Kunden archivieren und wiederherstellen

Wofür ist das?

Nach ein paar Jahren stehen Kunden in der Liste, mit denen du längst nicht mehr arbeitest. Archivieren nimmt sie aus dem Weg, ohne die Geschichte anzutasten: Rechnungen, Offerten, Projekte und Verträge bleiben vollständig erhalten und zählen in jeder Auswertung weiter mit.

Wann brauche ich das?

Wenn eine Zusammenarbeit beendet ist und der Kunde die Auswahllisten nicht mehr füllen soll. Wenn ein Kunde dagegen versehentlich angelegt wurde und nie etwas mit ihm passiert ist, kannst du ihn stattdessen löschen — Zeffio lässt das zu, solange nichts daran hängt, was Bestand hat. Verlangt ein Kunde, dass du seine Daten löschst, ist weder das eine noch das andere der Weg, sondern Kunde löschen — siehe «Wichtig» unten.

Voraussetzungen

• Keine offenen Rechnungen bei diesem Kunden
• Keine aktiven Dauerverträge — laufende Verträge musst du vorher beenden oder pausieren

Schritt für Schritt

1. Öffne Kunden und wähl den Kunden aus.
2. Klick auf Archivieren und bestätige.
3. Der Kunde verschwindet mit seinen Rechnungen, Offerten, Projekten und Verträgen aus den Listen. Ins Archiv für Belege kommen seine Belege dabei nicht — sie sind nur ausgeblendet.
4. Willst du ihn wiedersehen, schalt in der Kundenliste Archivierte anzeigen ein — er trägt dann die Markierung «Archiviert». Seine Belege zeigen die Rechnungs- und die Offertenliste, wenn du dort Belege archivierter Kunden zeigen einschaltest; auch die Projekt- und die Vertragsliste haben einen solchen Schalter.
5. Kommt die Zusammenarbeit zurück, klick auf Wiederherstellen. Danach ist alles wie vorher.

Beispiel

Eine Agentur, für die du zwei Jahre gearbeitet hast, meldet sich nicht mehr. Die letzte Rechnung ist bezahlt, der Retainer ausgelaufen. Du archivierst sie: Die Kundenliste wird kürzer, die Auswahl beim Erfassen einer Zeit ebenfalls. Dein Jahresumsatz und die MWST-Abrechnung ändern sich um keinen Rappen.

Was danach passiert

Der Kunde und seine Belege verschwinden aus den Listen, sind über den Schalter aber jederzeit wieder sichtbar. Im Archiv für Belege suchst du sie vergeblich: Dorthin kommt ein Beleg nur, wenn du ihn löschst — oder den ganzen Kunden auf seinen Wunsch. Neue Belege für ihn sind gesperrt; bestehende darfst du weiterhin korrigieren — eine Rechnung, die noch eine Berichtigung braucht, bleibt also bearbeitbar. Die automatische Vertragsabrechnung und die automatischen Mahnungen lassen archivierte Kunden aus. Berichte, Auswertungen und Exporte bleiben unverändert: Archivieren ist eine Frage der Übersicht, keine der Zahlen. Und es hat kein Ablaufdatum: Archivieren merkt nichts zur Löschung vor — der Kunde bleibt, bis du ihn wiederherstellst. — Kunde löschen ist etwas anderes: der Weg für eine Datenschutz-Anfrage. Zeffio löscht dabei, was sich löschen lässt, legt die Belege, die du aufbewahren musst, ins Archiv für Belege, archiviert den Kunden und merkt seine Löschung vor; ist der letzte Beleg nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht, geht auch der Kunde. Ist ein Kunde so zur Löschung vorgemerkt, fragt Wiederherstellen vorher nach, denn es hebt die Löschung auf. Was dabei im Einzelnen passiert, wann Zeffio es verweigert und wie du es rückgängig machst, steht in Belege löschen und das Archiv.

Häufige Stolpersteine

• Archivieren mit Löschen verwechseln. Beim Archivieren wird nichts entfernt und nichts vorgemerkt — genau darum ist es der sichere Weg.
• Archivieren für die Antwort auf eine Datenschutz-Anfrage halten. Verlangt ein Kunde die Löschung seiner Daten, blendet Archivieren ihn nur aus; gelöscht wird dabei nichts. Dafür gibt es Kunde löschen.
• Es bei offenen Rechnungen versuchen. Zeffio verweigert das, und zwar bewusst: Ein Kunde mit offenem Betrag gehört in die Mahnstrecke, nicht ins Archiv.
• Den laufenden Dauervertrag vergessen. Solange er aktiv ist, geht Archivieren nicht — beende oder pausiere ihn zuerst.
• Einen archivierten Kunden suchen und ihn für verloren halten. Der Schalter Archivierte anzeigen steht in der Kundenliste, Belege archivierter Kunden zeigen in der Rechnungs- und der Offertenliste.
• Die Belege eines archivierten Kunden im Archiv suchen. Dort liegen sie nicht — ins Archiv kommt ein Beleg nur, wenn du ihn löschst.

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