Kunden und Kontakte

Kontakte und Empfänger pro Kunde

Wer bekommt die Rechnung, wer die Mahnung — und warum das zwei verschiedene Personen sein dürfen.

Wofür ist das?

Ein Kunde ist eine Firma, kein Postfach. Die Buchhaltung will die Rechnung, deine Ansprechperson will davon wissen, und gemahnt wird oft an eine dritte Stelle. In der Kachel Kontakte & Empfänger hinterlegst du diese Personen einmal — danach adressiert Zeffio jede Mail von selbst richtig.

Wann brauche ich das?

Sobald ein Kunde mehr als eine beteiligte Person hat: eigene Buchhaltung, Sekretariat, wechselnde Projektleitung.

Voraussetzungen

Ein angelegter Kunde
Für den Versand: eine E-Mail-Adresse beim jeweiligen Kontakt

Schritt für Schritt

Kunden öffnen und in der Kachel Kontakte & Empfänger auf Kontakt hinzufügen klicken. Pflicht ist nur der Name.
Rollen setzen — eine Person darf mehrere haben: Hauptkontakt (deine Ansprechperson), Rechnungsempfänger (bekommt Rechnungen), Mahnempfänger (bekommt Mahnungen), CC bei Rechnungen (still in Kopie).
Bei abweichender Rechnungsadresse zusätzlich Strasse, Nummer, PLZ und Ort erfassen. Diese Adresse ersetzt dann die Kundenadresse auf dem Dokument.
Ausgeschiedene Personen nicht löschen, sondern auf inaktiv setzen — so bleibt nachvollziehbar, an wen alte Rechnungen gingen.

Beispiel

Die Meier AG hat Frau Keller als Projektleiterin (Hauptkontakt) und ein Postfach der Buchhaltung (Rechnungsempfänger, Mahnempfänger). Frau Keller steht zusätzlich auf CC bei Rechnungen: Die Rechnung geht an die Buchhaltung, Frau Keller sieht sie mit — und du musst nie wieder überlegen, wen du ins «An»-Feld schreibst.

Was danach passiert

Die Rollen steuern ausschliesslich den Versand. Ist kein Rechnungsempfänger gesetzt, verwendet Zeffio die E-Mail-Adresse des Kunden — nichts bleibt liegen, weil eine Rolle fehlt. Eine abweichende Rechnungsadresse hingegen ändert das Dokument selbst und wird beim Versand eingefroren, gilt also nur für später erstellte Rechnungen.

Häufige Stolpersteine

Zwei Personen als Rechnungsempfänger setzen, weil beide informiert sein sollen. Dafür ist CC bei Rechnungen da — der Empfänger bleibt eindeutig.
Einen Kontakt löschen, wenn jemand die Firma verlässt. Inaktiv setzen erhält die Historie.
Erwarten, dass eine nachträglich geänderte Rechnungsadresse bereits versendete Rechnungen korrigiert. Versendete Dokumente sind eingefroren.