Rechnungen

Anzahlung und Schlussrechnung

Einen Teil im Voraus in Rechnung stellen — und ihn am Ende sauber anrechnen, mit der Steuer, die darauf entfällt.

Wofür ist das?

«30 % bei Auftragserteilung, Rest nach Abnahme» ist bei grösseren Aufträgen der Normalfall. Zeffio kennt dafür drei Belegarten neben der gewöhnlichen Rechnung: Akonto für die Anzahlung, Teilrechnung für einen Zwischenstand und Schlussrechnung für die Abrechnung am Ende. Die Schlussrechnung weist den vollen Auftrag aus und rechnet die bereits gestellten Belege an, damit der Kunde nur die Differenz zahlt.

Wann brauche ich das?

Wenn du grössere Aufträge in mehreren Schritten in Rechnung stellst. Du brauchst dafür kein Projekt und keinen hinterlegten Auftragswert.

Voraussetzungen

Der Kunde ist angelegt
Die Anzahlung ist versendet oder als versendet markiert — ein Entwurf lässt sich nicht anrechnen

Schritt für Schritt

Leg die Rechnung wie gewohnt an und wähl oben bei Belegart «Akonto». Der Betrag ist der, den du im Voraus verlangst — er muss kein Prozentsatz von irgendetwas sein.
Versende die Anzahlung und erfass den Zahlungseingang wie bei jeder anderen Rechnung.
Für die Abrechnung am Ende: neue Rechnung, Belegart Schlussrechnung. Trag den Gesamtbetrag des Auftrags als Position ein.
Klick unter den Summen auf Anzahlung anrechnen. Der Dialog zeigt die Akonto- und Teilrechnungen dieses Kunden, die noch nirgends angerechnet sind. Wähl aus, was angerechnet werden soll — du kannst mehrere nehmen.
Die Anzahlung erscheint unter dem Total, und darunter steht der Restbetrag — das, was der Kunde noch überweist. Beschriftung, Betrag und die Angabe zur Steuer setzt Zeffio; da gibt es nichts zu tippen.

Beispiel

Ein Umbau über CHF 10’000.00. Zu Beginn stellst du eine Akontorechnung über CHF 3’000.00 (plus 8.1 % MWST = CHF 3’243.00), die der Kunde bezahlt. Nach Abnahme legst du die Schlussrechnung an: Position «Auftrag Umbau» über CHF 10’000.00, Total CHF 10’810.00 — und darunter «Bereits berechnet: Akontorechnung R-2026-014 · Netto 3’000.00 · MWST 243.00» mit −CHF 3’243.00. Restbetrag: CHF 7’567.00. Genau dieser Betrag steht im QR-Zahlteil.

Was danach passiert

Der Beleg weist den vollen Auftrag mit voller MWST aus und nennt darunter, was davon schon berechnet wurde — mit Netto, MWST und Brutto je Anzahlung. Das verlangt das deutsche Umsatzsteuerrecht ausdrücklich, und es ist zugleich die Form, die die europäische Norm für E-Rechnungen kennt: eine Schlussrechnung mit Anzahlung lässt sich damit auch elektronisch versenden. Für deine MWST-Abrechnung ändert das nichts — die Anzahlung wird einmal versteuert, nicht zweimal. Eine angerechnete Anzahlung ist danach verbraucht: sie erscheint in keinem weiteren Auswahldialog, damit derselbe Betrag nicht zweimal abgeht. Storniert du die Schlussrechnung, wird sie wieder frei.

Häufige Stolpersteine

Eine gewöhnliche Rechnung anrechnen wollen. Der Dialog bietet nur Akonto- und Teilrechnungen an — eine normale Rechnung ist eine abgeschlossene Forderung, keine Anzahlung auf etwas Späteres.
Die Anzahlung als Entwurf liegen lassen und sich wundern, dass sie nicht auftaucht. Erst ein versendeter Beleg ist eine Forderung, die getilgt werden kann.
Eine Anzahlung in einer anderen Währung anrechnen wollen. Zeffio rechnet dafür nicht um: es kennt keine Wechselkurse und würde sonst eine Zahl erfinden.
Sich am höheren Total stören. Das Total ist der ganze Auftrag — was der Kunde überweist, steht als Restbetrag darunter und im Zahlteil. Diese Darstellung ist die, die auch als E-Rechnung durchgeht.
Die Belegart nachträglich ändern wollen. Sobald die Rechnung versendet ist, steht sie beim Kunden — dann ist die Belegart wie jedes andere Feld des Belegs gesperrt.