Bank abgleichen

Wofür ist das?

Im Reiter Bank der Buchhaltung speicherst du die Kontoauszüge aus deinem E-Banking. Jede Bewegung auf dem Auszug ordnest du einer Rechnung oder Ausgabe zu oder buchst sie direkt auf ein Konto. Die Saldenprüfung zeigt dir dann, ob die Bank und das Hauptbuch am selben Tag denselben Saldo haben — und wenn nicht, woher die Differenz kommt.

Wann brauche ich das?

Für alle, die die Buchhaltung in Zeffio eingeschaltet haben und ihr Bankkonto damit abstimmen wollen — auch für die Treuhand mit der Rolle Buchhaltung.

Voraussetzungen

• Die Buchhaltung ist eingeschaltet (siehe «Buchhaltung einschalten»)
• Du bist Inhaberin oder Inhaber oder hast die Rolle Administration oder Buchhaltung. Mit der Rolle Nur Lesen siehst du den Reiter, änderst aber nichts
• Ein Kontoauszug aus deinem E-Banking als camt.053, camt.054 oder CSV, höchstens 10 MB

Schritt für Schritt

1. Leg dein Bankkonto an: Einstellungen, Reiter Buchhaltung, dort unter Bankkonten auf Bankkonto hinzufügen. Gib Bezeichnung, IBAN und Währung ein. Das erste Konto in Franken bekommt im Hauptbuch in der Regel die Nummer 1020, jedes weitere 1021 bis 1029. Bankkonten anlegen dürfen die Inhaberin oder der Inhaber und die Rolle Buchhaltung.

   

2. Öffne Buchhaltung und dort den Reiter Bank. Wähl oben das Bankkonto und klick auf Auszug hochladen. Trägt die Datei eine IBAN, muss sie zum gewählten Bankkonto passen.
3. Zeffio speichert jede gebuchte Bewegung und sagt dir, wie viele neu waren und wie viele schon bekannt. Das Hochladen bucht noch nichts. Nur eine Gutschrift, die du schon als Zahlung erfasst hast — etwa über den Bankimport —, erkennt Zeffio an ihrer Bankreferenz und ordnet sie selbst zu.

   

4. Geh die Liste Bewegungen durch. Bei jeder offenen Bewegung klickst du auf Zuordnen. Unter Beleg wählst du die Rechnung, die bezahlt wurde, oder die Ausgabe, die du bezahlt hast. Zeffio zeigt zuerst die Belege, deren Referenz oder Betrag passt. Bei einer Rechnung erfasst Zeffio damit die Zahlung, eine Ausgabe gilt als bezahlt.

   

5. Hat eine Bewegung keinen Beleg — Bankspesen, Zins, eine Privateinlage —, wählst du Direkt buchen, dann das Konto, und klickst auf Buchen. Die Buchung hat keine MWST. Ging das Geld zwischen zwei eigenen Bankkonten, wählst du Übertrag und die Gegenbuchung auf dem anderen Konto. Was nicht ins Hauptbuch gehört, legst du mit Ignorieren beiseite.

   

6. Lies oben die Saldenprüfung. Die Karte vergleicht den Schlusssaldo des Auszugs mit dem Saldo im Hauptbuch am selben Tag und nennt die Differenz: offene Bewegungen, ignorierte Bewegungen, Buchungen im Hauptbuch, die auf keinem Auszug stehen, und einen unerklärten Rest. Ist der Rest null, ist alles erklärt.

   

Beispiel

Ein Grafiker hat im Oktober ein neues Projektkonto eröffnet. Er lädt den Oktober-Auszug hoch: zwei Zahlungen von Kunden über CHF 2 000 und CHF 1 500, die Druckerei über CHF 500 und Bankspesen von CHF 40. Die zwei Zahlungen ordnet er seinen Rechnungen zu, die Druckerei der Ausgabe, die er schon erfasst hat. Die Spesen bucht er direkt auf den Finanzaufwand und setzt das Häkchen bei «merken». Danach zeigt die Saldenprüfung: Bank und Hauptbuch zeigen denselben Saldo. Im November schlägt Zeffio für die Spesen derselben Bank das Konto von selbst vor; er klickt nur noch auf Übernehmen.

Was danach passiert

Eine Zuordnung zu einer Rechnung ist eine gewöhnliche Zahlung: sie steht im Zahlungsverlauf der Rechnung und im Hauptbuch. Eine Ausgabe gilt nach dem Zuordnen als bezahlt; ihr Betrag muss dafür genau dem Betrag der Bewegung entsprechen. Mit Rückbuchen machst du eine direkte Buchung oder einen Übertrag rückgängig: Zeffio bucht eine Gegenbuchung ins Journal, und die Bewegung ist wieder offen. Mit Wieder öffnen holst du eine ignorierte Bewegung zurück. Setzt du beim direkten Buchen das Häkchen bei «merken», merkt sich Zeffio die IBAN der Gegenpartei — ohne IBAN ihren Namen — und das Konto, getrennt für Eingänge und Ausgänge. Das Häkchen ist am Anfang leer. Eine Regel bucht nie selbst, sie schlägt nur vor: einzeln mit Übernehmen oder alle auf einmal mit Alle Vorschläge bestätigen. Unter Gelernte Regeln siehst du jede Regel und löschst sie, wenn du sie nicht mehr willst. Eine Bewegung, die schon gespeichert ist, speichert Zeffio beim nächsten Auszug nicht noch einmal. Dieselbe Datei ein zweites Mal nimmt Zeffio nicht an. Eine Bankverbindung gibt es nicht: Zeffio liest nur, was du hochlädst.

Häufige Stolpersteine

• Eine Belastung mit MWST direkt buchen. Die direkte Buchung hat keine MWST, und die Vorsteuer fehlte in der Abrechnung. Erfasse dafür eine Ausgabe und ordne die Bewegung unter Beleg zu.
• Einen Zahlungseingang für eine Leistung direkt buchen wollen. Ein Erlöskonto steht dort nicht zur Wahl: ein Erlös gehört auf eine Rechnung, und die Bewegung ordnest du ihr zu. Auch Debitoren, Kreditoren, die MWST-Konten, die Lohnverbindlichkeiten und die Bankkonten fehlen in der Liste — dafür gibt es Beleg und Übertrag.
• Eine Zahlung, die du schon von Hand erfasst hast, noch einmal direkt buchen. Eine Zahlung von Hand an einer Rechnung oder eine von Hand als bezahlt markierte Ausgabe erkennt Zeffio im Auszug nicht wieder. Buchst du die Bewegung dazu direkt, steht das Geld zweimal im Hauptbuch. Lass Zahlungen darum über Zuordnen entstehen; eine Bewegung, die du schon von Hand erfasst hast, legst du mit Ignorieren beiseite.
• Einen CSV-Auszug ohne Saldo hochladen und eine Saldenprüfung erwarten. Ohne Schlusssaldo gibt es nichts zu vergleichen. Lade dafür einen camt-Auszug hoch.

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