Gutschriften, Storno und Rückzahlungen

Kundenguthaben anrechnen oder zurückzahlen

Was mit zu viel bezahltem Geld passiert — und wie es wieder verschwindet.

Wofür ist das?

Zahlt ein Kunde mehr als geschuldet, gehört das Geld nicht dir — es ist eine Verbindlichkeit. Zeffio führt es deshalb als Guthaben des Kunden, statt es stillschweigend gegen eine andere Rechnung zu rechnen. Du entscheidest, was damit geschieht.

Wann brauche ich das?

Bei Überzahlungen, bei Anzahlungen ohne zugehörige Rechnung und nach einer Gutschrift, die nicht sofort ausbezahlt wird.

Voraussetzungen

Ein Kunde mit einem ausgewiesenen Guthaben — sichtbar im Kundenkonto
Für das Anrechnen: eine offene Rechnung desselben Kunden in derselben Währung

Schritt für Schritt

Öffne den Kunden und dort das Kundenkonto. Es zeigt offene Forderungen und verfügbares Guthaben pro Währung.
Zum Anrechnen: offene Rechnung öffnen und das Guthaben als Zahlung darauf verwenden. Die Rechnung verringert sich entsprechend.
Zum Zurückzahlen: eine Rückzahlung erfassen, sobald du das Geld überwiesen hast. Das Guthaben sinkt um diesen Betrag.

Beispiel

Ein Kunde überweist 1500 statt 1450 Franken. Die Rechnung ist bezahlt, 50 Franken bleiben als Guthaben stehen. Bei der nächsten Rechnung rechnest du die 50 Franken an — der Kunde überweist entsprechend weniger, und beide Seiten kommen auf denselben Betrag.

Was danach passiert

Eine Anrechnung ist saldoneutral: Sie verschiebt nur die Zuordnung zwischen Guthaben und Rechnung und verändert den Kontostand nicht. Sie bleibt als Bewegung sichtbar und lässt sich über Anrechnung stornieren zurücknehmen; der Betrag steht dann wieder als Guthaben bereit.

Häufige Stolpersteine

Ein Guthaben in Franken gegen eine Rechnung in Euro anrechnen wollen. Zeffio verhindert das — ein Wechselkurs wäre eine Annahme, die niemand getroffen hat.
Die Überzahlung als eigene Einnahme betrachten. Solange sie nicht verrechnet oder zurückgezahlt ist, schuldest du sie.
Eine Rückzahlung erfassen, bevor das Geld tatsächlich weg ist. Erfass sie erst nach der Überweisung.