Offerten

Offerten aus einer Vorlage erstellen

Eine ganze Offerte als Vorlage speichern, die Vorlage bearbeiten und jede neue Offerte mit einem Klick damit füllen.

Wofür ist das?

Viele Offerten sehen fast gleich aus: derselbe Einleitungstext, dieselben Gruppen und Positionen, derselbe Rabatt — nur der Kunde ist ein anderer. Statt alles jedes Mal neu zu tippen, speicherst du eine Offerte als Vorlage. Jede neue Offerte füllst du danach mit einem Klick: Titel, Texte, Positionen samt Gruppen und Rabatt stehen da, und du wählst nur noch den Kunden.

Wann brauche ich das?

Für alle, die ähnliche Offerten immer wieder schreiben — etwa eine Agentur mit einem Standardangebot für Websites oder ein Filmteam mit festen Drehpaketen. Brauchst du nur einen Block von Positionen in verschiedenen Offerten, reicht oft eine Gruppenvorlage (siehe Offerte erstellen und in eine Rechnung überführen).

Voraussetzungen

Eine Offerte mit mindestens einer Position — gespeichert oder auch noch nicht
Die Rolle darf Offerten bearbeiten (Inhaber, Administration, Buchhaltung oder Projektleitung)

Schritt für Schritt

Öffne eine Offerte oder beginne eine neue. Klick oben rechts auf Als Offertvorlage speichern. Das geht auch, bevor du die Offerte gespeichert hast, und bei jeder Offerte, die schon beim Kunden ist.
Gib der Vorlage einen Namen, zum Beispiel «Website Standard», und klick auf Vorlage speichern. Jeder Name kommt nur einmal vor. Gibt es den Namen schon, fragt Zeffio, ob die bestehende Vorlage ersetzt werden soll — so führst du eine Vorlage aus einer verbesserten Offerte nach.
Für die nächste Offerte klick auf Neue Offerte und dann oben rechts auf Aus Vorlage. Wähl die Vorlage aus der Liste. Titel, Einleitung, Positionen mit ihren Gruppen, Rabatt und Schlusstext stehen jetzt in der Offerte.
Wähl den Kunden, prüf die Positionen und speichere die Offerte wie gewohnt. Alles, was die Vorlage eingesetzt hat, kannst du in der Offerte frei ändern.
Deine Vorlagen findest du unter Offerten im Reiter Vorlagen — und aus den Einstellungen über Offertvorlagen. Dort legst du mit Neue Vorlage eine Vorlage von Grund auf an, bearbeitest eine bestehende mit einem Klick auf ihren Namen, erstellst mit Offerte erstellen direkt eine Offerte daraus oder löschst sie.

Beispiel

Eine Agentur offeriert Websites fast immer gleich: Gruppe «Konzept» mit Workshop und Wireframes, Gruppe «Umsetzung» mit Design, Programmierung und Hosting, 5 % Rabatt und derselbe Schlusstext. Die Agentur speichert die letzte Website-Offerte als Vorlage «Website Standard». Für die nächste Anfrage klickt sie in der neuen Offerte auf Aus Vorlage, wählt «Website Standard», sucht den Kunden aus und passt nur noch die Anzahl Stunden an.

Was danach passiert

Die Vorlage übernimmt den Titel der Offerte, die Einleitung, alle Positionen mit ihren Gruppen (Titel, Beschreibung, Menge, Einheit, Preis, MWST-Code, Positionsrabatt und «Extern»), den Gesamtrabatt, den Schlusstext, die Währung und ob die Preise inklusive MWST gelten. Nicht übernommen werden Kunde, Nummer, Datum, Gültigkeit, Projekt und der MWST-Satz: jede Position behält ihren MWST-Code, und die neue Offerte rechnet mit dem Satz aus deinen Einstellungen. Auch die Leistung und das Stundenbudget der Positionen (die internen Angaben für die offerierten Stunden) übernimmt die Vorlage nicht: trag sie in der neuen Offerte noch einmal ein. Die Vorlage ist eine Kopie — spätere Änderungen an der Offerte ändern sie nicht, und löschst du die Vorlage, bleiben die Offerten, die daraus entstanden sind, wie sie sind.

Häufige Stolpersteine

Eine Vorlage in einer anderen Währung einsetzen und andere Preise erwarten. Zeffio rechnet keine Preise um: die Offerte wechselt auf die Währung der Vorlage und sagt es dir. Brauchst du dieselbe Offerte in Euro, lege eine eigene Vorlage mit Euro-Preisen an.
Aus Vorlage in einer Offerte wählen, in der schon etwas steht. Die Vorlage ersetzt Positionen und Rabatt, dazu Titel und Texte, soweit sie welche hat — Zeffio fragt vorher. Kunde, Nummer und Daten bleiben.
Eine leere Offerte als Vorlage speichern. Eine Vorlage braucht mindestens eine Position mit Titel; Zeffio sagt dir, welche Position fehlt.