Kunden und Kontakte

Kunden archivieren und wiederherstellen

Einen Kunden aus den Listen nehmen, ohne etwas zu löschen — was verschwindet, was bleibt und wann Zeffio das Archivieren verweigert.

Wofür ist das?

Nach ein paar Jahren stehen Kunden in der Liste, mit denen du längst nicht mehr arbeitest. Archivieren nimmt sie aus dem Weg, ohne die Geschichte anzutasten: Rechnungen, Offerten, Projekte und Verträge bleiben vollständig erhalten und zählen in jeder Auswertung weiter mit.

Wann brauche ich das?

Wenn eine Zusammenarbeit beendet ist und der Kunde die Auswahllisten nicht mehr füllen soll. Wenn ein Kunde dagegen versehentlich angelegt wurde und nie etwas mit ihm passiert ist, kannst du ihn stattdessen löschen — Zeffio lässt das zu, solange nichts daran hängt, was Bestand hat.

Voraussetzungen

Keine offenen Rechnungen bei diesem Kunden
Keine aktiven Dauerverträge — laufende Verträge musst du vorher beenden oder pausieren

Schritt für Schritt

Öffne Kunden und wähl den Kunden aus.
Klick auf Archivieren und bestätige.
Der Kunde verschwindet mit seinen Rechnungen, Offerten, Projekten und Verträgen aus den Listen.
Willst du ihn wiedersehen, schalt in der jeweiligen Liste Archivierte anzeigen ein — er trägt dann die Markierung «Archiviert».
Kommt die Zusammenarbeit zurück, klick auf Wiederherstellen. Danach ist alles wie vorher.

Beispiel

Eine Agentur, für die du zwei Jahre gearbeitet hast, meldet sich nicht mehr. Die letzte Rechnung ist bezahlt, der Retainer ausgelaufen. Du archivierst sie: Die Kundenliste wird kürzer, die Auswahl beim Erfassen einer Zeit ebenfalls. Dein Jahresumsatz und die MWST-Abrechnung ändern sich um keinen Rappen.

Was danach passiert

Der Kunde und seine Belege verschwinden aus den Listen, sind über den Schalter aber jederzeit wieder sichtbar. Neue Belege für ihn sind gesperrt; bestehende darfst du weiterhin korrigieren — eine Rechnung, die noch eine Berichtigung braucht, bleibt also bearbeitbar. Die automatische Vertragsabrechnung und die automatischen Mahnungen lassen archivierte Kunden aus. Berichte, Auswertungen und Exporte bleiben unverändert: Archivieren ist eine Frage der Übersicht, keine der Zahlen.

Häufige Stolpersteine

Archivieren mit Löschen verwechseln. Es wird nichts entfernt — genau darum ist es der sichere Weg.
Es bei offenen Rechnungen versuchen. Zeffio verweigert das, und zwar bewusst: Ein Kunde mit offenem Betrag gehört in die Mahnstrecke, nicht ins Archiv.
Den laufenden Dauervertrag vergessen. Solange er aktiv ist, geht Archivieren nicht — beende oder pausiere ihn zuerst.
Einen archivierten Kunden suchen und ihn für verloren halten. Der Schalter Archivierte anzeigen steht in jeder betroffenen Liste.