Daten für die Treuhand exportieren

Wofür ist das?

Zum Abschluss braucht deine Treuhandstelle nicht Zugriff auf dein Konto, sondern die Zahlen und die Belege dazu. Der Periodenexport erzeugt beides in einem Paket — herstellerneutral, also nicht an Zeffio gebunden.

Wann brauche ich das?

Zum Jahresabschluss, bei einem Wechsel der Treuhandstelle und immer dann, wenn jemand die Daten prüfen soll, ohne in deinem Konto zu arbeiten.

Voraussetzungen

• Die Periode ist vollständig erfasst: Rechnungen versendet, Zahlungen und Ausgaben eingetragen
• Bei Ausgaben sind die Belege angehängt — sie wandern mit ins Paket

Schritt für Schritt

1. Öffne Einstellungen und dort den Bereich Export.
2. Wähl die Periode, üblicherweise ein Geschäftsjahr.
3. Starte den Export. Du erhältst ein ZIP mit Journal, Stammdaten, Belegen und einem Manifest, das beschreibt, was enthalten ist.
4. Übergib das Paket. Das Manifest erklärt die Spalten — Rückfragen zur Struktur erübrigen sich damit meist.
5. Einmalig, wenn deine Treuhandstelle mit einem eigenen Kontenplan arbeitet: unter Einstellungen → Kontenzuordnung die Nummern eintragen, die bei euch gelten. Vorbelegt ist der Kontenrahmen KMU; leer heisst, dass die angezeigte Vorgabe gilt.

Beispiel

Zum Jahresabschluss exportiert eine Beraterin das Geschäftsjahr. Ihre Treuhandstelle erhält ein ZIP mit dem Journal aller Belege, den Kunden- und Projektstammdaten, den Ausgabenbelegen als Dateien und dem Manifest. Verwendet wird das ohne Rückfrage.

Was danach passiert

Der Export ist wiederholbar: Derselbe Zeitraum ergibt dasselbe Paket, solange sich weder die Daten noch die Kontenzuordnung geändert haben. Stornierte Belege bleiben sichtbar und sind als wirksam null gekennzeichnet — die Belegkette hat damit keine Lücken. — Das Journal nennt zu jedem Vorgang Konto und Gegenkonto: eine Rechnung bucht Forderung an Erlös, eine Zahlung Bank an Forderung, eine Ausgabe Aufwand an Kreditoren. Die Steuer steht als MWST-Code daneben und wird von der Buchhaltungssoftware selbst abgespalten. Zwei Vorgänge tragen bewusst keine Konten: die angerechnete Anzahlung und die Guthabenverrechnung. Beide verschieben Geld zwischen zwei Belegen und müssten dabei anteilig Steuer zurücknehmen — das lässt sich mit zwei Spalten nicht ausdrücken, und ein Kontenpaar ohne die Steuer ergäbe eine Buchhaltung, die nicht aufgeht. Betrag, Beleg und Datum stehen bei diesen Zeilen trotzdem da; deine Treuhandstelle bucht sie von Hand.

Häufige Stolpersteine

• Exportieren, bevor alles erfasst ist. Nachträge bedeuten einen zweiten Export und Abstimmungsaufwand.
• Nur das Journal weitergeben. Ohne Belege kann die Treuhandstelle den Vorsteuerabzug nicht prüfen.
• Fremdwährungen ohne hinterlegten Kurs übergeben. Das Journal führt neben dem Originalbetrag auch den Frankenbetrag und den verwendeten Kurs — aber nur, wenn du für den betreffenden Zeitraum einen Kurs eingetragen hast. Fehlt er, bleiben beide Spalten leer, und deine Treuhandstelle muss umrechnen.
• Annehmen, ein bestimmtes Buchhaltungsprogramm lese die Datei ohne Weiteres ein. Das Journal ist eine CSV in der Form, die die gängigen Buchungstabellen erwarten — ob deine Version sie direkt annimmt, probierst du am besten einmal mit einer kurzen Periode aus.

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