Projekte, Budgets und Zeiterfassung

Projekte aus einer Vorlage anlegen

Ein bestehendes Projekt als Vorlage speichern und das nächste Projekt mit denselben Abschnitten und Aufgaben starten.

Wofür ist das?

Viele Projekte kommen jedes Jahr wieder oder sind sich im Aufbau sehr ähnlich. Statt Abschnitte und Aufgaben jedes Mal neu einzutippen, speicherst du ein Projekt als Vorlage und legst das nächste Projekt daraus an. Das neue Projekt bekommt dieselben Abschnitte und Aufgaben in derselben Reihenfolge — offen und ohne Daten, denn Termine sind von Projekt zu Projekt verschieden.

Wann brauche ich das?

Für alle, die wiederkehrende oder ähnlich aufgebaute Projekte haben — etwa ein Filmteam, das jedes Jahr denselben Jahresfilm dreht, oder eine Agentur mit immer gleichen Projektphasen. Wer nur feste Phasen ohne Aufgaben braucht, kommt auch mit den Standardabschnitten in den Einstellungen aus.

Voraussetzungen

Ein Projekt mit Abschnitten oder Aufgaben — zum Beispiel ein abgeschlossenes Projekt vom letzten Jahr
Die Rolle darf Projekte anlegen (Inhaber, Administration oder Projektleitung)

Schritt für Schritt

Öffne das Projekt, das du als Muster nehmen willst, und klick oben auf Als Vorlage speichern. Das geht in jedem Status, auch bei einem abgeschlossenen Projekt.
Gib der Vorlage einen Namen, zum Beispiel «Jahresfilm», und klick auf Vorlage speichern. Jeder Name kommt nur einmal vor; Gross- und Kleinschreibung zählen dabei nicht.
Lege das nächste Projekt wie gewohnt über Neues Projekt an. Wähl unter Aus Vorlage die gespeicherte Vorlage. Darunter steht, wie viele Abschnitte und Aufgaben das Projekt bekommt.
Speichere das Projekt. Auf der Projektseite stehen jetzt die Abschnitte und Aufgaben der Vorlage, alle offen und ohne Datum. Gib den Aufgaben ihre Termine und Personen wie gewohnt im Dialog der Karte.
Deine Vorlagen findest du in den Einstellungen unter Projektvorlagen. Dort siehst du, was in jeder Vorlage steckt, benennst sie um, löschst sie oder legst mit Projekt daraus anlegen direkt ein neues Projekt an.

Beispiel

Ein Filmteam dreht jedes Jahr einen Imagefilm für dasselbe Haus. Das Projekt vom letzten Jahr hat die Abschnitte «Preproduktion», «Drehphase» und «Postproduktion» mit Aufgaben wie «Drehbuch», «Drehtag 01», «Drehtag 02» und «Schnitt». Die Projektleiterin speichert es als Vorlage «Jahresfilm». Im neuen Jahr legt sie das Projekt «Jahresfilm 2027» an und wählt unter Aus Vorlage «Jahresfilm». Das Projekt startet mit denselben drei Abschnitten und allen Aufgaben — sie trägt nur noch die neuen Drehtage und Personen ein.

Was danach passiert

Die Vorlage übernimmt die Abschnitte (Reihenfolge und Titel) und die Aufgaben (Titel, Beschreibung, Abschnitt und Reihenfolge). Die Reihenfolge der Aufgaben ist die der Liste im Projekt: nach Datum, dann nach Anlage. Nicht übernommen werden Daten, Schätzungen, Status, zuständige Personen, erfasste Zeit, Kommentare, Dateien, Stundensatz, Budget und Kunde. Eine Aufgabe, die im Projekt schon erledigt war, ist im neuen Projekt wieder offen. Die Vorlage ist eine Kopie: spätere Änderungen am Projekt ändern sie nicht, und wenn du das Projekt löschst, bleibt sie bestehen. Löschst du eine Vorlage, behalten die Projekte, die daraus entstanden sind, alles.

Häufige Stolpersteine

Vorlage und Standardabschnitte zugleich erwarten. Eine Vorlage bringt ihre eigenen Abschnitte mit — wählst du eine, legt Zeffio die Standardabschnitte für dieses Projekt nicht an. Willst du sie trotzdem, nimm sie mit in das Projekt auf, das du als Vorlage speicherst.
Ein leeres Projekt als Vorlage speichern. Ohne Abschnitte und Aufgaben gibt es nichts zu übernehmen; Zeffio sagt es dir, statt eine leere Vorlage anzulegen.
Erwarten, dass die Vorlage später nachzieht. Hast du das Muster-Projekt geändert, speichere es noch einmal als Vorlage mit neuem Namen und lösche die alte in den Einstellungen.