Ausgaben

Ausgabe mit Beleg erfassen

Lieferantenrechnungen festhalten — Grundlage für den Vorsteuerabzug.

Wofür ist das?

Was du einkaufst, mindert deinen Gewinn — und wenn du mehrwertsteuerpflichtig bist, kannst du die enthaltene Steuer als Vorsteuer abziehen. Beides setzt voraus, dass die Ausgabe mit Beleg erfasst ist.

Wann brauche ich das?

Bei jeder geschäftlichen Ausgabe mit Beleg. Besonders wichtig, wenn du Vorsteuer geltend machst — ohne Beleg kein Abzug.

Voraussetzungen

Der Beleg als PDF oder Foto
Betrag, Datum und Lieferant
Für den Vorsteuerabzug: der auf dem Beleg ausgewiesene MWST-Satz

Schritt für Schritt

Öffne Ausgaben → Neue Ausgabe.
Trag Lieferant, Datum und Betrag ein und wähl die Kategorie.
Häng den Beleg an. Ohne ihn ist der Vorsteuerabzug im Prüfungsfall nicht belegbar.
Setz den MWST-Code gemäss Beleg und, falls die Ausgabe nur teilweise geschäftlich ist, den Privatanteil in Prozent.
Ist die Ausgabe bereits bezahlt, klick nach dem Speichern auf Als bezahlt markieren — oben im Formular oder in der Liste. Zeffio fragt nach Zahlungsdatum und Zahlungsart — heute ist vorgeschlagen, aber nicht die einzige mögliche Antwort. Hast du dich vertan, korrigierst du das später mit Zahlung korrigieren.
Musst du eine offene Ausgabe stornieren, fragt Zeffio nach dem Grund. Später geändert wählst du, wenn der Lieferant dir eine Gutschrift geschickt hat, du etwas zurückgegeben oder einen Nachlass bekommen hast: Die Korrektur zählt in der MWST-Periode von heute, eine abgerechnete Periode bleibt, wie sie war. Falsch erfasst wählst du, wenn es die Ausgabe so nie gab, etwa doppelt erfasst: Dann fällt sie aus ihrer alten Periode. Liegt diese schon abgeschlossen, sagt Zeffio es dir vorher — du brauchst dann eine Korrekturabrechnung oder die Jahresabstimmung.

Beispiel

Ein Notebook für 1290 Franken inklusive 8,1 % MWST, zu 20 % privat genutzt. Erfasst mit Beleg, Kategorie «IT und Software» und einem Privatanteil von 20 Prozent — abgezogen wird die Vorsteuer entsprechend nur auf dem geschäftlichen Anteil.

Was danach passiert

Die Ausgabe erscheint in der MWST-Abrechnung auf der Vorsteuerseite und, falls einem Projekt zugeordnet, in dessen Rentabilität. Der Beleg wandert in den Periodenexport für die Treuhand.

Häufige Stolpersteine

Den Beleg «später» nachreichen wollen. Er ist genau dann nicht mehr auffindbar, wenn er gebraucht wird.
Den Privatanteil vergessen. Der volle Vorsteuerabzug auf einer teilweise privat genutzten Anschaffung ist zu hoch.
Beim Stornieren den Grund raten. Er entscheidet, in welcher MWST-Periode die Korrektur zählt — eine Gutschrift des Lieferanten ist «Später geändert», eine doppelte Erfassung «Falsch erfasst».
Das Zahldatum offenlassen, obwohl nach vereinnahmtem Entgelt abgerechnet wird — dann fehlt der Bezug zur richtigen Periode.