Team und Zusammenarbeit

Vier-Augen-Prinzip: welche Aktion welches Häkchen auslöst

Vier Häkchen, vier klar umrissene Aktionen — und was zwischen Anfrage und Freigabe passiert.

Wofür ist das?

Manche Aktionen sind nicht rückholbar: Eine verschickte Mail ist beim Kunden, ein Storno ist gebucht, ein Export ist aus dem Haus. Das Vier-Augen-Prinzip schiebt vor genau diese Aktionen eine zweite Person. Jedes Häkchen steht für eine konkrete Aktion — dieser Artikel sagt für jedes, was es umfasst und was bis zur Freigabe passiert.

Wann brauche ich das?

Sobald ausser dir jemand im Team arbeitet — besonders bei Aushilfen, externen Buchhaltungen oder Praktika.

Voraussetzungen

Mindestens ein weiteres Teammitglied ausser Inhaber:in
Die Rolle Inhaber:in oder Administration, um Freigaben zu erteilen

Schritt für Schritt

Unter Team → Vier-Augen-Prinzip die gewünschten Aktionen anhaken. Alle vier sind standardmässig aus.
Löst ein Mitglied eine solche Aktion aus, wird sie nicht ausgeführt, sondern als Anfrage gespeichert; alle Freigabeberechtigten bekommen eine Benachrichtigung.
Unter Freigaben prüfen und entscheiden. Bei einer Zusage führt Zeffio die Aktion aus, bei einer Ablehnung passiert nichts — beides landet mit Person und Zeitpunkt im Protokoll.
Regelmässig auf offene Anfragen schauen: Eine unentschiedene Anfrage bleibt einfach liegen.

Beispiel

Rechnungsversand ist aktiv. Eine Aushilfe erstellt eine Rechnung und klickt auf Versenden. Statt der Mail erscheint der Hinweis, dass die Aktion zur Freigabe eingereicht wurde — der Kunde hat nichts erhalten. Die Inhaberin sieht die Anfrage unter «Freigaben», prüft Empfänger und Betrag und gibt frei; erst jetzt geht die Mail raus.

Was danach passiert

Die vier Häkchen im Einzelnen: Rechnungsversand umfasst jede ausgehende Rechnungs- und Mahnmail — bis zur Freigabe hat der Kunde nichts bekommen. Storno umfasst das Stornieren einer versendeten Rechnung samt der Entscheidung, ob daraus eine Gutschrift oder ein Guthaben wird; bis dahin bleibt die Rechnung unverändert gültig. Perioden-Export umfasst den Buchhaltungsexport eines Zeitraums, also die Herausgabe von Daten: Nach der Freigabe startet die anfragende Person den Download selbst erneut, und die Freigabe gilt sieben Tage und nur für genau diesen Zeitraum. Zahlungskorrekturen umfasst das Löschen einer bereits erfassten Zahlung; bis zur Freigabe gilt die Rechnung weiterhin als bezahlt.

Häufige Stolpersteine

Alle vier Häkchen setzen, obwohl niemand ausser Inhaber:in im Team ist. Freigaben greifen nur bei Mitgliedern, die nicht selbst freigeben dürfen — für dich ändert sich dadurch nichts.
Erwarten, dass sich eine freigegebene Aktion zurücknehmen lässt. Mit der Zusage wird sie ausgeführt: Die Mail ist verschickt, das Storno gebucht.
Beim Perioden-Export auf die Datei warten. Nach der Freigabe muss der Download erneut gestartet werden — die Freigabe legt die Datei nicht bereit.
Anfragen liegen lassen. Eine unentschiedene Anfrage tut nichts: Die Rechnung bleibt unversendet, der Export unerledigt.