Erhaltene E-Rechnung einlesen

Wofür ist das?

Immer mehr Lieferanten schicken strukturierte Rechnungen — eine XML-Datei oder ein PDF mit eingebettetem XML. Statt die Zahlen abzutippen, lädst du die Datei hoch: Zeffio liest Lieferant, Nummer, Datum, Währung und Steuergruppen heraus und füllt damit das Ausgabenformular.

Wann brauche ich das?

Sobald ein Lieferant dir eine .xml-Rechnung oder ein PDF mit eingebettetem XML schickt — verbreitet bei deutschen Geschäftskunden und Behörden. Ein gewöhnliches PDF ohne strukturierte Daten kann Zeffio nicht auslesen; das erfasst du wie bisher von Hand.

Voraussetzungen

• Die Datei selbst: eine XRechnung als .xml oder ein PDF mit eingebettetem XML
• Nichts weiter — der Lieferant muss in Zeffio nicht existieren, du legst ihn beim Speichern mit an

Schritt für Schritt

1. Öffne Ausgaben und leg eine neue Ausgabe an.
2. Klick oben im Formular auf E-Rechnung wählen und lade die Datei hoch.
3. Zeffio zeigt, was gelesen wurde: Lieferant, Nummer, Datum, Bruttobetrag und die Zahl der Steuergruppen. Kennst du den Lieferanten noch nicht, wird das ausdrücklich vermerkt.
4. Prüf die Felder und ändere, was nicht passt. Den Vorsteuerabzug legst du selbst fest — darüber sagt das Dokument nichts aus.
5. Speichern. Erst damit entsteht die Ausgabe; das Einlesen allein schreibt nichts.

Beispiel

Ein deutscher Dienstleister schickt dir eine XRechnung über 1 190 € mit 19 % Steuer. Du lädst die .xml hoch, Zeffio trägt Lieferantennamen, Rechnungsnummer, Datum, 1 000 € netto, 190 € Steuer und die Währung EUR ein. Du ergänzt die Kategorie und den Vorsteuerabzug und speicherst.

Was danach passiert

Das Einlesen erzeugt einen Vorschlag, keinen Beleg — bis du speicherst, ist nichts geschrieben. Übernommen wird die Währung aus dem Dokument, nicht deine Kontowährung. Der Steuersatz wird über das Land des Lieferanten aufgelöst; ist es ein Land, dessen Sätze Zeffio nicht kennt, bleibt der Steuercode leer und der Prozentsatz aus dem Dokument steht trotzdem da. Weicht die Summe der Positionen vom Gesamtbetrag im Dokument ab, wird beides nebeneinander gezeigt statt stillschweigend gerundet.

Häufige Stolpersteine

• Ein gewöhnliches PDF hochladen und erwarten, dass es gelesen wird. Ohne eingebettetes XML gibt es nichts auszulesen — Zeffio sagt das, statt zu raten.
• Den Vorsteuerabzug ungeprüft lassen. Ob und wie weit du abziehen darfst, hängt von deiner Verwendung ab und steht in keinem Dokument.
• Annehmen, dass mit dem Einlesen schon etwas gespeichert ist. Erst das Speichern legt die Ausgabe an.
• Eine Gutschrift einlesen wollen. Zeffio nimmt an dieser Stelle nur Rechnungen entgegen und weist eine Gutschrift ausdrücklich ab.
• Die Betragsabweichung wegklicken. Wenn Positionen und Dokumenttotal auseinandergehen, stimmt eines von beiden nicht — das ist ein Fall für eine Rückfrage beim Lieferanten.

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