Exporte und Zusammenarbeit mit dem Treuhänder

Buchhaltung einschalten

Zeffio führt dein Hauptbuch und bucht deine Belege selbst — den Abschluss macht deine Treuhand.

Wofür ist das?

Schaltest du die Buchhaltung ein, legt Zeffio die Konten nach dem Kontenrahmen KMU an und bucht jede Rechnung, Zahlung und Ausgabe selbst. Journal, Bilanz und Erfolgsrechnung liest du dann direkt in Zeffio; den Abschluss macht deine Treuhand.

Wann brauche ich das?

Für alle, die ihre Zahlen laufend sehen wollen statt erst beim Jahresabschluss — und für die Treuhand, die mit der Rolle Buchhaltung im Konto mitarbeitet.

Voraussetzungen

Du bist Inhaberin oder Inhaber des Kontos oder hast die Rolle Buchhaltung — nur diese beiden schalten ein und aus
Du kennst die Rechtsform deiner Firma und den Tag, ab dem Zeffio buchen soll

Schritt für Schritt

Öffne Einstellungen und dort den Reiter Buchhaltung.
Wähl das Startdatum und die Rechtsform. Das Feld Ende des ersten Geschäftsjahres ist freiwillig: ohne Angabe dauert das erste Geschäftsjahr bis zum 31.12. Bist du MWST-pflichtig, nimmt Zeffio als Startdatum nur den ersten Tag einer MWST-Periode an und nennt dir sonst den nächsten möglichen Tag.
Klick auf Buchhaltung einschalten. Zeffio bucht jetzt deine bestehenden Belege ab dem Startdatum nach. Das dauert je nach Anzahl Belege einige Minuten; die Anzeige führt sich selbst nach.
Danach steht Buchhaltung im Menü unter Finanzen. Dort liest du Journal, Kontoblatt, Saldenliste, Bilanz und Erfolgsrechnung. Bilanz und Erfolgsrechnung lädst du als PDF herunter, das Journal als CSV.
Öffne das Journal und buche mit Eröffnung buchen die Bestände am Startdatum. Zeffio schlägt vor, was an diesem Tag offen war; du ergänzt, was Zeffio nicht kennt, zum Beispiel den Stand des Bankkontos.
Sieh ab und zu unter Offen nach. Dort stehen Belege, die Zeffio nicht buchen konnte, mit dem Grund. Fehlt etwas am Beleg, etwa ein Kurs, ergänzt du es, und Zeffio bucht nach. Was Zeffio noch nicht bucht, etwa eine Leistung im Ausland oder ein Guthaben von Hand, buchst du von Hand.

Beispiel

Eine Grafikerin mit einer GmbH schaltet die Buchhaltung mit Startdatum 1. Januar ein. Zeffio bucht ihre 40 Rechnungen und 25 Ausgaben seit Januar nach. Danach bucht die Grafikerin die Eröffnung mit dem Bankstand von CHF 10 000 am 1. Januar. Ab jetzt sieht sie in der Erfolgsrechnung jederzeit, wo das Jahr steht. Der Treuhänder der GmbH hat die Rolle Buchhaltung, liest dieselben Zahlen und macht im Frühling den Abschluss.

Was danach passiert

Jeder neue Beleg wird sofort gebucht — du buchst nichts doppelt. Alle Beträge stehen in CHF. Einen Beleg in fremder Währung rechnet Zeffio mit dem Kurs um, den du unter MWST für seinen Tag erfasst hast; fehlt der Kurs, steht der Beleg unter Offen. Von Hand buchen, die Eröffnung buchen und eine Buchung von Hand oder die Eröffnung stornieren können die Inhaberin oder der Inhaber, die Administration und die Rolle Buchhaltung. Ist ein Zeitraum fertig, sperren die Inhaberin oder der Inhaber und die Rolle Buchhaltung ihn in den Einstellungen mit Sperren bis zu einem Tag, höchstens bis heute. Danach nimmt Zeffio für diese Tage nichts mehr an — keine Buchung von Hand und auch keine Rechnung, Zahlung oder Ausgabe mit einem Datum darin. Mit Sperre aufheben öffnest du die Tage wieder. Einen Abschluss-Assistenten gibt es nicht: Abgrenzungen und den Jahresabschluss macht deine Treuhand. Ausschalten löscht das ganze Hauptbuch — Geschäftsjahre, Konten, Journal, Eröffnung und manuelle Buchungen. Deine Belege bleiben. Schaltest du wieder ein, bucht Zeffio alles neu.

Häufige Stolpersteine

Die Eröffnung vergessen. Ohne sie fehlen in der Bilanz die Bestände vom Startdatum, etwa das Geld auf der Bank.
Die Liste Offen übersehen. Was dort steht, ist nicht oder nicht ganz gebucht oder braucht eine Buchung von dir — Bilanz und Erfolgsrechnung stimmen erst, wenn du jeden Punkt erledigt hast.
Ausschalten, um etwas zu korrigieren. Ausschalten löscht alle manuellen Buchungen und die Eröffnung. Eine falsche Buchung von Hand stornierst du im Journal, einen falschen Beleg korrigierst du am Beleg.