MWST und Periodenabschluss

MWST-Abrechnung verstehen, prüfen und abschliessen

Was in den Zahlen steht, wie du sie kontrollierst — und was Zeffio bewusst nicht tut.

Wofür ist das?

Die MWST-Ansicht führt deine Belege zu den Zahlen zusammen, die die ESTV verlangt: geschuldete Umsatzsteuer aus deinen Rechnungen, abziehbare Vorsteuer aus deinen Ausgaben, und die Differenz. Ziel ist, dass du die Zahlen nachvollziehen kannst, statt ihnen zu glauben.

Wann brauche ich das?

Zum Ende jeder Abrechnungsperiode — bei den meisten quartalsweise, beim Saldosteuersatz halbjährlich.

Voraussetzungen

Die MWST ist eingerichtet (siehe MWST einrichten)
Alle Rechnungen der Periode sind versendet, nicht nur Entwürfe
Alle Ausgaben der Periode sind mit Beleg erfasst
Bei Abrechnung nach vereinnahmtem Entgelt: alle Zahlungen sind erfasst

Schritt für Schritt

Öffne MWST und wähl die Periode.
Prüf die Umsatzseite: Stimmen die ausgewiesenen Umsätze mit dem überein, was du in der Periode fakturiert bzw. vereinnahmt hast?
Prüf die Vorsteuerseite: Fehlt eine grössere Ausgabe, ist sie meist gar nicht erfasst oder ohne MWST-Code angelegt.
Die Nummern vor jeder Zeile — 200, 299, 399, 400, 405, 479 — sind die Ziffern des ESTV-Formulars. Du überträgst jeden Betrag in die gleich nummerierte Zeile im ESTV-Portal; mehr Zuordnung braucht es nicht.
Klär Auffälligkeiten, bevor du einreichst — eine eingereichte Abrechnung zu korrigieren ist deutlich aufwendiger.
Ergänze unter Von Hand ergänzen, was Zeffio nicht aus Belegen ableiten kann: Bezugsteuer auf Leistungen aus dem Ausland (Ziffer 383), Einlageentsteuerung (410) und Vorsteuerkürzung bei Subventionen (420). Alles ohne Vorzeichen — die Zeile bestimmt die Richtung. Trifft nichts davon zu, lässt du die Felder leer.
Übertrag die Zahlen in das ESTV-Portal und reich dort ein.

Beispiel

Im dritten Quartal wurden 42 000 Franken fakturiert und 6100 Franken an Ausgaben mit Vorsteuer erfasst. Die Ansicht zeigt die geschuldete Umsatzsteuer, die abziehbare Vorsteuer und den Saldo. Eine fehlende Position fällt auf, weil ein Lieferantenbeleg ohne MWST-Code erfasst war — nachgetragen, Zahl stimmt.

Was danach passiert

Was hinter den Ziffern steckt: 200 ist alles Fakturierte bzw. Eingenommene vor Abzügen. 220/221/230 sind die Umsätze ohne Steuer — Export, Leistungen im Ausland, ausgenommene Leistungen; welche Zeile es wird, entscheidet der MWST-Code der Position. 299 ist 200 minus diese Abzüge, also der wirklich steuerbare Umsatz. 399 ist die Steuer daraus, aufgeteilt nach Satz (303 für 8.1 %, 313 für 2.6 %, 343 für 3.8 %; Belege von vor 2024 bleiben auf den alten Zeilen 302/312/342). 400 und 405 sind die Vorsteuer, die du selbst bezahlt hast — auf Material und Dienstleistungen beziehungsweise auf Investitionen und übrigen Betriebsaufwand; die Zuordnung kommt aus der Kategorie der Ausgabe. 479 ist deren Summe abzüglich der Korrekturen in 415 (etwa ein Privatanteil). Und 500 beziehungsweise 510 ist das Ergebnis: 399 minus 479, entweder Zahllast oder Guthaben. — Die Zahlen sind eine Momentaufnahme: Erfasst du nachträglich einen Beleg mit Datum in einer bereits eingereichten Periode, verschiebt sich der Wert. Deshalb lohnt es sich, eine Periode erst zu schliessen, wenn alles erfasst ist.

Häufige Stolpersteine

Entwürfe für Rechnungen halten. Ein Entwurf ist nicht fakturiert und erscheint zu Recht nicht in der Abrechnung.
Belege nach dem Einreichen nachtragen. Der Wert stimmt danach nicht mehr mit dem Eingereichten überein.
Bezugsteuer vergessen. Wer Beratung, Software oder Lizenzen aus dem Ausland bezieht, schuldet darauf Steuer — sie steht auf keiner eigenen Rechnung und fehlt in der Abrechnung, bis sie von Hand ergänzt wird.
Erwarten, dass Zeffio einreicht. Es bereitet auf, das Einreichen bleibt deine Aufgabe.