Gutschriften, Storno und Rückzahlungen

Das Kundenkonto lesen: Guthaben, Saldo und Vorzeichen

Warum «Verfügbares Guthaben: CHF 66.00» und ein Saldo von «CHF −66.00» dasselbe bedeuten.

Wofür ist das?

Die Kachel Guthaben & Rückzahlungen zeigt dieselbe Sache aus zwei Blickwinkeln: oben, was gerade zur Verfügung steht, unten, wie es dazu kam. Wer nur die Zahlen vergleicht, stolpert über das Vorzeichen — dieser Artikel erklärt es einmal, danach liest sich das Konto von selbst.

Wann brauche ich das?

Sobald ein Kunde ein Guthaben hat oder du eine Bewegung im Kontoverlauf nachvollziehen willst.

Voraussetzungen

Ein Kunde mit mindestens einer Rechnung oder einem Guthaben
Grundverständnis der Rechnungsstatus (Entwurf, versendet, bezahlt)

Schritt für Schritt

Oben stehen zwei Kennzahlen pro Währung. Verfügbares Guthaben ist Geld des Kunden, das noch bei dir liegt. Offene Forderungen ist Geld, das der Kunde dir noch schuldet. Beide sind bewusst positiv formuliert — sie beantworten «wie viel», nicht «in welche Richtung».
Darunter steht jedes einzelne Guthaben mit seinem Restbetrag und den Aktionen Anrechnen und Rückzahlen. Ein aufgebrauchtes Guthaben verschwindet aus der Liste, bleibt aber im Verlauf sichtbar.
Ganz unten öffnest du mit Anzeigen die Kontobewegungen: eine Zeile pro Ereignis mit Datum, Bewegung, Betrag und dem Saldo danach.
Neben den Kennzahlen steht Zahlungsverhalten: wie viele Tage dieser Kunde im Schnitt nach der Fälligkeit zahlt — und, untrennbar daneben, wie viele seiner Rechnungen gerade offen und überfällig sind.
Der Saldo ist aus deiner Sicht gerechnet: positiv = der Kunde schuldet dir Geld, negativ = du schuldest dem Kunden Geld. Ein Saldo von −66.00 ist deshalb genau das Guthaben von 66.00, das oben steht — dieselbe Tatsache, einmal als Richtung, einmal als Betrag.

Beispiel

Eine Rechnung über 500 wird gestellt: Saldo +500 (der Kunde schuldet). Der Kunde überweist 566: Saldo −66 (du schuldest). Oben erscheint «Verfügbares Guthaben: CHF 66.00». Rechnest du die 66 auf die nächste Rechnung an, geht der Saldo auf 0 zurück — und das Guthaben verschwindet aus der Liste oben.

Was danach passiert

Beim Zahlungsverhalten gehören Durchschnitt und offene Überfälligkeit zusammen, und das ist kein Schönheitsfehler: Wer nur die bezahlten Rechnungen mittelt, belohnt den säumigsten Kunden — drei pünktlich beglichene und eine seit 200 Tagen offene ergäben «zahlt pünktlich», weil ausgerechnet die schlimmste Rechnung nicht bezahlt und damit nicht im Schnitt ist. Unter drei bezahlten Rechnungen nennt Zeffio gar keine Zahl; eine Statistik aus einer Rechnung wäre ein Vorurteil mit Nachkommastelle. Gemessen ist ausserdem, wann die Forderung getilgt war — Skonto, eine angerechnete Anzahlung und eine Guthabenverrechnung schliessen eine Rechnung, ohne dass an dem Tag Geld floss. Für «bekomme ich mein Geld rechtzeitig» ist das die richtige Grösse, ein Bankeingang ist es nicht. Die Kontobewegungen sind eine Aufzeichnung, keine Eingabemaske: Zeffio schreibt sie mit, wenn du Rechnungen stellst, Zahlungen erfasst, anrechnest oder zurückzahlst. Nichts wird nachträglich überschrieben — eine Korrektur ist immer eine zusätzliche Gegenbuchung, deshalb bleiben stornierte Vorgänge sichtbar. Jede Währung hat ihren eigenen Saldo; sie werden nie zusammengezählt.

Häufige Stolpersteine

Das Minus als Fehler lesen. Es ist die Richtung, nicht ein Vorzeichenfehler: Ein negativer Saldo ist das Guthaben des Kunden.
Guthaben und offene Forderungen im Kopf gegeneinander verrechnen. Beide dürfen gleichzeitig bestehen — erst eine Anrechnung bringt sie zusammen, und die löst du bewusst aus.
Aus einem Saldo von 0 schliessen, es sei nichts passiert. Er heisst nur: Es steht nichts mehr offen — in beide Richtungen.
Salden verschiedener Währungen addieren. Zeffio führt sie getrennt, weil ein Umrechnungskurs eine Annahme wäre.
Das Zahlungsverhalten mit der Zahlungsdauer im Cockpit verwechseln. Dort stehen die Tage von der Rechnungsstellung bis zur Zahlung — hier der Abstand zur Fälligkeit. Wer 30 Tage Zahlungsziel gibt, hat im Cockpit rund 30 Tage stehen und hier trotzdem eine 0.