MWST und Periodenabschluss

MWST-Abrechnung verstehen, prüfen und abschliessen

Was in den Zahlen steht, wie du sie kontrollierst — und was Zeffio bewusst nicht tut.

Wofür ist das?

Die MWST-Ansicht führt deine Belege zu den Zahlen zusammen, die die ESTV verlangt: geschuldete Umsatzsteuer aus deinen Rechnungen, abziehbare Vorsteuer aus deinen Ausgaben, und die Differenz. Ziel ist, dass du die Zahlen nachvollziehen kannst, statt ihnen zu glauben.

Wann brauche ich das?

Zum Ende jeder Abrechnungsperiode — bei den meisten quartalsweise, beim Saldosteuersatz halbjährlich (auf Antrag jährlich). Rechnest du nach Saldosteuersatz ab, zeigt die Seite darum nur «1. Semester», «2. Semester» und «Jahr»; ein Quartal lässt sich dort nicht abschliessen. Ein Quartal, das du schon vorher abgeschlossen hast, bleibt lesbar. Massgebend ist die Methode, die im gewählten Jahr gilt: hast du ab 2026 auf den Saldosteuersatz gewechselt, zeigt 2025 weiter Quartale.

Voraussetzungen

Die MWST ist eingerichtet (siehe MWST einrichten)
Alle Rechnungen der Periode sind versendet, nicht nur Entwürfe
Alle Ausgaben der Periode sind mit Beleg erfasst
Bei Abrechnung nach vereinnahmtem Entgelt: alle Zahlungen sind erfasst

Schritt für Schritt

Öffne MWST — die Seite beginnt mit dem Reiter Abrechnung — und wähl Jahr und Periode. Beides steht danach in der Adresse: Ein Lesezeichen oder ein geteilter Link öffnet genau diese Periode.
Prüf die Umsatzseite: Stimmen die ausgewiesenen Umsätze mit dem überein, was du in der Periode fakturiert bzw. vereinnahmt hast?
Prüf die Vorsteuerseite: Fehlt eine grössere Ausgabe, ist sie meist gar nicht erfasst oder ohne MWST-Code angelegt.
Die Nummern vor jeder Zeile — 200, 299, 399, 400, 405, 479 — sind die Ziffern des ESTV-Formulars. Tippst du die Abrechnung im ESTV-Portal von Hand ein, überträgst du jeden Betrag in die gleich nummerierte Zeile; mehr Zuordnung braucht es nicht. Schneller geht es mit der XML-Datei — siehe XML für das ESTV-Portal unten. Beim Saldosteuersatz sind es andere Ziffern und weniger Zeilen — siehe unten.
Klär Auffälligkeiten, bevor du einreichst — eine eingereichte Abrechnung zu korrigieren ist deutlich aufwendiger.
Setz bei einer Ausgabe an einen Anbieter im Ausland ohne Schweizer MWST den Haken Bezugsteuer — Zeffio rechnet daraus Ziffer 383 und, bei effektiver Methode, den Vorsteuerabzug dazu. Ergänze unter Von Hand ergänzen, was Zeffio nicht aus Belegen ableiten kann: Bezugsteuer ohne erfasste Ausgabe (383), Einlageentsteuerung (410) und Vorsteuerkürzung bei Subventionen (420). Alles ohne Vorzeichen — die Zeile bestimmt die Richtung. Trifft nichts davon zu, lässt du die Felder leer.
Klick auf XML für das ESTV-Portal (eCH-0217) und lade die Datei im ESTV-Portal unter MWST-Abrechnung pro hoch — oder übertrag die Zahlen von Hand. Prüf sie dort und reich selbst ein; Zeffio reicht nichts ein.

Beispiel

Im dritten Quartal wurden 42 000 Franken fakturiert und 6100 Franken an Ausgaben mit Vorsteuer erfasst. Die Ansicht zeigt die geschuldete Umsatzsteuer, die abziehbare Vorsteuer und den Saldo. Eine fehlende Position fällt auf, weil ein Lieferantenbeleg ohne MWST-Code erfasst war — nachgetragen, Zahl stimmt.

Was danach passiert

Was hinter den Ziffern steckt: 200 ist alles Fakturierte bzw. Eingenommene vor Abzügen. 220/221/230 sind die Umsätze ohne Steuer — Export, Leistungen im Ausland, ausgenommene Leistungen; welche Zeile es wird, entscheidet der MWST-Code der Position. 299 ist 200 minus diese Abzüge, also der wirklich steuerbare Umsatz. 399 ist die Steuer daraus, aufgeteilt nach Satz (303 für 8.1 %, 313 für 2.6 %, 343 für 3.8 %; Belege von vor 2024 bleiben auf den alten Zeilen 302/312/342). 400 und 405 sind die Vorsteuer, die du selbst bezahlt hast — auf Material und Dienstleistungen beziehungsweise auf Investitionen und übrigen Betriebsaufwand; die Zuordnung kommt aus der Kategorie der Ausgabe. 479 ist deren Summe abzüglich der Korrekturen in 415 (etwa ein Privatanteil). Und 500 beziehungsweise 510 ist das Ergebnis: 399 minus 479, entweder Zahllast oder Guthaben. — Die Zahlen sind eine Momentaufnahme: Erfasst du nachträglich einen Beleg mit Datum in einer bereits eingereichten Periode, verschiebt sich der Wert. Deshalb lohnt es sich, eine Periode erst zu schliessen, wenn alles erfasst ist. — Rechnest du nach Saldosteuersatz ab, sieht die Ansicht anders aus. Dort gibt es keine Vorsteuerzeilen: du versteuerst dein Bruttoentgelt, also inklusive der MWST, die du deinen Kunden verrechnet hast, und die Vorsteuer ist mit dem Satz pauschal abgegolten. Die Ziffer der Steuerberechnung hängt am Jahr der Periode — 321 bis 2023, 322 für 2024, 323 ab 2025; die ESTV vergibt mit jeder Satzperiode eine neue. Hast du mehrere Tätigkeiten hinterlegt, steht unter dieser Zeile die Aufteilung: je Tätigkeit das Entgelt, ihr Satz und die Steuer daraus, dazu der Durchschnittssatz über alles. Das ist keine zweite Formularzeile, sondern die Ergänzung zur Steuerberechnung — genau so überträgst du sie.

XML für das ESTV-Portal

Statt die Zahlen abzutippen, lädst du die Periode als Datei herunter: Im Reiter Abrechnung steht neben CSV exportieren der Knopf XML für das ESTV-Portal (eCH-0217). Er lädt die Periode, die du gerade gewählt hast. eCH-0217 ist das Format, das die ESTV für den Datenaustausch der MWST-Abrechnung festgelegt hat.

Melde dich danach im ESTV-Portal an, öffne MWST-Abrechnung pro und lade die Datei dort hoch. Das Portal zeigt dir die Abrechnung mit allen Ziffern. Prüf sie, ergänze, was das Portal zusätzlich fragt, und reich sie selbst ein. Zeffio reicht nichts bei der ESTV ein und hat keinen Zugang zu deinem Konto im Portal.

Die Datei enthält die Zahlen der gewählten Periode — dieselben wie die Ansicht und die CSV, samt deinen Angaben unter Von Hand ergänzen. Eine Ausnahme: Die geschuldete Steuer kann von Ziffer 500 um einige Rappen abweichen. Die ESTV rechnet die Steuer aus Umsatz × Satz, Zeffio rundet je Beleg; in der Datei steht der Wert der ESTV. Ändert sich danach ein Beleg der Periode, lade die Datei neu herunter, bevor du sie hochlädst.

Für die Datei braucht Zeffio zwei Angaben: deine MWST-Nummer (die UID in der Form CHE-123.456.789 MWST) im Reiter Einstellungen der MWST-Seite und den Namen deiner Firma unter Einstellungen › Firma & Belege. Fehlt etwas, sagt dir die Meldung, was. Liegt der Grund in den Einstellungen — MWST-Nummer, Steuerpflicht und ihr Beginn, Firmenname, eine seit dem Abschluss geänderte Abrechnungsmethode, eine fehlende Tätigkeitsnummer —, führt dich die Meldung mit einem Klick dorthin.

Bei den übrigen Gründen gibt es keinen Klick; die Meldung sagt, wo du es behebst. Fehlt einem Fremdwährungsbeleg der Kurs, trägst du ihn im Abschnitt Fremdwährungsbelege auf derselben Seite nach. Hat ein Steuersatz keine Zeile im ESTV-Formular, prüfst und korrigierst du die Belege mit diesem Satz. Passt eine Bezugsteuer zu keinem gesetzlichen Satz, prüfst du die Ausgabe mit Bezugsteuer oder die Zeile unter Von Hand ergänzen. Enthält die Periode Leistungen von vor 2025, verlangt die ESTV dafür eigene technische Codes, die Zeffio noch nicht schreibt: Erstelle diese Periode im ESTV-Portal von Hand, die Zahlen stehen in der CSV. Die Datei gibt es nur für eine ganze Abrechnungsperiode der ESTV — bei der effektiven Methode ein Quartal (mit Bewilligung ein Monat oder ein Jahr), beim Saldosteuersatz ein Halbjahr oder ein Jahr; eine andere Periode wählst du oben neu. Und beim Saldosteuersatz darf die Periode nicht über den 1. Januar 2025 gehen, weil sich dort das Format der Datei ändert.

Unter dem Knopf steht, welche Art die Datei hat. Eine Ersteinreichung ist die erste Abrechnung der Periode. Eine Korrekturabrechnung entsteht, wenn du die Periode nach dem Abschluss wieder geöffnet hast oder wenn die Zahlen vom abgeschlossenen Stand abweichen — sie ersetzt bei der ESTV die erste Abrechnung. Lade sie also nur hoch, wenn du wirklich korrigieren willst. Eine Datei für die Jahresabstimmung bietet Zeffio nicht an; die Unterschiede zum abgeschlossenen Stand zeigt dir die CSV.

Schliess die Periode in Zeffio gleich nach dem Hochladen ab — sonst gilt eine spätere Änderung wieder als Ersteinreichung. Hast du eine abgeschlossene Periode wieder geöffnet, bevor du sie je hochgeladen hast, ist die Datei als Korrekturabrechnung markiert. Lade sie in der offenen Periode hoch; lehnt das Portal sie ab, trag die Zahlen dort von Hand ein — sie stehen in der CSV.

Rechnest du nach Saldosteuersatz ab, verlangt die ESTV für Perioden ab 2025 zu jeder Tätigkeit ihre fünfstellige Tätigkeitsnummer. Die Tätigkeitsnummer findest du in MWST-Abrechnung pro unter Abrechnungsmodalitäten; die ESTV schickt sie dir auf Verlangen auch schriftlich. Eine öffentliche Liste gibt es nicht. Trag sie im Reiter Einstellungen der MWST-Seite bei jeder Tätigkeit ins Feld ESTV-Tätigkeitsnummer ein. Fehlt sie, nennt die Meldung die Tätigkeit und führt dich mit einem Klick zu den Tätigkeiten.

Häufige Stolpersteine

Entwürfe für Rechnungen halten. Ein Entwurf ist nicht fakturiert und erscheint zu Recht nicht in der Abrechnung.
Belege nach dem Einreichen nachtragen. Der Wert stimmt danach nicht mehr mit dem Eingereichten überein.
Bezugsteuer vergessen. Wer Beratung, Software oder Lizenzen aus dem Ausland bezieht, schuldet darauf Steuer — sie steht auf keiner eigenen Rechnung. Setz an der Ausgabe den Haken «Bezugsteuer», dann steht sie von selbst in der Abrechnung; ohne Beleg ergänzt du sie von Hand.
Erwarten, dass Zeffio einreicht. Es bereitet die Zahlen auf, das Einreichen bleibt deine Aufgabe.
Beim Saldosteuersatz eine Periode über die Jahresgrenze legen. Die ESTV führt je Satzperiode eine eigene Ziffer — für eine Periode über zwei Jahre gäbe es zwei richtige, und Zeffio weist sie darum ab statt eine davon zu raten.