter.
Das Archiv der Belege mit dem Archivieren eines Kunden oder Projekts verwechseln. Ein archivierter Kunde bleibt, solange du willst; ein Beleg im Archiv hat ein Löschdatum. Und die Belege eines archivierten Kunden liegen nicht im Archiv: In den Listen siehst du sie mit Belege archivierter Kunden zeigen.
Kunde löschen anklicken und erwarten, dass alles sofort weg ist. Die Löschung ist vorgemerkt: Was du aufbewahren musst, liegt bis zum Ablauf der Frist im Archiv, und erst danach geht der Kunde mit.